Cara Membatalkan Mesyuarat: 10 Langkah (dengan Gambar)

Isi kandungan:

Cara Membatalkan Mesyuarat: 10 Langkah (dengan Gambar)
Cara Membatalkan Mesyuarat: 10 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Membatalkan Mesyuarat: 10 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Membatalkan Mesyuarat: 10 Langkah (dengan Gambar)
Video: Cara Membersihkan Sampah di Laptop Agar Lebih Gesit (Windows 10) 2024, Mac
Anonim

Hidup tidak dapat diramalkan dan kadangkala anda hanya perlu membatalkan mesyuarat. Untuk mengurangkan sebarang kesulitan dan bersikap sopan, penting untuk membatalkannya kerana sudah jelas bahawa anda tidak akan dapat membuat pertemuan. Beri notis 24 jam lebih awal, jika boleh. Bersikap sopan dan hormat dan tawarkan untuk mengerjakan kalendar orang lain untuk dijadualkan semula. Atau, jika ada beberapa orang yang bersedia menghadiri mesyuarat, cari tahu apakah anda boleh memanggil atau menghantar seseorang di tempat anda sehingga anda tidak perlu mencari waktu lain yang sesuai untuk semua orang.

Langkah-langkah

Kaedah 1 dari 2: Membatalkan Mesyuarat dengan Sopan

Batalkan Mesyuarat Langkah 1
Batalkan Mesyuarat Langkah 1

Langkah 1. Emailkan permintaan maaf anda untuk membatalkan mesyuarat terlebih dahulu

Sekiranya anda membatalkan 24 jam atau lebih awal, e-mel berfungsi dengan baik. Berikan sebanyak mungkin kepala. Dengan cara itu, orang lain dapat mengubah jadual mereka. Sekiranya mereka sangat sibuk, pemberitahuan awal dapat membuat perbezaan yang besar.

  • E-mel selalunya lebih cekap daripada panggilan telefon kerana penerima dapat dengan cepat menyingkirkannya dalam satu minit atau kurang, tetapi anda tidak pasti bahawa seseorang akan melihat mesej anda jika anda menghantarnya pada saat-saat terakhir.
  • Sekiranya orang lain telah melakukan perjalanan dari luar bandar untuk pertemuan anda, buatlah usaha anda untuk menjadualkan semula sebelum mereka pulang. Sekiranya mereka belum tiba di bandar, cuba beri notis sekurang-kurangnya 2 hari agar mereka dapat membatalkan rancangan perjalanan jika perlu.
Batalkan Mesyuarat Langkah 2
Batalkan Mesyuarat Langkah 2

Langkah 2. Meminta pembatalan pada saat-saat terakhir, jika anda boleh

Sekiranya anda membatalkan mesyuarat yang sepatutnya berlaku dalam sehari, hubungi orang lain. Jika tidak, mereka mungkin tidak melihat e-mel sebelum mesyuarat dan boleh membuang masa menunggu anda.

  • Katakan sesuatu seperti, "Saya tahu kami dijadualkan untuk bertemu hari ini, tetapi saya terpaksa menjemput anak saya yang jatuh sakit di sekolah. Saya keluar untuk waktu petang, adakah anda mempunyai masa untuk berjumpa di pagi hari?"
  • Sekiranya anda tidak dapat sampai ke telefon, hantarkan e-mel secepat mungkin.
Batalkan Mesyuarat Langkah 3
Batalkan Mesyuarat Langkah 3

Langkah 3. Beri alasan anda untuk membatalkan sebentar

Membatalkan perjumpaan sering menimbulkan kesukaran bagi orang lain yang mengharapkan anda. Sopan untuk memberi tahu mereka mengapa anda tidak dapat membuatnya tanpa terlalu terperinci. Jika tidak, mereka mungkin menganggap bahawa anda tidak merasa seperti muncul.

  • Contohnya, mengatakan bahawa anda sakit cukup alasan untuk melewatkan mesyuarat tanpa menjelaskan butiran penyakit anda.
  • Sekiranya ada perjumpaan atau janji temu lain yang tidak boleh anda lewatkan, katakan saja bahawa anda mempunyai konflik penjadualan yang tidak dijangka. Menjumpai satu perjumpaan untuk pertemuan yang lain boleh menjadi tidak sopan, jadi tidak mengapa menyimpan butirannya tidak jelas.
Batalkan Mesyuarat Langkah 4
Batalkan Mesyuarat Langkah 4

Langkah 4. Elakkan membuat alasan

Sekiranya anda mempunyai alasan yang sah untuk tidak menghadiri mesyuarat, tidak mengapa anda membincangkannya sedikit. Namun, jika anda tidak mempunyai alasan, jangan membuatnya. Orang akan dapat memberitahu bahawa anda membuat sesuatu dan ia akan menjadi tidak sopan.

  • Sekiranya anda tidak mahu mengadakan perjumpaan, teruskan secara umum. Contohnya: "Sesuatu yang peribadi muncul dan saya perlu menjadualkan semula mesyuarat hari ini."
  • Jangan terlalu kerap menggunakan alasan umum. Sekiranya "sesuatu yang peribadi" muncul sebulan sekali atau lebih, rakan sekerja anda akan mula menganggap anda sebagai serpihan.
Batalkan Mesyuarat Langkah 5
Batalkan Mesyuarat Langkah 5

Langkah 5. Kemukakan permintaan maaf yang tulus

Membatalkan mesyuarat akan menjadi lebih baik sekiranya anda meminta maaf dengan tulus. Ikatkan dengan alasan anda membatalkan dan tawarkan untuk menebus kesulitan tersebut.

Cuba katakan sesuatu seperti, "Saya tahu betapa berharganya waktu anda dan saya ingin meminta maaf atas konflik penjadwalan. Saya melampirkan nota saya agar anda dapat melihatnya sehingga kami dapat menyederhanakan pertemuan susulan kami."

Batalkan Mesyuarat Langkah 6
Batalkan Mesyuarat Langkah 6

Langkah 6. Hormati masa hadirin yang lain

Sekiranya terdapat beberapa orang lain yang akan hadir, ketahuilah bahawa membatalkan mesyuarat sepenuhnya boleh menyebabkan ketidaknyamanan bagi banyak orang. Sekiranya boleh, elakkan membatalkan dan tawarkan penyelesaian lain sebagai gantinya.

Sebagai contoh, anda boleh memanggil, menghantar anggota jabatan anda yang lain untuk mengisi, atau menghantar maklumat yang berkaitan yang anda ingin sumbangkan melalui e-mel

Kaedah 2 dari 2: Menjadualkan semula Mesyuarat

Batalkan Mesyuarat Langkah 7
Batalkan Mesyuarat Langkah 7

Langkah 1. Buat rancangan untuk menjadualkan semula secepat mungkin

Kemungkinannya, pertemuan itu dijadualkan di tempat pertama untuk menyampaikan maklumat sensitif masa. Dapatkan masa yang sesuai untuk menjadualkan semula dalam satu atau dua hari untuk mengurangkan kesulitan.

Batalkan Mesyuarat Langkah 8
Batalkan Mesyuarat Langkah 8

Langkah 2. Selesaikan jadual orang lain seboleh-bolehnya

Oleh kerana anda menimbulkan kemungkinan ketidakselesaan, adalah sopan untuk menyelesaikan jadual orang lain. Walau bagaimanapun, hanya tawarkan untuk bertemu apabila anda benar-benar ada. Anda tidak mahu menjadualkan semula lagi.

Tanya, "Pukul berapa yang sesuai untuk dijadualkan semula? Saya tidak tersedia pada hari Khamis petang, tetapi saya dapat meluangkan masa untuk anda pada waktu pagi atau pada hari yang lain."

Batalkan Mesyuarat Langkah 9
Batalkan Mesyuarat Langkah 9

Langkah 3. Sekat masa di kalendar anda apabila anda tidak ada

Untuk mengelakkan sakit kepala ketika anda menjadualkan semula perjumpaan anda, hentikan sepanjang masa anda tidak akan ada. Kemudian, anda boleh berkongsi masa yang mungkin untuk dijadualkan semula tanpa menghadapi lebih banyak konflik.

Sekiranya anda mendapati bahawa anda memerlukan sedikit masa rehat di siang hari di antara perjumpaan, sekat di kalendar anda supaya orang tidak dapat melihat anda tersedia semasa tetingkap tersebut

Batalkan Mesyuarat Langkah 10
Batalkan Mesyuarat Langkah 10

Langkah 4. Tawaran untuk menjadikan mesyuarat menjadi panggilan telefon

Sekiranya alasan anda tidak dapat membuat perjumpaan adalah lalu lintas, cuaca, atau beberapa faktor yang menghalangi anda untuk tiba di sana secara fizikal, tawarkan untuk menjadikan mesyuarat sebagai panggilan telefon. Minta maaf kerana tidak dapat menghadiri mesyuarat. Luangkan masa untuk membuat tindak lanjut secara peribadi sekiranya diperlukan.

Contohnya, katakan sesuatu seperti, "Saya minta maaf kerana tidak dapat sampai ke pejabat. Berlaku kemalangan di lebuh raya dan saya berhenti. Saya tahu betapa pentingnya bagi kita untuk membincangkan masalah anda mengenai pengeluaran. Bolehkah kita menangani perkara ini di telefon?"

Disyorkan: