Cara Membuat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

Isi kandungan:

Cara Membuat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
Cara Membuat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

Video: Cara Membuat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

Video: Cara Membuat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
Video: Tips Mesyuarat Berkesan 2024, Mac
Anonim

Lembaga pengarah adalah badan pengurus perniagaan, organisasi, atau kumpulan. Sekiranya anda mahu dewan mengambil tindakan tertentu, anda perlu membuat usul pada mesyuarat lembaga pengarah. Sebilangan besar papan mengikuti beberapa versi Peraturan Perintah Robert, yang menguraikan prosedur untuk membuat usul.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 3: Menulis Gerakan Anda

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 1
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 1

Langkah 1. Kaji peraturan kumpulan anda

Walaupun kebanyakan mesyuarat dewan pengarah dijalankan mengikut beberapa versi Peraturan Tertib Robert, beberapa dewan mungkin mempunyai spesifiknya sendiri. Memahami peraturan khusus untuk kumpulan anda adalah mustahak jika anda mahu cadangan anda didengar dan diambil serius.

  • Sebilangan besar kumpulan mempunyai salinan peraturan mereka. Mereka boleh diterbitkan di laman web kumpulan. Sekiranya tidak, berbincanglah dengan orang yang mengambil minit mesyuarat dewan - mereka biasanya mempunyai salinannya.
  • Ketahui apakah anda harus memberitahu siapa pun mengenai gerakan anda sebelum membentangkannya, dan jika anda diminta untuk mengemukakan dokumentasi bertulis mengenai gerakan anda.
  • Sekiranya anda tidak pernah menghadiri mesyuarat dewan, jadikan satu titik untuk pergi ke mesyuarat sebelum anda menyampaikan usul anda, jika mungkin. Anda dapat melihat orang lain membuat gerakan untuk menjadi lebih biasa dengan prosedurnya.
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 2
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 2

Langkah 2. Periksa borang atau templat

Sekiranya anda diminta untuk mengemukakan gerakan anda secara bertulis, kumpulan anda mungkin mempunyai borang khusus yang sepatutnya anda gunakan. Beberapa kumpulan mungkin mempunyai templat asas untuk membimbing anda, walaupun anda tidak diharuskan menggunakannya.

  • Borang boleh diterbitkan di laman web kumpulan. Setiausaha atau orang lain yang mengambil minit mesyuarat dewan juga mungkin dapat menolong anda.
  • Sekiranya tidak ada bentuk atau templat, susunlah gerakan tulisan anda sehingga merangkumi tajuk, ruang untuk penerangan ringkas mengenai gerakan tersebut, dan resolusi yang dicadangkan.
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 3
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 3

Langkah 3. Tentukan jenis gerakan yang anda mahu buat

Terdapat empat jenis gerakan asas: gerakan utama, anak syarikat, hak istimewa, dan gerakan sampingan. Jenis gerakan yang ingin anda buat akan menentukan sebahagian bagaimana gerakan anda disusun dan disusun.

  • Usul utama dan gerakan istimewa kedua-duanya tidak berkaitan dengan perniagaan lain dan mesti dibawa sendiri. Usaha subsidiari dan insiden berkaitan dengan urusan perniagaan lain yang sudah ada di hadapan dewan, jadi anda biasanya tidak akan berpeluang untuk menulisnya terlebih dahulu.
  • Kumpulan anda mungkin mempunyai peraturan khusus untuk memperkenalkan gerakan utama. Sebagai contoh, anda mungkin perlu memberitahu ketua ketua anda mengenai gerakan anda dalam masa 24 jam sebelum mesyuarat berlangsung.
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 4
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 4

Langkah 4. Gunakan perkataan yang jelas dan ringkas

Gerakan biasanya ringkas, dan menerangkan dengan tepat tindakan yang anda mahukan dewan atau kedudukan apa yang anda mahu ditegaskan oleh dewan. Gunakan bahasa aktif dan buat setiap perkataan dikira.

  • Di satu pihak, anda ingin memasukkan semua butiran yang berkaitan. Sebaliknya, anda tidak mahu terlalu bersuara. Cuba gunakan medium yang senang tetapi pastikan anda memasukkan perkara penting.
  • Sekiranya anda mempunyai cukup masa untuk membuat persediaan, ada baiknya meminta orang lain memerhatikan gerakan anda dan melihat apakah ada yang dapat dipotong.
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 5
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 5

Langkah 5. Bersikap spesifik mungkin

Sekiranya gerakan anda samar-samar, anda dapat mengurangkan kemungkinan gerakan itu berlalu. Anggota dewan tidak mungkin memilih usul jika mereka tidak memahami maksudnya, atau jika ia dapat ditafsirkan dengan pelbagai cara.

Secara amnya, anda ingin meninggalkan sedikit ruang untuk tafsiran mungkin. Contohnya, jika anda ingin menukar persatuan pemilik rumah anda dari ABC Landscaping ke XYZ Landscaping, anda ingin menyenaraikan syarikat tersebut secara khusus

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 1

Jenis gerakan yang biasanya ditulis lebih awal?

Anak syarikat

Tidak cukup! Usul subsidiari berkaitan dengan perkara yang telah dibentangkan. Oleh itu, anda biasanya tidak berpeluang menulisnya lebih awal. Fikirkan jenis gerakan yang mencadangkan topik baru untuk perbincangan. Pilih jawapan lain!

Insindental

Cuba lagi! Gerakan kebetulan berkaitan dengan gerakan lain yang telah dibawa ke hadapan dewan. Anda boleh menganggapnya sebagai reaksi terhadap gerakan yang berbeza. Biasanya, anda tidak akan berpeluang untuk menyiapkan gerakan tidak sengaja lebih awal. Cuba lagi…

Hak istimewa

Betul! Kedua-dua gagasan utama dan istimewa biasanya memerlukan salinan bertulis sebelum dikemukakan ke papan tulis. Periksa peraturan kumpulan anda untuk format dan prosedur yang diterima untuk mengemukakan gerakan istimewa. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Peneguhan

Sudah tentu tidak! Usul penegasan tidak wujud. Cuba pertimbangkan jenis gerak apa yang mengemukakan idea baru dan bukan reaksi terhadap gerakan yang dibentangkan sebelumnya. Terdapat pilihan yang lebih baik di luar sana!

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 2 dari 3: Mempersembahkan Gerakan Anda

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 6
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 6

Langkah 1. Berdiri atau angkat tangan

Sebelum anda membuat gerakan, anda mesti dikenali dan dibenarkan untuk bercakap oleh pegawai ketua. Protokolnya berbeza-beza di antara kumpulan, tetapi secara amnya anda akan menunggu sehingga ketua yang mengetuai meminta gerakan dan kemudian berdiri atau angkat tangan.

Secara amnya, ketua pengawas akan membuka gerak dengan bertanya "Adakah perniagaan baru?"

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 7
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 7

Langkah 2. Tunggu untuk dikenali

Apabila pegawai ketua bersedia mendengar gerak kerja anda, mereka akan menunjuk ke arah anda atau menghubungi anda dengan nama dan memberitahu anda bahawa anda mempunyai alasan. Bergantung pada prosedur prosedur kumpulan anda, anda mungkin berdiri di tempat duduk anda atau bergerak ke hadapan bilik.

Dalam kumpulan yang lebih kecil dan tidak rasmi, seperti di mana orang duduk di sekitar satu meja, anda mungkin tidak perlu berdiri atau bergerak sama sekali

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 8
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 8

Langkah 3. Nyatakan tujuan anda

Apabila pegawai pengetua mengenali anda, sebutkan mereka dengan gelaran rasmi mereka (biasanya "Ketua" atau "Presiden"). Sekiranya anda tidak pasti dengan tajuk rasmi mereka, dengarkan apa yang mereka gunakan semasa mereka mengenali anda. Mereka biasanya akan merujuk kepada diri mereka sebagai orang ketiga (sebagai contoh, "Ketua mengenali Mr Malarky").

  • Selepas gelaran rasmi, rujuk kepada pegawai pengetua sebagai "Mr." atau "Puan", mana sahaja yang mereka suka.
  • Mulakan dengan mengatakan "Saya ingin mengemukakan usul." Dalam beberapa kumpulan, mungkin menjadi kebiasaan bagi pegawai ketua untuk mengetahui tujuan anda dan memberi anda kebenaran untuk meneruskannya. Pada yang lain, anda mungkin terus menyatakan gerakan anda.
  • Bergantung pada peraturan atau kebiasaan kumpulan anda, anda mungkin perlu menerangkan jenis gerakan yang ingin anda buat di sini.
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 9
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 9

Langkah 4. Perkenalkan gerakan anda

Sebaik sahaja anda dibersihkan untuk meneruskan, mulakan dengan mengatakan "Saya bergerak" dan kemudian nyatakan tindakan yang anda mahu dewan lakukan. Sekiranya anda telah menulis gerakan anda, anda boleh membaca terus dari dokumen bertulis anda.

  • Pergerakan anda hendaklah selalu dinyatakan dengan tegas. Beritahu lembaga apa yang anda fikir harus lakukan, bukan apa yang tidak seharusnya dilakukan.
  • Contohnya, anda mungkin mengatakan "Saya berpendapat bahawa Lembaga membatalkan kontrak dengan ABC Landscaping dan sebaliknya mengupah XYZ Landscaping."
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 10
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 10

Langkah 5. Tunggu seseorang menggerakkan gerakan anda

Sebilangan besar gerakan mesti diberikan oleh anggota dewan yang lain. Ini membantu memastikan bahawa dewan tidak menghabiskan masa mesyuarat dengan mempertimbangkan gerakan yang hanya penting untuk satu orang.

  • Pegawai pengawas biasanya akan bertanya sama ada ada yang menggerakkan detik. Seseorang akan berdiri atau mengangkat tangan mereka dan mengatakan "Saya mendahului gerakan" atau hanya "Saya kedua."
  • Di kebanyakan kumpulan adalah perkara biasa bagi anda untuk mempunyai barisan kedua. Bercakap dengan orang lain dalam kumpulan sebelum mesyuarat dewan dan beritahu mereka mengenai gerakan anda. Ketahui sama ada seseorang bersedia untuk kedua.

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 2

Manakah kaedah yang betul untuk membentangkan gerakan?

"Saya ingin mengemukakan usul. Saya berpendapat bahawa dewan tidak mengupah syarikat kebersihan baru."

Tidak cukup! Walaupun sebilangan besar kata-kata di sini betul, berhati-hatilah untuk mengemukakan gerakan anda secara positif. Jangan nyatakan perkara yang tidak seharusnya dilakukan oleh lembaga itu, sebaliknya nyatakan perkara yang harus dilakukan oleh lembaga itu. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

"Saya berpendapat bahawa dewan membatalkan kontrak dengan Clean sebagai syarikat kebersihan Whistle dan mengupah syarikat kebersihan Wash Away Your Problems."

Hampir! Usul itu ditulis dengan baik, namun tidak ada pengenalan atau pernyataan tujuan. Jangan lupa memulakan gerakan anda dengan mengatakan mengapa anda berada di sana. Teka lagi!

"Saya ingin mengemukakan usul. Saya berpendapat bahawa lembaga tidak memperbaharui kontrak dengan Clean sebagai syarikat kebersihan Whistle dan sebaliknya mengupah syarikat kebersihan Wash Away Your Problems."

Betul! Gerakan ini dimulakan dengan pernyataan tujuan dan kemudian mengenal pasti gerakan dengan menggunakan bahasa afirmatif. Jangan lupa untuk memulakan gerakan anda dengan frasa "Saya bergerak". Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

"Saya ingin mengusulkan usul bahawa dewan membatalkan kontrak dengan syarikat kebersihan Wash Away Your Problems dan sebaliknya mengupah Clean sebagai syarikat kebersihan Whistle."

Tidak tepat! Gerakan harus dipisahkan menjadi pernyataan tujuan dan gerakan itu sendiri. Jangan lupa memulakan gerakan dengan frasa "Saya bergerak". Teka lagi!

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 3 dari 3: Mencapai Resolusi

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 11
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 11

Langkah 1. Dengarkan penyataan soalan dari ketua pengawas

Setelah anda menyatakan usul anda, pegawai ketua akan mengemukakan semula usul anda sebagai soalan kepada anggota dewan yang lain. Ini disebut "menyatakan soalan," dan secara rasmi membuka usul anda untuk dipertimbangkan oleh dewan.

Sebagai contoh, jika anda membuat gerakan untuk menukar landskap, ketua pengawas mungkin berkata "Sekiranya dewan membatalkan kontrak kami dengan ABC Landscaping dan menyewa landskap XYZ?" Soalan ini akan selalu menjadi soalan ya / tidak

Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 12
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 12

Langkah 2. Hujah gerakan anda

Setelah pegawai pengetua selesai menyatakan soalan, mereka biasanya akan memberi anda peluang untuk menjelaskan mengapa anda membuat cadangan itu. Anda biasanya mempunyai ruang untuk jangka masa yang terhad.

  • Kemukakan komen anda kepada dewan secara keseluruhan, bukan ketua pengetua secara langsung. Terangkan apa sahaja yang anda rasa perlu. Sekarang adalah masa untuk meyakinkan ahli dewan yang lain untuk berdamping dengan anda.
  • Secara amnya anda harus mengelak daripada membuat komen peribadi atau memberi perhatian kepada ahli lembaga tertentu secara individu, melainkan sangat diperlukan untuk melakukannya dalam konteks usul tersebut.
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 13
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 13

Langkah 3. Ikut serta dalam perbincangan dan perbahasan

Sebaik sahaja anda selesai menjelaskan sebab-sebab gerakan anda, pegawai ketua akan membuka ruang untuk berdebat. Perbincangan mungkin bersemangat dan terbuka, atau mungkin mengikuti prosedur yang ketat dan lebih formal.

Secara amnya, Peraturan Robert menetapkan bahawa setiap orang yang bercakap hanya boleh bercakap sekali atau dua kali untuk membolehkan setiap orang yang ingin bercakap berpeluang untuk melakukannya. Kumpulan anda mungkin mempunyai prosedur yang lebih santai dan terbuka

Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 14
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 14

Langkah 4. Pertimbangkan gerakan sekunder

Mana-mana ahli dewan boleh membuat gerakan anak syarikat, hak istimewa, atau kebetulan. Sekiranya gerakan itu dibangkitkan, anda diharapkan dapat memberikan lantai kepada orang yang membuat gerakan itu. Gerakan itu akan dipertimbangkan oleh dewan sebelum mereka kembali ke gerakan anda.

Sekiranya gerakan sekunder dibuat, ia akan melalui prosedur yang sama seperti gerakan anda. Biasanya anda tidak berpeluang mengubah gerakan anda berdasarkan gerakan sekunder, tetapi anda boleh membuat gerakan baru

Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 15
Buat Usul dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 15

Langkah 5. Undi gerakan

Setelah pegawai ketua memutuskan bahawa perbahasan atau perbincangan usul harus selesai, mereka akan meminta suara. Terdapat beberapa kaedah pengundian, tetapi biasanya ia akan dilakukan sebagai persembahan tangan atau suara.

  • Pegawai pengetua meminta undian afirmatif terlebih dahulu, dan menghitungnya. Sekiranya undian afirmatif adalah majoriti jelas ahli, mereka tidak akan meminta undi negatif.
  • Sekiranya tidak ada suara penegasan yang cukup, usul tidak akan lulus. Anda mungkin dapat mengemukakannya lagi, atau mencadangkan borang yang diubah. Ini berbeza bergantung pada peraturan kumpulan atau organisasi anda.
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 16
Buat Usul di Mesyuarat Lembaga Pengarah Langkah 16

Langkah 6. Bantu merangka resolusi

Sekiranya gerakan anda lulus, anda mungkin akan memberikan draf usul yang anda cadangkan untuk diadopsi oleh dewan. Sekiranya anda diminta untuk menyerahkan salinan bertulis dari usul anda, anda mungkin harus menyertakan draf resolusi yang dicadangkan bersamanya.

Walaupun anda tidak diminta untuk menghantar salinan tulisan anda, ada baiknya anda membuat draf resolusi. Sekiranya gerakan anda lulus, anda boleh menawarkan draf anda kepada pegawai yang mengetuai

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 3

Apa senario di mana anda mungkin harus memberikan hasil?

Pegawai pengetua menyatakan persoalannya.

Tidak! Pegawai pengetua akan mengemukakan usul anda kepada dewan dalam bentuk soalan. Ini membuka perbincangan untuk anda mempertikaikan kes anda. Inilah masa anda untuk bersinar! Terdapat pilihan yang lebih baik di luar sana!

Sekiranya dewan tidak bersetuju dengan usul anda.

Tidak cukup! Kemungkinan gerakan anda tidak akan lulus sebulat suara dan akan ada perbincangan. Dalam kes ini, anda tidak seharusnya memberikan alasan, tetapi lebih baik membahaskan alasan anda bergerak. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Sekiranya gerakan istimewa dikemukakan.

Betul! Sekiranya salah seorang anggota dewan mengemukakan gerakan sekunder, anda harus menyingkir dan membiarkan mereka bercakap. Setelah gerakan sekunder dibentangkan dan dipertimbangkan, papan akan kembali ke gerakan anda. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Disyorkan: