Agenda adalah cara yang mudah tetapi mustahak untuk memastikan mesyuarat anda berjalan lancar dari titik A hingga titik B. Walaupun terdapat kepercayaan yang popular, anda tidak perlu menulis esei atau dokumen yang sangat panjang. Sebagai gantinya, anda boleh membuat garis panduan ringkas mengenai perkara utama yang ingin anda bahas dalam mesyuarat. Setelah merangka agenda anda, berikan kepada semua yang hadir 3 hari sebelum perjumpaan sebenar berlangsung.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menggariskan Agenda
Langkah 1. Cari templat dalam talian untuk digunakan untuk agenda anda
Cari templat ringkas yang membantu anda berkongsi semua maklumat yang diperlukan dalam agenda anda dengan berkesan. Muat turun atau rujuk templat ini supaya anda dapat menggunakannya sebagai tulang belakang untuk dokumen anda sendiri.
Banyak laman web menawarkan templat agenda percuma, seperti Adobe Spark dan SmartSheet. Program lain juga menawarkan templat agenda, seperti Microsoft Office
Langkah 2. Buat agenda anda sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat
Luangkan masa beberapa hari sebelum perjumpaan supaya semua yang hadir mempunyai banyak masa untuk mengkaji semula perjumpaan itu. Agenda membantu para peserta ini menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, dan memberi mereka masa untuk mengemukakan soalan atau kebimbangan mengenai pertemuan itu sendiri.
Contohnya, jika pertemuan itu akan berlangsung pada hari Rabu, anda ingin agenda dihantar pada hari Ahad
Langkah 3. Tentukan bila dan di mana mesyuarat akan diadakan dalam agenda
Nyatakan bangunan dan bilik tempat perjumpaan diadakan, atau kod bilik dalam talian jika anda mengadakan mesyuarat maya. Nyatakan dengan jelas tarikh dan masa perjumpaan supaya semua yang hadir dapat tiba tepat pada waktunya.
- Maklumat ini mesti pergi ke suatu tempat di bahagian atas halaman.
- Sebagai contoh, anda boleh menulis bahawa tarikh mesyuarat adalah pada 30 April jam 7:30 malam.
Langkah 4. Pilih waktu mula dan tamat untuk mesyuarat
Gariskan berapa lama perjumpaan itu sehingga para peserta tahu apa yang diharapkan. Bertujuan untuk mengekalkan mesyuarat sesingkat mungkin, jadi anda tidak mengambil banyak masa orang lain. Sebagai peraturan umum, berhasrat untuk membuat pertemuan anda sekitar 20 hingga 30 minit.
Beberapa perjumpaan akan memakan masa lebih banyak daripada yang lain, yang merupakan perkara biasa. Bersikap jujur dan terdahulu mengenai berapa lama perjumpaan akan berlangsung
Langkah 5. Senaraikan tujuan dan objektif asas perjumpaan anda
Persempit tujuan mesyuarat anda. Adakah anda membincangkan acara yang akan datang, mengkaji belanjawan, atau melakukan sesi sumbang saran? Anda akan mempunyai masa yang lebih mudah untuk mengatur agenda anda jika anda memahami perkara asas yang ingin anda bahas.
Contohnya, pertemuan percambahan fikiran mungkin menghabiskan lebih banyak masa untuk menjana idea dari para peserta, sementara pertemuan berdasarkan tinjauan mungkin lebih menumpukan pada keputusan kritikal
Kaedah 2 dari 3: Mengkomunikasikan Mata Anda Dengan Jelas
Langkah 1. Hadkan agenda anda kepada 5 topik
Tulis senarai semua perkara yang ingin anda bicarakan semasa mesyuarat, walaupun senarai itu agak panjang. Setelah anda mencatat pemikiran anda, hilangkan semua perkara yang tidak penting untuk pertemuan tersebut. Sebaliknya, pilih 5 topik terpenting yang benar-benar perlu dibincangkan atau disebut.
Fokus pada perkara yang lebih serius dan sensitif pada masa. Contohnya, jika mesyuarat berkenaan menyeimbangkan anggaran, anda ingin memfokuskan perbincangan untuk mengurangkan dana
Langkah 2. Pilih titik bicara yang berlaku untuk semua orang semasa perjumpaan
Sesuaikan kandungan mesyuarat dengan senarai peserta yang hadir. Sebaik-baiknya, keseluruhan agenda anda haruslah relevan dengan setiap orang yang menghadiri mesyuarat tersebut. Sekiranya satu perkara dalam agenda dapat diselesaikan melalui panggilan telefon atau e-mel, anda tidak perlu mengemukakannya dalam agenda.
Contohnya, jika anda mempunyai pertanyaan untuk penyelia individu atau rakan sekerja, anda tidak akan meletakkan pertanyaan itu dalam agenda
Langkah 3. Kemukakan setiap topik sebagai soalan terbuka
Ubah setiap titik perbincangan menjadi soalan yang senang dibincangkan dengan ahli mesyuarat yang lain. Hasilkan soalan yang bersifat terbuka dan menimbulkan pemikiran, dan bukan hanya jawapan ya atau tidak. Cuba buat soalan-soalan ini semenarik mungkin, supaya perbincangan pertemuan anda dapat menjadi produktif mungkin.
Sebagai contoh, alih-alih meletakkan "perbincangan katering" sebagai topik agenda, tulislah sesuatu seperti "Siapa yang harus memenuhi penerimaan di acara kami yang seterusnya?"
Langkah 4. Biarkan item pertama dalam agenda anda terbuka
Beri masa perjumpaan ahli yang lain untuk menangani segala kebimbangan mereka mengenai agenda atau organisasi mesyuarat. Perkara pertama ini tidak akan memakan masa yang lama dalam ruang lingkup mesyuarat, tetapi memberi peluang kepada para hadirin untuk menyuarakan pendapat dan pendapat mereka mengenai agenda itu sendiri.
Secara amnya, tidak perlu lebih dari 2 minit untuk membahas agenda pada awal mesyuarat
Langkah 5. Berikan topik tertentu kepada orang lain
Jangan merasa anda perlu menjalankan setiap aspek mesyuarat sendiri. Sebagai gantinya, gunakan agenda untuk memindahkan kepemimpinan kepada rakan sekerja dan atasan yang berbeza semasa bahagian mesyuarat berbeza. Tentukan siapa yang akan memimpin setiap topik agenda, supaya para peserta mesyuarat memahami siapa yang bertanggungjawab.
Anda dapat mencatat "tujuan" dan "pemimpin" di bawah setiap titik dalam agenda. Sebagai contoh, anda boleh menyenaraikan "keputusan" sebagai tujuan mesyuarat, dan juga siapa yang memimpin segmen mesyuarat tersebut
Langkah 6. Tahan tambah / delta pada akhir mesyuarat anda
Luangkan masa di akhir agenda untuk meninjau bagaimana perjalanan berlangsung. Ini tidak semestinya sangat mendalam - hanya mengemukakan soalan umum yang meminta cadangan dan maklum balas mengenai mesyuarat di sepanjang agenda. Pada beberapa agenda, ini dilabel sebagai "plus / delta."
Sebagai contoh, anda boleh menulis sesuatu seperti: "Apa titik penting dalam pertemuan ini?" atau "Bagaimana kita dapat meningkatkan diri dalam pertemuan di masa depan?"
Langkah 7. Tambahkan maklumat penting lain dalam helaian agenda
Buat bahagian "persiapan" di sebelah setiap topik dalam agenda anda. Senaraikan sebarang penyelidikan atau "kerja rumah" lain yang perlu dilakukan oleh peserta mesyuarat sebelum mesyuarat dimulakan. Bahagian ini dapat mengingatkan para hadirin untuk membaca makalah atau memo tertentu, atau melihat catatan mesyuarat sebelumnya.
- Sebagai contoh, anda boleh menulis sesuatu seperti: "Sila baca e-mel yang saya kirim berkenaan dengan penggalangan dana yang akan datang."
- Tidak semua aspek agenda mesyuarat memerlukan persiapan.
Kaedah 3 dari 3: Memuktamadkan Agenda
Langkah 1. Tetapkan had masa untuk setiap topik
Sertakan anggaran waktu tertentu dengan setiap titik perbincangan dalam agenda anda. Tidak apa-apa jika anda tidak mengikuti jadual yang tepat-yang paling penting ialah para hadirin mempunyai idea tentang berapa lama atau pendek sesuatu yang perlu diambil. Ini dapat membantu anda mengutamakan titik perbincangan yang lebih penting dalam mesyuarat.
Contohnya, mengkaji agenda hanya perlu 2 minit, sementara keputusan yang lebih besar mungkin memerlukan 50 minit
Langkah 2. Pecahkan setiap topik agenda kepada bahagian yang dapat dikendalikan
Rangka senarai pendek dan bertitik tolak di sebelah setiap titik perbincangan, membimbing para hadirin melalui bagaimana perjumpaan akan berlangsung. Pecahkan tugas itu menjadi potongan kecil, memberikan anggaran setiap tugas individu. Ini akan membantu membuat perjumpaan terasa lebih terkawal, dan akan menenangkan fikiran para hadirin.
Sebagai contoh, anda boleh meluangkan masa 5 minit untuk mengenal pasti dan melabelkan masalah tertentu, kemudian mengambil masa 10 minit untuk memikirkan kemungkinan penyelesaian. Selepas ini, anda boleh mengambil 10 minit lagi untuk menentukan penyelesaian terbaik
Langkah 3. Berikan salinan agenda kepada rakan sekerja anda 3 hari sebelum perjumpaan
Hantarkan e-mel agenda kepada peserta mesyuarat atau berikan salinan fizikal. Pastikan setiap orang mempunyai 3 hari untuk mengkaji agenda sebelum perjumpaan supaya mereka dapat memberikan cadangan, jika diperlukan.
Langkah 4. Kumpulkan bahan yang anda perlukan untuk bahagian tertentu dalam mesyuarat
Lihat agenda anda dengan cepat dan lihat dokumen apa dan dokumen lain yang anda perlukan semasa perjumpaan. Cetak dan ketepikan dokumen ini terlebih dahulu, jadi anda akan teratur dan bersedia untuk pergi sebelum mesyuarat dimulakan.
Sebagai contoh, jika 1 bahagian agenda, menghendaki peserta membaca memo tertentu, pastikan untuk mencetak salinan memo itu dan bawa bersama anda ke mesyuarat
Petua
- Minta maklum balas rakan sekerja anda mengenai agenda yang anda buat.
- Cari templat percuma dalam talian yang membantu anda merancang agenda anda.