Sama ada untuk perniagaan, rekreasi, atau sokongan, perjumpaan adalah cara penting untuk memberikan banyak maklumat kepada sekumpulan orang. Bercakap di hadapan kumpulan boleh menakutkan, terutamanya ketika tugas anda untuk memastikan pertemuan tetap berjalan. Walaupun pada awalnya kelihatan tertekan, memulakan perjumpaan boleh dilakukan selagi anda menyediakan ucapan perasmian, menguruskan masa anda dengan baik, dan menyampaikan pandangan anda dengan jelas.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menyiapkan Ucapan Pembukaan
Langkah 1. Draf ucapan perasmian untuk mesyuarat perniagaan
Tentukan format mesyuarat sebelum anda mula merancang penyataan pembukaan. Mesyuarat perniagaan dan dewan harus mempunyai ucapan perasmian yang lebih formal untuk memberi penghargaan kepada anggota yang hadir. Terus buka kata-kata pendek untuk perjumpaan yang lebih santai, terutamanya ketika para hadirin mempunyai masa yang diperuntukkan untuk memperkenalkan diri. Anda boleh mendapatkan templat bagaimana memulakan perjumpaan santai dalam talian.
- Mesyuarat meja bulat mungkin tidak memerlukan banyak persiapan, kerana setiap ahli memimpin bahagian pertemuan yang berbeza.
- Misalnya, mulailah pertemuan dengan mengatakan: “Selamat datang! Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua orang kerana telah menghadiri mesyuarat belanjawan suku tahunan kami. Sebelum kita bermula, saya ingin anda semua melihat agenda bersama saya."
Langkah 2. Nyatakan tujuan perjumpaan dengan jelas
Pastikan semua peserta mesyuarat memahami perkara yang akan anda bincangkan. Akan lebih sukar bagi orang untuk fokus jika anda tidak menetapkan matlamat atau tujuan yang jelas. Biarkan mereka tahu apa yang diharapkan setelah anda menyambutnya.
- Dalam suasana perniagaan, anda dapat menyatakan seperti: "Tujuan pertemuan ini adalah untuk mengetahui cara untuk mengurangkan anggaran suku tahun ini."
- Untuk tetapan lebih santai, anda mungkin akan tetap tinggal, "Mari kita berkongsi pemikiran dan pengalaman kita mengenai isu ini."
Langkah 3. Ikuti agenda untuk mengelakkan kekeliruan
Tinjau apa yang akan diliputi oleh mesyuarat sebelum memulakan perbualan baru. Topik yang berbeza boleh membawa kepada perbincangan yang berbeza, yang dapat dengan cepat melepaskan topik jika anda tidak mengikuti agenda yang dirancang. Mempunyai agenda membantu memastikan mesyuarat tetap berjalan dan mengikut topik, dan memberi para peserta cara untuk memantau berapa lama perjumpaan berlangsung.
Nyatakan dengan jelas jika bahagian agenda tertentu hanya berlaku untuk satu orang. Untuk mengelakkan kekeliruan dalam mesyuarat, tentukan siapa yang bertanggungjawab terhadap tugas mana. Sebagai contoh, katakan, “John akan menguruskan semua dokumen anggaran. Bercakap dengannya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan."
Kaedah 2 dari 3: Menjalankan Mesyuarat dengan cekap
Langkah 1. Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya untuk mengikut jadual
Pastikan mesyuarat bermula pada waktu yang dijadualkan. Anda ingin menunjukkan kepada semua peserta mesyuarat bahawa masa mereka sangat berharga. Dengan memulakan mesyuarat tepat pada waktunya, anda akan mewujudkan suasana saling menghormati. Ketepatan masa juga memudahkan untuk meluangkan masa untuk soalan kemudian.
Pastikan juga menamatkan mesyuarat tepat pada waktunya
Langkah 2. Kaji semula peraturan asas untuk menjaga ketenteraman
Ingatkan peserta mesyuarat mengenai dasar mesyuarat sebelum anda memulakan. Bergantung pada mesyuarat, anda mungkin mempunyai lebih banyak peraturan asas daripada yang lain.
- Contohnya, mesyuarat sokongan mungkin mempunyai peringatan kerahsiaan untuk ahli. Mesyuarat perniagaan mungkin mempunyai peraturan mengenai peserta yang teliti dan spesifik ketika bercakap.
- Tetapkan peraturan ini pada awal perjumpaan. Akan lebih sukar untuk menguatkuasakan peraturan jika anda memaksanya secara rawak.
- Sebagai contoh, dalam pertemuan perniagaan, anda dapat mengatakan: "Jika anda mempunyai masalah dengan anggaran suku tahun ini, harap tunggu hingga akhir pertemuan untuk berbicara dengan saya secara tertutup."
Langkah 3. Luangkan masa untuk hadirin memperkenalkan diri
Beri peluang kepada para hadirin untuk bertanya khabar dan saling mengenali nama masing-masing. Perkenalan ahli lebih diperlukan dan berharga bagi kumpulan sokongan, kerana setiap peserta akan bercakap sepanjang perjumpaan. Pengenalan dapat bermanfaat dalam suasana formal juga, tetapi pastikan bahawa mereka tidak mengambil item dari agenda mesyuarat.
- Contohnya, anda boleh mengatakannya pada pertemuan rasmi: "Sebelum kita mulai, saya ingin berkeliling ruangan sehingga setiap orang dapat menyebut nama dan kedudukan mereka di dalam syarikat."
- Pada perjumpaan santai, anda boleh mengatakan: “Mari kita berpusing-pusing dan memperkenalkan diri. Anda juga boleh berkongsi satu perkara positif dan negatif yang berlaku pada anda minggu ini."
Langkah 4. Tetapkan masa untuk soalan dan komen
Pastikan para hadirin berpeluang membuat suara mereka didengar. Cuba sertakan item tertentu dalam agenda mesyuarat yang khusus untuk menjawab soalan dan mendengar maklum balas. Sekiranya para hadirin merasa bingung ketika mereka pergi, mereka mungkin menganggap bahawa keseluruhan perjumpaan itu membuang masa.
Matikan sebarang tingkah laku beracun dari para hadirin. Walaupun komunikasi terbuka adalah penting, perbualan pasif-agresif cenderung membuat pertemuan menjadi tegang dan tidak selesa. Sekiranya anda merasakan bahawa komen pasif-agresif boleh menjadi masalah serius bagi peserta anda, buatlah komen mengenai tingkah laku beracun pada awal perjumpaan
Kaedah 3 dari 3: Mendapatkan Titik Anda ke Seberang
Langkah 1. Bercakap dengan bahasa yang ringkas untuk memberi maksud yang jelas
Elakkan menggunakan bahasa pengisi yang tidak perlu dalam suasana mesyuarat perniagaan rasmi. Dalam suasana yang lebih santai, cuba gunakan bahasa yang ramah dan menarik untuk menghilangkan kekeliruan mengenai siapa yang mungkin anda hadapi. Dengan menyelaraskan bahasa anda sendiri, anda juga memperkemas kecekapan mesyuarat secara keseluruhan.
- Sebagai contoh, dalam pertemuan formal, bukannya mengatakan, "Kami menghadapi kesukaran untuk mengedarkan kertas kerana masalah mekanikal," katakan, "Kami tidak dapat membuat salinan apa pun kerana pencetak rosak."
- Dalam perjumpaan santai, katakan, "Mari kita semua berkongsi sesuatu yang baik yang berlaku minggu ini" untuk menjelaskan bahawa anda menangani seluruh kumpulan.
Langkah 2. Gabungkan jeda untuk memberi penekanan pada satu titik
Pilih tempat yang strategik dalam ucapan anda untuk memasukkan jeda kedua atau dua, kerana ini membantu pendengar untuk lebih memperhatikan apa yang akan anda katakan seterusnya. Berhenti sejenak juga membolehkan anda menarik nafas dan mengulas secara mental apa yang ingin anda katakan seterusnya. Bercakap dengan perlahan dan jelas supaya semua orang dapat mendengar dan memahami anda.
Langkah 3. Sampai ke titik dengan menggunakan kata kerja aktif dan jelas
Bercakap dengan cara yang jelas dan dapat dilaksanakan sehingga orang dapat segera memahami apa yang anda cuba sampaikan. Cuba elakkan penggunaan suara pasif, yang akan mengeluarkan tindakan langsung daripada ucapan anda. Menyertakan suara yang aktif menjadikan pandangan anda lebih jelas dan lancar daripada suara pasif.
Sebagai contoh, katakan "Kami mencapai matlamat kami", dan bukannya mengatakan, "Matlamat telah tercapai."
Langkah 4. Elakkan bahasa berlebihan sehingga anda dapat membuat perkara yang jelas
Jangan gunakan kata-kata yang tidak perlu semasa cuba menyatakan pendapat anda. Tidak perlu membuat pernyataan lebih lama daripada yang harus dilakukan ketika anda dapat menyatakan maksud anda dengan beberapa kata.
- Dalam semua jenis pertemuan, istilah seperti "jarak dekat" dan "minat tertentu" dapat disingkat menjadi "kedekatan" dan "minat" ketika anda berbicara.
- Sebagai contoh, katakan, "Projek ini mesti disiapkan pada tengah hari" dan bukannya mengatakan, "Projek ini mesti disiapkan pada jam 12 tengah hari."