Cara Memudahkan Mesyuarat: 15 Langkah (dengan Gambar)

Isi kandungan:

Cara Memudahkan Mesyuarat: 15 Langkah (dengan Gambar)
Cara Memudahkan Mesyuarat: 15 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Memudahkan Mesyuarat: 15 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Memudahkan Mesyuarat: 15 Langkah (dengan Gambar)
Video: Cara Membuat Surat Resmi Yang Baik dan Benar di Microsoft Word 2024, Mac
Anonim

Fasilitator mesyuarat adalah orang yang bertanggungjawab untuk memimpin mesyuarat. Pada dasarnya, tujuan fasilitator adalah untuk memastikan bahawa perjumpaan berjalan dengan lancar dari organisasi, awal, hingga akhir. Mesyuarat yang difasilitasi dengan baik harus memastikan bahawa semua matlamat mesyuarat tercapai dengan kesimpulannya. Oleh itu, fasilitator yang baik akan memastikan bahawa semua hadirin memahami tujuan perjumpaan, memastikan semua keperluan peserta dipenuhi, memastikan perjumpaan berjalan lancar, dan memastikan penyertaan penuh.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 3: Meletakkan Dasar untuk Mesyuarat yang Berjaya

Memudahkan Mesyuarat Langkah 1
Memudahkan Mesyuarat Langkah 1

Langkah 1. Persiapan adalah kunci jadi mulakan dengan agenda

Walaupun seorang fasilitator harus bergabung dalam perjumpaan dan membuat pekerjaan mereka kelihatan mudah, sangat penting bagi mereka untuk membuat perjumpaan secara menyeluruh. Mulakan dengan menulis Agenda. Agenda yang baik akan merangkumi perkara-perkara penting mengenai perjumpaan dan juga memberikan perincian yang mencukupi agar para peserta tahu di mana harus berada dan apa yang diharapkan.

  • Perhatikan waktu mula dan akhir sesi, serta had masa yang realistik untuk setiap sesi, untuk memastikan bahawa mesyuarat akan berjalan tepat pada waktunya.
  • Pilih topik yang memberi kesan kepada semua orang yang menghadiri mesyuarat. Cuba dapatkan input daripada mereka yang menghadiri mesyuarat mengenai topik yang memerlukan perbincangan.
  • Cuba letakkan topik sebagai soalan yang perlu dijawab untuk merangsang dialog dalam pertemuan tersebut.
  • Perhatikan apa tujuan perbincangan. Adakah untuk mendapatkan maklumat, menyelesaikan masalah, atau membuat keputusan?
  • Nyatakan bagaimana para peserta harus bersiap sedia untuk perjumpaan.
Memudahkan Mesyuarat Langkah 2
Memudahkan Mesyuarat Langkah 2

Langkah 2. Rancang senarai jemputan

Ini memerlukan keseimbangan yang halus. Sekiranya terdapat terlalu sedikit atau terlalu banyak orang yang hadir, anda menghadapi risiko pertemuan yang tidak produktif. Anda hanya ingin menjemput orang yang akan membantu anda mencapai matlamat perjumpaan. Tanyakan kepada diri anda perkara berikut.

  • Siapakah pembuat keputusan utama dalam isu ini?
  • Siapa yang paling berpengetahuan mengenai maklumat yang dibincangkan?
  • Siapa yang mempunyai kepentingan dalam topik tersebut?
  • Siapa yang harus melaksanakan keputusan yang dibuat?
  • Beberapa pakar mencadangkan 8 orang dijemput ke mesyuarat di mana keputusan perlu dibuat. Sebaliknya, mereka mencadangkan 18 orang ketika tujuan perjumpaan itu adalah untuk melakukan sumbang saran.
Memudahkan Mesyuarat Langkah 3
Memudahkan Mesyuarat Langkah 3

Langkah 3. Hantar jemputan melalui e-mel

Menghantar e-mel adalah kaedah termudah untuk menjemput hadirin anda. E-mel anda harus memberikan pengenalan ringkas mengenai mesyuarat tersebut. Ini juga harus merangkumi tarikh, waktu, dan kemungkinan tarikh akhir RSVP. Agenda harus dilampirkan pada e-mel.

Memerlukan RSVP adalah pilihan, tetapi ia membolehkan anda menyiapkan sejumlah bahan yang tepat untuk semua peserta

Memudahkan Mesyuarat Langkah 4
Memudahkan Mesyuarat Langkah 4

Langkah 4. Mula memikirkan apa yang dilakukan oleh fasilitator yang baik

Dengan merenungkan apa yang dilakukan fasilitator semasa perjumpaan, anda akan berada dalam posisi yang baik untuk mengetahui apa yang diharapkan dari anda ketika giliran anda untuk melaksanakan tugas. Fasilitator yang baik akan mempunyai sejumlah sifat yang membantunya menguruskan masa, orang dan pendapat yang berbeza. Adalah lebih baik untuk mengembangkan sifat-sifat ini lebih awal.

  • Nilai orang dan idea mereka. Fasilitator yang baik akan menyampaikan pujiannya sendiri setelah seorang peserta menyampaikan idea. Ucapkan sesuatu seperti "terima kasih Samantha, ini adalah perkara yang sangat berguna yang dapat membantu kami memikirkan masalah dengan cara yang berbeza." Dengan melakukan ini, anda akan memastikan bahawa setiap orang dan idea didengar dan juga orang lain akan yakin untuk bercakap.
  • Jaga jari kaki anda. Anda harus bertindak balas terhadap sejumlah situasi yang berbeza semasa perjumpaan. Anda perlu berfikir dan bertindak balas dengan cepat terhadap situasi yang berbeza ini. Contohnya, jika seseorang memberikan nasihat yang bermakna, cepat memujinya, kemudian segera cari peserta lain yang ingin membangun pemikiran tersebut. Sekiranya seseorang mengemukakan perkara buruk yang di luar topik, lakukan yang terbaik untuk menyoroti yang baik dalam komen dan cari peserta lain yang akan membina apa yang anda fikir baik.
  • Bersuara dengan baik. Penting agar semua orang di dalam bilik memahami anda. Anda akan mahu bercakap dengan jumlah yang munasabah supaya semua orang dapat mendengar. Bercakap dengan jelas dan jangan bergumam atau bergumam. Berhati-hatilah menggunakan jargon hanya jika semua orang dalam perjumpaan itu sudah biasa dengan istilahnya.

Bahagian 2 dari 3: Menetapkan Tahap Mesyuarat

Memudahkan Mesyuarat Langkah 5
Memudahkan Mesyuarat Langkah 5

Langkah 1. Rancang lokasi dan susun perabot

Anda perlu mempertimbangkan apakah pertemuan itu akan bersemuka, pertemuan maya melalui skrin, atau gabungan keduanya. Bergantung pada format mesyuarat, anda perlu memastikan bahawa semua perabot dan perkakasan sudah siap, termasuk kerusi, meja, dan skrin projektor. Terdapat beberapa cara yang mungkin untuk menyediakan perabot untuk mesyuarat.

  • Penyediaan meja bulat akan membantu mesyuarat yang berorientasikan perbincangan.
  • Suasana dengan kerusi dalam barisan bagus untuk menjadikan pembesar suara sebagai fokus utama. Penyediaan ini berfungsi dengan baik apabila tujuan utamanya adalah menyampaikan maklumat dan bukannya mencari perbincangan.
  • Pengaturan teater dilengkapi meja di bahagian depan bilik dan membolehkan panel pembesar suara duduk di hadapan. Hadirin akan duduk dalam barisan di hadapan panel speaker seperti dalam format kuliah.
  • Persediaan bilik darjah mempunyai meja di hadapan barisan kerusi untuk membolehkan para hadirin mencatat sementara penceramah tetap menjadi tumpuan mesyuarat.
  • Gunakan persediaan berbentuk U untuk perjumpaan di mana anda mahu para peserta saling melihat dan berinteraksi apabila diperlukan.
  • Siapkan kerusi dalam bulatan dengan anda di pusat untuk mesyuarat yang dimaksudkan sebagai terbuka dan partisipatif.
Memudahkan Mesyuarat Langkah 6
Memudahkan Mesyuarat Langkah 6

Langkah 2. Sediakan bekalan untuk mereka yang menghadiri perjumpaan

Fasilitator yang telah siap sepenuhnya akan memberikan pena, buku nota, buku kerja, handout dan alat lain yang diperlukan untuk mesyuarat. Pertimbangkan juga jika anda perlu memberikan maklumat log masuk terlebih dahulu untuk mesyuarat maya. Harus ada papan yang dibentuk untuk membolehkan orang dan pembentang mengambil nota untuk dilihat oleh semua orang, mungkin flip chart atau papan putih. Ini menjadikan mesyuarat mengalir dengan lebih lancar, yang membolehkan para peserta menjawab soalan mereka pada waktu yang ditentukan semasa perjumpaan.

Bergantung pada jangka masa perjumpaan, fikirkan untuk menyediakan minuman (kopi), makanan ringan, air dan / atau gula-gula kepada peserta anda

Memudahkan Mesyuarat Langkah 7
Memudahkan Mesyuarat Langkah 7

Langkah 3. Hantar peringatan e-mel mengenai perjumpaan ketika ia semakin hampir

Orang ramai sibuk, dan tanpa peringatan, ada kemungkinan mereka akan melupakan pertemuan yang akan datang. Cuba hantarkan peringatan kepada mereka yang akan hadir dua hari sebelum pertemuan dijadualkan berlangsung.

  • Sekiranya anda meminta jemputan ke RSVP, anda boleh menghantar peringatan bahawa mereka perlu ke RSVP sebelum tarikh akhir.
  • Dalam e-mel peringatan anda, pastikan untuk bertanya apakah ada yang mengubah rancangan.

Bahagian 3 dari 3: Mengetahui Peranan Anda Memudahkan Mesyuarat

Memudahkan Mesyuarat Langkah 8
Memudahkan Mesyuarat Langkah 8

Langkah 1. Tiba ke mesyuarat lebih awal

Sebagai fasilitator anda harus berada di sana untuk menyambut semua orang yang tiba di perjumpaan. Sama ada berjabat tangan ketika mereka masuk ke bilik atau menyambut mereka semasa mereka masuk ke tele-conference. Ini akan mewujudkan suasana yang hangat semasa pertemuan sambil menunjukkan bahawa anda serius dan bersedia untuk berbincang.

Memudahkan Mesyuarat Langkah 9
Memudahkan Mesyuarat Langkah 9

Langkah 2. Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya dan jelaskan objektifnya

Walaupun semua orang dalam perjumpaan akan menerima agenda, dengan memperkenalkan semula objektif, semua peserta akan bermula di halaman yang sama. Ini juga akan membantu menetapkan nada untuk pertemuan dan segera meletakkan orang di landasan yang betul.

  • Anda juga boleh membuat pengumuman pengemasan di awal mesyuarat, termasuk maklumat mengenai waktu rehat, pintu keluar api dan lokasi tandas.
  • Anda juga mungkin memikirkan untuk menetapkan peraturan untuk berinteraksi bergantung pada siapa yang menghadiri mesyuarat. Peraturan dapat meliputi saling menghormati satu sama lain, tetap pada topik, menyerang masalah daripada orang itu, menutup perbincangan, dan tidak mengganggu orang lain.
Memudahkan Mesyuarat Langkah 10
Memudahkan Mesyuarat Langkah 10

Langkah 3. Bimbing mesyuarat dengan meminta semua hadirin bercakap

Setiap orang mempunyai kaedah yang berbeza untuk membimbing mesyuarat dan membuat topik pembicara. Salah satu kaedah penting adalah memastikan bahawa perbualan dan perbincangan tidak dikuasai oleh satu atau dua orang. Pastikan anda berjaga-jaga bagi sesiapa sahaja yang mungkin ingin memberi pandangan dan memberi mereka peluang untuk bercakap dengan menanyakan pendapat mereka kepada mereka.

Katakan rakan sekerja bernama Samantha kelihatan berminat tetapi belum memberikan sumbangan. Anda mungkin cuba mengatakan: "Samantha, bagaimana masalah yang dihadapi mempengaruhi jabatan anda dan anda secara khusus?"

Memudahkan Mesyuarat Langkah 11
Memudahkan Mesyuarat Langkah 11

Langkah 4. Ikuti topik

Tugas fasilitator adalah untuk menjadikan topik semua hadirin atau penceramah sentiasa diberi perhatian. Membolehkan tangen di luar sasaran akan membuang jadual anda dan mungkin bermaksud bahawa mesyuarat tidak akan mencapai hasil yang diharapkan. Sekiranya anda merasakan perbincangan beralih dari topik, ubah arah perbualan dengan mengemukakan soalan yang berkaitan langsung dengan topik tersebut.

  • Sekiranya dialog telah mulai melayang, anda dapat mengatakan: "Tetapi bagaimana ini mempengaruhi masalah yang kita bincangkan hari ini?" Atau, "Ini semua perkara yang sangat menarik. Kita harus membincangkannya di kemudian hari tetapi, buat masa ini, mari kita fokus pada masalah yang sedang dihadapi."
  • Anda juga mungkin ingin menandakan idea-idea yang dibangkitkan dan mengatasinya dalam pertemuan kemudian atau dengan cara lain. Oleh itu, anda dapat menghormati idea-idea tangen itu dengan betul dan tidak menyinggung perasaan peserta yang hadir.
Memudahkan Mesyuarat Langkah 12
Memudahkan Mesyuarat Langkah 12

Langkah 5. Mempunyai rancangan untuk situasi sukar dan meredakannya

Sekiranya anda merasa bahawa peserta sedang dalam proses untuk berdebat, bawalah orang lain yang anda tahu akan membincangkan masalah ini. Pada asasnya, anda ingin meredakan perbahasan dengan membawa lebih banyak dialog. Sekiranya berlaku konflik, anda juga dapat mendengarkan kedua-dua belah pihak dan mengenal pasti persamaan untuk mempertemukan pihak lawan.

Sekiranya berlaku situasi yang sukar, anda boleh mengatakan: "jelas bahawa anda berdua datang dari pelbagai pihak. Walau bagaimanapun, anda jelas bersetuju mengenai pentingnya masalah ini, jadi mari kita cuba memusatkan tenaga kita untuk mencari hasil yang saling menguntungkan."

Memudahkan Mesyuarat Langkah 13
Memudahkan Mesyuarat Langkah 13

Langkah 6. Jawab dan hantar semula soalan

Sebagai fasilitator, anda boleh mengemukakan soalan dari para hadirin selagi anda berada dalam kedudukan untuk memberi respons dengan tepat. Sekiranya tidak, anda harus mengemukakan pertanyaan itu kepada seseorang dalam pertemuan yang berada dalam kedudukan yang lebih baik untuk memberi respons dengan tepat.

Sekiranya anda tidak mengetahui jawapan untuk satu soalan, anda mungkin berkata: "Itu soalan yang sangat baik. Namun, saya rasa Samantha lebih berpengetahuan mengenai topik ini. Samantha, apa pendapat anda?"

Memudahkan Mesyuarat Langkah 14
Memudahkan Mesyuarat Langkah 14

Langkah 7. Ringkaskan dan permudahkan penemuan

Catat semasa perjumpaan dan pastikan anda menulis semua idea dan pendapat penting. Pada akhir perbincangan mengenai topik tertentu, ada baiknya jika fasilitator memberikan ulasan mengenai apa yang dikatakan dan kesimpulan yang telah dicapai.

Lakukan yang terbaik untuk meringkaskan perkara penting yang dibuat oleh setiap orang yang hadir. Juga, soroti apa sahaja penyelesaian yang dibuat untuk masalah yang ditangani

Memudahkan Mesyuarat Langkah 15
Memudahkan Mesyuarat Langkah 15

Langkah 8. Tanya bagaimana pertemuan itu berakhir apabila ia berakhir

Maklum balas penting untuk anda perbaiki sebagai fasilitator mesyuarat. Anda mungkin ingin bertanya perkara berikut: Apakah agenda diedarkan pada waktu yang tepat? Sejauh manakah persiapan para hadirin? Adakah masa yang diperuntukkan untuk setiap topik berfungsi? Adakah masa yang cukup untuk perbincangan? Bagaimana susunan bilik dapat diperbaiki?

  • Maklum balas juga dapat dikumpulkan melalui tinjauan e-mel yang dihantar kepada peserta sejurus selepas pertemuan.
  • Pastikan anda menyemak hasilnya dan membuat perubahan yang diperlukan untuk mesyuarat seterusnya.

Petua

  • Ingatlah bahawa untuk memudahkan pertemuan, anda tidak perlu terlalu peduli dengan kandungan. Sebaliknya, prihatin dengan prosesnya.
  • Tetaplah pada waktu rehat yang ditetapkan.
  • Sedia untuk para peserta dengan tetap selepas perjumpaan untuk sesiapa sahaja yang tidak mahu menghubungi kumpulan tersebut.

Disyorkan: