Cara Mengadakan Persidangan (dengan Gambar)

Isi kandungan:

Cara Mengadakan Persidangan (dengan Gambar)
Cara Mengadakan Persidangan (dengan Gambar)

Video: Cara Mengadakan Persidangan (dengan Gambar)

Video: Cara Mengadakan Persidangan (dengan Gambar)
Video: Cara Membuat Rumus VLOOKUP yang Disertai Dengan Gambar 2024, Mac
Anonim

Persidangan adalah kaedah terbaik bagi orang yang mempunyai minat bersama untuk berkumpul dan bertukar idea paling mutakhir dalam bidangnya. Persidangan adalah kejadian biasa di akademik, banyak bidang industri, kumpulan pemasaran pelbagai peringkat, dan kumpulan agama, untuk beberapa nama. Sekiranya anda telah memutuskan untuk menganjurkan persidangan di kawasan anda, anda mungkin mula menyedari bahawa persidangan yang dirancang dengan baik mempunyai senarai perkara yang harus dilakukan sekitar satu batu. Terdapat tempat persidangan, senarai peserta, bahan, teknologi dan juga minuman segar untuk difikirkan dan dirancang. Sekiranya anda mula menyesal melangkah untuk merancang, perlahankan, tarik nafas dan ketahui bahawa anda mempunyai kemahiran untuk mengatur persidangan. Kunci untuk merancang persidangan yang berjaya adalah mengambil setiap tugas selangkah demi selangkah, dan menyimpan senarai lengkap mengenai apa yang telah anda lakukan dan apa yang perlu anda lakukan seterusnya.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 4: Merancang Persidangan: Peringkat Awal

Lakukan Projek A + Langkah 3
Lakukan Projek A + Langkah 3

Langkah 1. Mulakan lebih awal

Anda harus memulakan peringkat awal merancang persidangan sekurang-kurangnya lapan bulan lebih awal, bahkan lebih lama lagi sekiranya persidangan akan mempunyai banyak peserta atau mempunyai skop yang besar.

  • Ingat, banyak tempat dan perkhidmatan katering mesti ditempah beberapa bulan sebelumnya, dan banyak peserta harus melakukan perjalanan dan membuat pengaturan penjadualan untuk hadir.
  • Tambahan pula, anda mungkin memerlukan penaja dan syarikat besar menyediakan belanjawan tahunan mereka beberapa bulan lebih awal sehingga sebarang bantuan kewangan atau bukan kewangan harus dirundingkan dengan mereka terlebih dahulu.
Menang Pilihan Raya Tempatan Langkah 5
Menang Pilihan Raya Tempatan Langkah 5

Langkah 2. Membentuk jawatankuasa

Jawatankuasa persidangan membuat semua keputusan untuk persidangan itu, dan mempunyai lebih daripada satu orang memastikan bahawa anda mempunyai perspektif yang cukup untuk membuat keputusan mengenai isu-isu penting dan bahawa anda mempunyai cukup orang untuk benar-benar mengeluarkan butirannya.

  • Anda memerlukan penyelaras persidangan, yang merupakan orang yang tepat untuk semua keputusan utama dan yang akhirnya akan memberikan masa yang paling banyak untuk menyatukan semuanya. Anda juga boleh menyewa perancang acara jika anda mempunyai anggaran yang cukup besar, dan menenangkan diri.
  • Sekiranya persidangan ini berulang daripada yang telah diadakan sebelumnya, cuba dapatkan penyelaras tahun sebelumnya dalam jawatankuasa tersebut. Sekiranya dia tidak dapat mengambil bahagian, sekurang-kurangnya minta bahan dari tahun sebelumnya untuk membantu menyelaraskan perancangan.
Belajar di Luar Negara Langkah 7
Belajar di Luar Negara Langkah 7

Langkah 3. Tuliskan matlamat dan agenda anda

Anda perlu menentukan dengan jelas apa yang anda ingin capai dengan persidangan ini kerana ini akan membentuk keputusan anda yang selebihnya. Mengetahui apa yang ingin anda sampaikan dan kepada siapa sebelum anda memulakan penganjuran persidangan lain mengurangkan tekanan untuk terus maju.

Sekiranya anda tidak pernah merancang persidangan, adalah bijak untuk mengikuti rancangan kecil dan agak mudah pada kali pertama anda mencuba. Secara praktikal, ini bermaksud satu persidangan paling lama satu atau dua hari, dengan tidak lebih dari 250 hingga 300 orang

Bersaksi dalam Langkah Pemendapan 3
Bersaksi dalam Langkah Pemendapan 3

Langkah 4. Pilih bandar dan tarikhnya

Walaupun anda mungkin tidak dapat memilih tarikh dan lokasi tertentu tanpa lebih banyak perancangan, penting bagi anda untuk mengetahui berapa banyak masa yang perlu anda rancangkan.

  • Mungkin terdapat banyak kekangan pada tarikh yang anda pilih kerana keadaan tertentu, tetapi secara umum, persidangan biasanya diadakan pada waktu-waktu tertentu dalam setahun dan hari-hari tertentu dalam seminggu. Di Eropah, misalnya, persidangan biasanya diadakan antara Mac dan Jun atau antara September dan November; bila-bila masa dan orang-orang cenderung untuk tidak muncul. Begitu juga, persidangan cenderung diadakan dari hari Khamis hingga Jumaat atau Isnin hingga Selasa. Cari tahu apa norma industri di kawasan anda sebelum memilih bulan dan hari.
  • Tempoh persidangan bergantung pada berapa banyak orang yang anda fikir akan mengambil bahagian, dan apa yang perlu dicapai dalam persidangan. Untuk persidangan 250-300 orang, rancangkan selama dua hari penuh.
  • Secara umum, anda hanya perlu berusaha untuk mengadakan persidangan di bandar anda sendiri, dan bandar itu perlu mempunyai akses ke lapangan terbang, hotel, dan tempat pilihan yang boleh diterima. Lebih baik juga, jika bandar ini adalah kawasan metropolitan yang besar yang ingin dikunjungi orang juga; orang yang berada di pagar untuk menghadiri persidangan lebih cenderung pergi jika berada di tempat pelancongan.
Mulakan Pusat Penitipan Anak di Rumah Langkah 5
Mulakan Pusat Penitipan Anak di Rumah Langkah 5

Langkah 5. Namakan persidangan

Ini akan membantu ketika anda mula membuat publisiti, tetapi juga membantu dalam merancang kerana anda dapat memastikan bahan anda tetap konsisten dan mula membina kehadiran media sosial untuk persidangan.

Pilih nama yang mengisyaratkan tujuan dan / atau penonton persidangan itu sendiri. Cari nama persidangan yang serupa untuk mendapatkan idea, tetapi pastikan majlis anda adalah asli dan tidak serupa dengan acara lain, terutama yang berkaitan dengan niche anda

Bahagian 2 dari 4: Menganjurkan Persidangan

Beli Borong Langkah 2
Beli Borong Langkah 2

Langkah 1. Kembangkan anggaran anda

Tidak mungkin anda dapat melakukan apa-apa lagi tanpa mengetahui jumlah wang yang harus anda belanjakan secara keseluruhan, dan kemudian membahagikannya kepada peruntukan seperti tempat persidangan, bahan dan yuran pembesar suara. Ikuti anggaran anda, dan jika anda menyerahkan tanggungjawab, pastikan pembantu anda juga mematuhi had wang mereka.

Anggaran mungkin dipengaruhi oleh sama ada anda ingin mencuba pengambilan penaja untuk acara anda atau tidak. Penaja membayar yuran untuk menyokong persidangan, tetapi juga dapat memberi komen dalam kandungan persidangan itu sendiri, biasanya termasuk mengadakan persembahan atau panel dengan pembesar suara mereka sendiri dan bahan persidangan penjenamaan dengan logo mereka. Di sisi positifnya, penaja membayar anda di muka, yang memberi anda lebih banyak wang untuk bekerja seperti yang anda rancangkan. Penaja mungkin termasuk pemimpin industri tempatan atau dermawan, bergantung pada topik anda

Membina Kredit yang Baik Langkah 11
Membina Kredit yang Baik Langkah 11

Langkah 2. Tentukan harga tiket dan kaedah penjualan

Beberapa persidangan adalah percuma untuk peserta, dan yang lain mengenakan bayaran yang terlalu tinggi. Terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menetapkan harga tiket dan menentukan cara memulakan penjualan tiket:

  • Apakah yuran yang berkaitan dengan perancangan persidangan? Sekiranya ia adalah persidangan kecil, tempatan dengan sedikit atau tanpa bayaran, mungkin masuk akal untuk tidak mengenakan bayaran kepada orang yang hadir. Pilihan lain adalah membenarkan orang yang hadir untuk menghadiri secara percuma, sementara yang lain membayar sedikit untuk menampung kos persidangan.
  • Persidangan berbilang hari atau yang menyajikan makanan biasanya mengenakan yuran pendaftaran, yang boleh berubah dari $ 30 hingga beberapa ratus di Amerika Syarikat.
  • Banyak persidangan menggunakan skala gaji untuk orang yang berada dalam pelbagai tahap kerjaya mereka. Sebagai contoh, persidangan akademik biasanya mengenakan yuran yang lebih rendah untuk pelajar daripada fakulti, dan juga mengenakan yuran yang lebih rendah untuk anggota persatuan penaja daripada orang awam.
Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 4
Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 4

Langkah 3. Pilih tempat persidangan anda

Semasa mencari lokasi, ingatlah jumlah peserta, kemudahan lokasi, tempat letak kereta dan berdekatan dengan pengangkutan awam, lapangan terbang dan hotel. Matlamat anda untuk mencari tempat untuk mengadakan persidangan adalah menjadikannya semudah mungkin bagi para peserta untuk hadir.

Periksa sama ada bandar anda mempunyai pusat konvensyen atau hotel dengan bilik konvensyen. Untuk persidangan kecil, anda sering boleh menyewa gereja atau pusat komuniti tempatan

Buat Siri Konsert Manfaat Langkah 9
Buat Siri Konsert Manfaat Langkah 9

Langkah 4. Minta bantuan kakitangan tempat

Sekiranya anda telah memilih tempat yang terkenal dengan mengadakan persidangan, maka gunakan sumber yang tidak ternilai ini. Inilah yang dilakukan oleh kakitangan setiap hari dan semestinya dapat menjawab sebarang pertanyaan atau masalah dan memberi nasihat apabila diperlukan.

Beberapa tempat mempunyai perancang acara untuk kakitangan yang dapat menguruskan banyak butiran persidangan anda yang tinggal. Walaupun perancang mengenakan bayaran, mungkin berbaloi untuk mengelakkan ini menjadi pekerjaan sepenuh masa anda sendiri untuk beberapa minggu akan datang

Menangani Kekecewaan dalam Hubungan Langkah 1
Menangani Kekecewaan dalam Hubungan Langkah 1

Langkah 5. Tentukan menu

Semasa anda menganjurkan persidangan, anda perlu ingat bahawa para peserta tidak akan mahu duduk sepanjang hari tanpa makan makanan yang sedap, dan ramai yang tidak tahu apa yang ada di kawasan itu. Cari tahu sama ada anda akan menyewa perkhidmatan katering untuk membawa sarapan, makan tengah hari dan makanan ringan atau jika tempat persidangan yang anda pilih akan menyediakan perkhidmatan makanan.

Perlu diingat bahawa banyak orang mempunyai batasan makanan, alergi, dan pilihan yang boleh membuat perancangan makanan agak sukar. Sekiranya anda memilih katering yang berpengalaman, mereka dapat membuat pilihan untuk pilihan vegetarian, bebas kacang, bebas gluten, halal, atau pilihan makanan lain

Menang Pilihan Raya Tempatan Langkah 4
Menang Pilihan Raya Tempatan Langkah 4

Langkah 6. Bersikeras jalan keluar

Setelah anda melalui sebahagian besar penganjuran persidangan anda, jangan tinggalkan apa-apa dengan berjalan kaki bersama peserta yang lain ketika persidangan akan dimulakan.

Pergi ke tempat persidangan dan berjumpa dengan kakitangan sehari sebelumnya untuk memastikan bahawa semuanya ada di tempatnya dan menguruskan setiap butiran saat terakhir

Bahagian 3 dari 4: Merancang Kandungan Persidangan

Mulakan Bank Makanan Langkah 8
Mulakan Bank Makanan Langkah 8

Langkah 1. Rancang jadual

Anda sudah mengetahui tajuk persidangan dan mempunyai idea umum mengenai topik tersebut. Tetapi sekarang anda harus memutuskan bagaimana ia akan berlaku. Persidangan terdapat dalam pelbagai jenis, dan industri yang berbeza mengambil pendekatan yang berbeza. Sekiranya anda tidak pasti bagaimana untuk meneruskannya, pertimbangkan untuk mengikuti format persidangan biasa:

  • Mulakan dengan ucaptama atau alamat pembukaan. Ini biasanya pidato atau persembahan yang diberi nama besar dalam industri atau bidang - siapa sahaja yang menjadi penceramah paling terkenal yang anda boleh yakinkan untuk datang. Ucapan utama dapat berlangsung pada waktu petang, dan kemudian diakhiri dengan makan malam, atau boleh diadakan perkara pertama pada waktu pagi pada hari pertama persidangan.
  • Baki hari atau hari persidangan harus dibahagikan kepada sesi yang lebih pendek. Kandungan sebenar sesi biasanya ditentukan oleh siapa yang merancang untuk menghadiri (peserta akan mengemukakan cadangan), tetapi anda juga boleh merancang bengkel, tayangan filem, atau format lain yang anda tahu ingin anda sertakan. Bergantung pada berapa banyak orang yang menghadiri, anda boleh melakukan satu sesi dalam satu masa (yang disebut "pleno") atau anda boleh menjalankan beberapa sesi secara serentak (disebut "kumpulan breakout") sehingga peserta mempunyai pilihan untuk menghadiri apa.
  • Tamatkan persidangan dengan nada tinggi, dengan penceramah motivasi atau cabaran kepada penonton.
Belajar di Luar Negara Langkah 3
Belajar di Luar Negara Langkah 3

Langkah 2. Tentukan jenis sesi yang akan diadakan

Ini akan berbeza-beza bergantung pada piawaian industri, tetapi anda mungkin mempertimbangkan kuliah, persembahan dalam proses, bengkel, kemas kini dasar atau alamat terkini, sesi interaktif, atau presentasi poster terbuka.

  • Jenis sesi yang anda harapkan akan mempengaruhi bagaimana anda mempublikasikan persidangan, jadi tentukan lebih awal jenis kandungan apa yang paling bermakna bagi khalayak sasaran anda.
  • Sesi boleh berlangsung antara 45 minit hingga tiga jam setiap satu, bergantung pada jumlah persembahan dan kandungannya.
Cari Sekolah Lakonan Terbaik Langkah 5
Cari Sekolah Lakonan Terbaik Langkah 5

Langkah 3. Rancang sekiranya anda perlu memasukkan aktiviti lain

Memikirkan cara memasukkan acara penting lain ke dalam jadual persidangan anda sangat penting untuk acara yang berjaya.

  • Anda juga boleh menjadualkan waktu untuk perniagaan organisasi seperti mesyuarat perniagaan atau anugerah.
  • Anda boleh menyertakan makanan yang disediakan atau meminta peserta untuk membawa makanan dengan beg coklat (secara amnya, hanya memilih pilihan terakhir jika anda tidak mengenakan bayaran untuk hadir; jika tidak, orang akan menjangkakan yuran pendaftaran mereka akan meliputi sekurang-kurangnya satu makanan). Anda juga boleh berehat dan membiarkan para hadirin makan tengah hari di tempat berdekatan, jika tempat anda berada di bandar.
  • Tentukan sama ada peserta anda mungkin ingin jenis hiburan seperti lawatan ke kawasan tempatan, malam di kelab komedi, atau persembahan filem atau teater. Di beberapa bandar dan beberapa industri, ini dijangka, tetapi di bandar lain mungkin kelihatan tidak sesuai.

Bahagian 4 dari 4: Menerbitkan Persidangan

Iklankan Prasekolah Langkah 1
Iklankan Prasekolah Langkah 1

Langkah 1. Tentukan siapa yang akan mengambil bahagian

Terdapat banyak jenis persidangan, termasuk akademik, agama, dan industri, dan setiap jenis ini berbeza dalam jenis peserta. Anda harus yakin ada minat yang cukup untuk segmen yang anda sasarkan sebelum meneruskan perancangan.

Sekiranya anda hanya menyasarkan kumpulan kecil, seperti pekerja syarikat anda atau anggota gereja anda, anda tidak perlu mengambil banyak langkah untuk mempublikasikan persidangan tersebut. Satu atau dua e-mel mudah, bersama dengan sebutan dalam buletin dan / atau pada mesyuarat pentadbiran cukup untuk mempublikasikan persidangan

Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 3
Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 3

Langkah 2. Cari pemimpin industri untuk mengambil bahagian

Anda memerlukan tajuk utama atau pembicara utama untuk membantu meyakinkan orang lain dalam industri ini.

Setelah anda mendapat pengesahan bahawa nama besar di lapangan akan turut serta, anda boleh memasukkan maklumat ini dalam bahan persidangan anda, seperti panggilan anda untuk peserta

Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 2
Membangunkan Harta Tanah Komersial Langkah 2

Langkah 3. Buat laman web persidangan

Pada masa ini hampir mustahak untuk mempunyai kehadiran digital untuk persidangan yang berjaya. Cari URL yang tersedia yang merangkumi nama persidangan atau turunan logiknya, supaya mudah dicari. Sertakan semua maklumat penting mengenai persidangan di laman web, dan pastikan untuk menyenaraikan URL pada semua bahan cetak dan iklan yang berkaitan dengan persidangan.

  • Di laman web, pastikan untuk memasukkan tarikh, waktu, dan alamat tempat persidangan, dan nama-nama mana-mana penceramah terkemuka. Anda juga dapat memasukkan informasi tentang transportasi, penginapan, tempat menarik di daerah, dan Anda dapat melampirkan jadwal persidangan bila tersedia, jika diinginkan.
  • Anda juga boleh mengemas kini laman web dengan pautan untuk mendaftar apabila anda sudah bersedia untuk membuka pendaftaran.
Sentiasa berhubung dengan Gadis yang Anda Suka Langkah 7
Sentiasa berhubung dengan Gadis yang Anda Suka Langkah 7

Langkah 4. Iklan

Mulakan lebih awal (hingga setahun lebih awal) sehingga pembentang dapat mulai mengemukakan cadangan untuk idea sesi. Bergantung pada ukuran persidangan anda dan khalayak sasaran anda, pendekatan anda akan berbeza. Perlu diingat di mana ahli khalayak sasaran anda mendapatkan maklumat mereka mengenai industri atau kumpulan ini. Ini mungkin termasuk:

  • Media sosial, seperti halaman Facebook dan suapan Twitter organisasi penaja
  • Daftar kenalan dan senarai e-mel
  • Berdagang blog, majalah, buletin, atau jurnal
  • Poster, risalah, atau pengumuman lain yang dikirimkan kepada kumpulan, organisasi, atau perniagaan yang berkaitan
Bekerja di Toll Booth Langkah 1
Bekerja di Toll Booth Langkah 1

Langkah 5. Minta cadangan

Dalam bahan iklan anda, anda juga harus memasukkan "Panggilan untuk Peserta" atau "Panggilan untuk Cadangan" yang meminta individu atau kumpulan untuk mengemukakan kertas, panel, atau proposal bengkel.

Bergantung pada industri anda, anda boleh meminta panjang cadangan tertentu. Di akademik, persidangan yang lebih kecil biasanya meminta abstrak beberapa ratus perkataan; persidangan yang lebih besar meminta keseluruhan manuskrip

Langkah Papan 4
Langkah Papan 4

Langkah 6. Mula menerima pendaftaran

Adalah idea yang baik untuk mempunyai cara bagi peserta untuk mendaftar sebelum persidangan, bahkan beberapa bulan sebelumnya, untuk memberi anda idea tentang jumlah orang yang akan muncul.

  • Sediakan laman web pendaftaran yang dihubungkan ke laman web persidangan. Terdapat beberapa cara untuk melakukannya menggunakan perkhidmatan yang ada jika anda tidak mempunyai kemahiran teknikal untuk membuat sendiri. Sebagai contoh, anda boleh membayar yuran untuk menggunakan perkhidmatan RegOnline, sebuah syarikat yang menjadi tuan rumah pendaftaran dalam talian untuk acara, menyusunnya, dan menghantarnya kepada anda dengan cara yang mesra pengguna.
  • Anda juga boleh membenarkan peserta memanggil atau faks dalam pendaftaran mereka jika anda mempunyai cara untuk memproses pembayaran dengan kad kredit.
  • Sekiranya anda tidak mahu melakukan kaedah dalam talian atau telefon, buat borang pendaftaran dan muat naik ke laman web anda sebagai PDF, kemudian minta peserta mencetaknya dan mengisinya dan menghantarnya, bersama dengan cek, ke alamat perniagaan anda.
  • Untuk mendorong pendaftaran awal, tawarkan harga potongan untuk mereka yang mendaftar sebulan atau lebih di muka, bayaran yang sedikit lebih tinggi untuk menunggu untuk mendaftar pada bulan sebelum persidangan, dan bayaran yang sedikit lebih tinggi untuk pendaftaran di pintu.

Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube

Petua

  • Tanyakan kepada pembesar suara terlebih dahulu jika mereka memerlukan peralatan tambahan untuk persembahan mereka seperti podium, televisyen, skrin besar atau komputer.
  • Ketahui sama ada mana-mana peserta persidangan anda mempunyai keperluan diet khas semasa menyediakan menu.
  • Pertimbangkan tujuan persidangan semasa mengatur bilik dan sediakan tempat duduk atau tempat duduk jenis auditorium dengan meja untuk mencatat.
  • Semasa anda membandingkan harga tempat, tanyakan juga mengenai harga makanan, air, minuman, dan lain-lain. Ini boleh menjadi sangat mahal.

Disyorkan: