Sekiranya anda merupakan sebahagian daripada persidangan atau projek yang mempunyai masa yang terhad di mana anda mahu orang lain menyumbangkan karya mereka, anda perlu menjemput mereka untuk mengambil bahagian, dengan cara yang jelas dan menarik. Terutama untuk persidangan, geran dan projek akademik, "Panggilan untuk Penyertaan", juga dikenali sebagai "Panggilan untuk Kertas" atau "Permintaan untuk Cadangan" adalah salah satu format yang paling biasa untuk jemputan. Maklumat yang paling penting mengenai acara tersebut dan apa yang dicari adalah di bahagian pertama, diikuti dengan perincian lengkap tentang cara mengemukakan proposal, dengan tarikh akhir penyerahan.
Langkah-langkah
Langkah 1. Rancang penyumbang luar untuk program persidangan atau projek lain
Panggilan untuk penyertaan dalam banyak cara bertindak sebagai cetak biru. Dalam persidangan, panggilan tidak dapat dihantar tanpa mempunyai rancangan untuk jadual. Perancangan harus merangkumi definisi yang jelas mengenai jenis sesi yang akan ditawarkan, berapa lama, pada hari mana.
Langkah 2. Kenali penonton anda untuk jemputan
Mengenal pasti orang yang anda mahukan sumbangan juga penting dalam proses ini, dan membantu membimbing gaya penulisan. Anda boleh menyusun senarai kemungkinan, dari kategori umum (misalnya, penyelidik dalam psikologi positif) hingga spesifik (contohnya, orang tertentu yang anda mempunyai maklumat hubungannya).
Langkah 3. Pertimbangkan keperluan penyumbang berpotensi anda
Beri idea berdasarkan apa yang anda ketahui mengenai mereka yang akan anda jemput untuk menyumbang. Untuk membantu memotivasi mereka meluangkan waktu untuk mengemukakan proposal, mereka perlu melihat manfaat yang dapat mereka peroleh. Sebagai contoh, dalam akademik, persembahan dan penerbitan persidangan penting dalam membina kredibiliti dan sering diperlukan dalam keputusan penguasaan sehingga banyak cadangan datang dengan harapan dapat menambahkan kerja yang dilakukan pada CV.
Langkah 4. Gariskan draf pertama
Bahagian umum untuk Panggilan untuk Penyertaan merangkumi:
- Judul (termasuk "Panggilan untuk Penyertaan ke _"), dan lokasi dan tarikh acara utama, dan tarikh akhir penyerahan proposal, termasuk waktu. Ini memungkinkan orang untuk menilai dengan cepat apakah mereka dapat membuat komitmen terhadap acara tersebut dan waktu yang terlibat dalam mengemukakan proposal.
- Teks pengantar - disusun untuk menarik minat pembaca anda, merujuk kepada masalah yang mereka minati, dengan gambaran keseluruhan peristiwa atau projek - menetapkan harapan untuk apa yang dapat mereka aplikasikan.
- Penerangan mengenai jenis cadangan yang dicari - termasuk kandungan dan format. Untuk persidangan ini akan merangkumi perihalan format sesi dan apa yang diharapkan untuk masing-masing (misalnya, ceramah, demonstrasi, bengkel interaktif, poster), termasuk jangka masa yang diharapkan oleh penyampai untuk bekerja.
- Senarai semak langkah-langkah untuk mengemukakan proposal, termasuk senarai asas elemen yang diperlukan, termasuk jumlah kata per bahagian. Ini mesti merangkumi tarikh akhir (sekali lagi), pautan yang berkaitan dengan maklumat yang lebih terperinci dan borang penyerahan dalam talian.
- Kriteria penerimaan - melampaui asas-asas format cadangan, elemen apa yang diharapkan dicadangkan oleh cadangan terbaik. Ini bertindak sebagai panduan atau rubrik untuk penulis cadangan.
- Pautan yang berkaitan dengan Soalan Lazim, peristiwa lalu dan maklumat hubungan sekiranya seseorang mempunyai pertanyaan.
Langkah 5. Adakah draf disemak oleh orang lain sebelum menghantarnya
Sering kali, panggilan untuk penyertaan boleh mengelirukan atau disalahtafsirkan dengan mudah. Meminta seseorang yang biasa dengan projek dan khalayak untuk mengulang kaji akan meningkatkan kejelasan dan kualiti dari apa yang anda kirimkan, dan mengurangkan kemungkinan harus menyemak dan mengirimnya kembali.
Langkah 6. Kirimkannya di laman web anda
Tepat sebelum anda menghantar Panggilan untuk Penyertaan, ada baiknya anda memastikannya mudah didapati dalam talian
Langkah 7. Uji proses penyerahan
Pastikan anda dapat menyelesaikan langkah-langkahnya dan semua pautan dan borang yang relevan berfungsi seperti yang anda rancangkan.
Langkah 8. Buat pengenalan e-mel ke Panggilan
Sebelum orang membaca panggilan, sama ada melalui e-mel atau sebagai lampiran, anda memerlukan baris subjek yang baik dan membuka dalam e-mel untuk mendapatkan perhatian mereka. Sertakan maklumat tarikh seawal mungkin - ini membantu mereka membuat keputusan dengan lebih cepat sama ada e-mel adalah sesuatu yang ingin mereka lihat dengan lebih dekat. Minta juga agar mereka mengemukakannya kepada rakan sekerja yang sesuai.
Langkah 9. Kirimkannya kepada khalayak sasaran anda
Dalam sebarang mel massa, anda boleh mengharapkan beberapa "bounce back" dari alamat e-mel yang buruk dan auto-respon anti-spam. Tentukan berapa banyak masa yang anda mahu habiskan untuk mengkaji dan menangani perkara tersebut.
Langkah 10. Jadualkan kali kedua untuk mengirimnya semula, dan kemungkinan ketiga sekiranya penghantaran yang anda terima tidak mencukupi
Langkah 11. Mempunyai rancangan untuk mengkaji penyerahan dan kaedah untuk memberi respons kepada setiap pengirim
Petua
- Dalam menyekat masa untuk sesi pembentangan yang berbeza, kenali bahawa banyak penyampai yang berpengalaman mempunyai kecenderungan untuk menginginkan lebih banyak masa untuk membuat pembentangan, dan dapat menghabiskan peruntukan waktu mereka selama beberapa minit. Kerosakan antara pembentang harus direncanakan, yang memungkinkan ruang untuk membersihkan dan memungkinkan penyampai seterusnya menyiapkan dan memulakan tepat pada waktunya.
- Sekiranya anda mempunyai nama atau gabungan terkenal dalam projek ini, kadar respons anda boleh menjadi lebih tinggi jika jemputan datang dari mereka atau dengan nama mereka dilampirkan.
- Untuk memudahkan orang menyusun cadangan dan mengemukakannya, pertimbangkan untuk membuat templat yang boleh dimuat turun dengan bahagian yang perlu mereka lengkapkan, walaupun penyerahan semuanya akan dikendalikan melalui borang dalam talian. Ini sangat berguna bagi orang yang berkolaborasi dalam penulisan proposal, dan memungkinkan untuk mengedarkan draf sebelum mengemukakannya.
- Beberapa penyelidikan pasaran menunjukkan bahawa e-mel yang diterima pada awal pagi Selasa mempunyai kadar respons yang lebih tinggi daripada purata. Sekiranya anda mempunyai masa yang cukup, pertimbangkan khalayak anda dan padankan waktu anda menghantar Panggilan dengan waktu mereka kemungkinan besar akan membacanya dan mempertimbangkannya.