Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Isi kandungan:

Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)
Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)
Video: Full Cara Membuat Laporan Kemajuan Pekerjaan Mingguan (Progress Report) Proyek. 2024, Mac
Anonim

Laporan mingguan adalah umum di banyak lingkungan perniagaan dan runcit, serta untuk projek penyelidikan dan magang. Tulis laporan mingguan yang mantap agar pegawai atasan anda mempunyai idea yang jelas mengenai kemajuan yang anda capai.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 3: Menyusun Maklumat Anda

Tulis Laporan Mingguan Langkah 1
Tulis Laporan Mingguan Langkah 1

Langkah 1. Kenal pasti tujuan laporan anda

Walaupun anda mungkin diminta untuk menghantar laporan mingguan sebagai sebahagian daripada tugas pekerjaan anda, menjaga pekerjaan anda bukanlah tujuan untuk laporan itu sendiri. Menentukan mengapa majikan anda mahukan laporan mingguan akan membantu anda menentukan dengan tepat maklumat apa yang harus dimasukkan ke dalamnya, dan item mana yang paling penting.

  • Biasanya laporan anda seharusnya memperbaharui pengurus mengenai status projek anda atau membantunya membuat keputusan.
  • Contohnya, jika anda seorang pengurus kedai runcit, anda mungkin diminta untuk menghantar laporan mingguan yang merangkum penjualan anda selama seminggu. Majikan anda menggunakan laporan ini untuk menilai prestasi, titik harga, dan pesanan untuk kedai anda.
  • Sekiranya anda mengemukakan laporan mingguan untuk projek magang atau penyelidikan, tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada majikan atau instruktur anda berapa banyak kemajuan yang telah anda buat dan berkongsi sebarang kejayaan atau penemuan besar.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 2
Tulis Laporan Mingguan Langkah 2

Langkah 2. Tentukan siapa yang akan membaca laporan anda

Mengenal pasti khalayak anda sangat penting untuk merancang laporan anda. Tanpa mengetahui siapa yang akan membaca laporan anda (dan mengapa), anda tidak mempunyai cara untuk mengetahui maklumat mana yang paling penting.

  • Mengetahui khalayak anda juga membantu anda memahami cara menulis laporan anda dan jenis bahasa yang hendak digunakan. Sebagai contoh, anda akan menulis laporan yang sama sekali berbeza jika khalayak anda adalah kumpulan kanak-kanak berumur lima tahun daripada jika anda menulisnya untuk eksekutif syarikat besar.
  • Anda juga mendapat idea yang lebih baik mengenai apa yang sudah diketahui oleh penonton anda, dan apa yang anda perlukan untuk menerangkan dengan lebih mendalam atau memberikan sumber tambahan. Sebagai contoh, jika anda menulis laporan mingguan mengenai masalah undang-undang yang akan dibaca oleh sekumpulan peguam, tidak perlu memberikan ringkasan undang-undang yang mendalam. Walau bagaimanapun, ringkasan seperti itu mungkin diperlukan jika anda menulis mengenai masalah ini untuk eksekutif atau pentadbir tanpa latihan undang-undang.
  • Sekiranya laporan anda diperlukan bersamaan dengan magang, projek penyelidikan, atau aktiviti sekolah lain, ingatlah bahawa khalayak anda bukan profesor atau tenaga pengajar anda - walaupun anda mungkin menyerahkannya kepada mereka. Untuk mencari khalayak anda dalam konteks ini, fokus pada sifat projek anda dan disiplin anda secara keseluruhan.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 3
Tulis Laporan Mingguan Langkah 3

Langkah 3. Utamakan perkara utama laporan anda

Walaupun anda harus membuat laporan anda selengkap mungkin, kemungkinan audiens anda tidak akan membaca laporannya secara keseluruhan. Sebagai mengiktiraf perkara ini, anda perlu meletakkan maklumat yang paling penting, atau intinya, di awal laporan anda.

  • Sebagai contoh, jika tujuan laporan anda adalah untuk membandingkan dan membezakan tiga jenama peralatan yang berbeza dan mengesyorkan yang anda rasa paling sesuai untuk digunakan oleh syarikat, kesimpulan anda harus dibuat lebih awal. Kemudian anda boleh terus menerangkan mengapa.
  • Secara amnya, anda mahu halaman pertama laporan anda terdiri daripada ringkasan hasil, cadangan, atau kesimpulan. Gunakan selebihnya laporan untuk menggali lebih mendalam, dan pembaca akan melangkah lebih jauh sekiranya mereka merasakan keperluan atau ingin memperluas pemahaman mereka tentang penemuan anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 4
Tulis Laporan Mingguan Langkah 4

Langkah 4. Ketahui "nasib" khas laporan anda

Dalam kebanyakan kes, laporan mingguan diperlukan untuk alasan penyimpanan rekod, dan laporan tersebut akan difailkan dengan sewajarnya. Adalah tidak biasa untuk laporan mingguan dibaca sepanjang masa dalam kebanyakan konteks, dan anda tidak boleh mengharapkannya.

  • Namun, jangan gunakan ini sebagai alasan untuk memalsukan laporan anda atau menghidupkan karya yang tidak berkualiti. Laporan anda mestilah menggambarkan anda dan etika kerja anda. Laporan ceroboh mungkin akan diperhatikan, dan mengatakan "Saya tahu anda sebenarnya tidak akan membacanya" bukan alasan untuk produk kerja yang kurang bersemangat.
  • Walaupun anda mahu laporan secara keseluruhan berkualiti tinggi dan ditulis dengan baik, fokuskan terutama pada bahagian laporan yang kemungkinan besar dibaca oleh khalayak anda. Ini biasanya merupakan ringkasan eksekutif anda dan kesimpulan atau cadangan anda. Ini mesti sempurna.
  • Perlu diingat bahawa majikan anda tidak gagal membaca laporan anda kerana mereka tidak peduli, atau kerana tidak penting. Orang dalam jawatan pengurusan tinggi atau eksekutif sangat sibuk, dan mereka mahir mengumpulkan maklumat yang mereka perlukan untuk membuat keputusan dengan cekap. Mereka tidak akan membaca keseluruhan laporan kecuali mereka perlu - tetapi mereka akan menyimpannya sekiranya mereka mahu kembali dan melihatnya semula nanti.

Bahagian 2 dari 3: Memformat Laporan Anda

Tulis Laporan Mingguan Langkah 5
Tulis Laporan Mingguan Langkah 5

Langkah 1. Minta sampel

Banyak syarikat mempunyai format standard untuk laporan mingguan mereka, dan pengurus atau eksekutif mungkin terbiasa mendapatkan maklumat mereka dengan cara itu. Menggunakan format yang berbeza boleh menyebabkan kekecewaan dan kekeliruan.

  • Ini sangat penting dengan laporan penjualan. Pengurus menjadi terbiasa melihat laporan dan mengetahui di mana di mana angka atau maklumat tertentu akan berada. Sekiranya anda menggunakan format yang berbeza, laporan anda hampir tidak akan berguna bagi mereka kerana mereka harus benar-benar membacanya untuk mencari apa yang mereka perlukan.
  • Bercakap dengan pembantu pentadbiran dan ketahui apakah ada templat yang boleh anda gunakan untuk pemformatan, jadi anda tidak perlu membuatnya dari awal dalam aplikasi pemprosesan kata anda. Banyak syarikat mempunyai templat dokumen dengan tetapan yang betul, termasuk margin, jadual, gaya perenggan, dan fon.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 6
Tulis Laporan Mingguan Langkah 6

Langkah 2. Pertimbangkan kaedah penyampaian

Sekiranya anda mencetak dokumen kertas, atau menyerahkan dokumen secara digital sebagai lampiran, anda akan memformat laporan anda dengan cara yang berbeza daripada yang anda lakukan sekiranya hanya dimasukkan ke dalam isi e-mel.

  • Contohnya, jika anda menghantar laporan anda sebagai lampiran ke e-mel, anda harus memasukkan ringkasan eksekutif anda ke dalam badan e-mel anda. Dengan cara itu pembaca anda tidak perlu membuka lampiran untuk memahami inti laporan anda.
  • Sekiranya anda mengirimkan laporan kertas, kemungkinan besar anda perlu memasukkan surat lamaran atau halaman judul agar laporan anda dapat dikenali dan diajukan dengan tepat.
  • Terlepas dari bagaimana Anda mengirimkan laporan Anda, pastikan nama Anda disertakan di semua halaman, dan semua halaman diberi nombor dalam format "X of Y". Halaman dapat dipisahkan dengan mudah, dan orang harus dapat melihat sekilas apakah keseluruhan laporan ada, dan dari mana laporan itu berasal.
  • Anda boleh memasukkan maklumat yang diperlukan sebagai tajuk pada setiap halaman dengan mudah. Contohnya, tajuk anda mungkin membaca "Sally Sunshine Sales Report, Week 32, Page 3 of 7."
Tulis Laporan Mingguan Langkah 7
Tulis Laporan Mingguan Langkah 7

Langkah 3. Sertakan ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif adalah ringkasan ringkas keseluruhan laporan - biasanya hanya satu atau dua perenggan, dengan beberapa ayat untuk setiap bahagian laporan anda. Idea umum adalah bahawa seorang eksekutif dapat membaca ringkasan ini dan, asalkan sesuai dengan harapan asal mereka mengenai masalah ini, mereka dapat mengambil tindakan tanpa harus membaca lebih lanjut.

  • Untuk ringkasan eksekutif, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang senang dibaca. Elakkan jargon atau istilah seni yang memerlukan penjelasan apa pun, walaupun anda tahu penonton anda mahir dengan istilah tersebut.
  • Tulis ringkasan eksekutif terakhir, setelah anda menyelesaikan semua bahagian lain dalam laporan anda. Lagipun, anda tidak dapat meringkaskan sesuatu yang belum ditulis. Walaupun anda mempunyai garis besar terperinci dari mana anda merancang untuk menulis laporan anda, perkara boleh berubah semasa penulisan.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 8
Tulis Laporan Mingguan Langkah 8

Langkah 4. Susun perenggan dan bahagian anda

Setelah anda memahami format laporan anda akan disusun, buat garis besar bahagian laporan anda yang sesuai dengan tujuan laporan anda.

  • Periksa garis besar anda untuk memastikan ia mengalir secara logik dari satu bahagian ke bahagian yang lain, dan pastikan ia disesuaikan dengan khalayak tertentu yang telah anda kenal pasti untuk laporan anda.
  • Laporan anda biasanya akan merangkumi ringkasan eksekutif, pengenalan, kesimpulan dan cadangan, penemuan dan perbincangan, dan senarai rujukan. Anda mungkin menyertakan lampiran data yang relevan, serta daftar isi untuk laporan yang lebih panjang - tetapi laporan mingguan biasanya tidak akan panjang.
  • Setiap bahagian laporan anda berkaitan dengan satu topik. Dalam bahagian itu, setiap perenggan membincangkan satu idea. Contohnya, jika anda mempunyai bahagian dalam laporan penjualan mingguan anda yang bertajuk "Jenama Kanak-kanak Popular", anda mungkin mempunyai perenggan yang terpisah untuk setiap jenama. Sekiranya anda membahagikan pakaian anak lelaki dan perempuan, anda mungkin mempunyai bahagian (dengan tajuk kecil yang sesuai) untuk setiap jenama, maka satu perenggan membincangkan pakaian budak lelaki untuk jenama itu dan perenggan lain yang membincangkan pakaian gadis.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 9
Tulis Laporan Mingguan Langkah 9

Langkah 5. Buat halaman tajuk atau surat lamaran jika perlu

Laporan yang lebih pendek mungkin tidak memerlukan halaman judul yang berasingan, tetapi laporan yang lebih panjang harus mempunyai satu halaman yang mengidentifikasi anda sebagai penulis laporan dan menerangkan secara ringkas tujuannya.

  • Halaman judul berbeza dari ringkasan eksekutif, dan pada asasnya merangkumi maklumat yang diperlukan untuk tujuan pentadbiran sehingga laporan dapat difailkan dengan baik.
  • Majikan anda mungkin mempunyai sampul khusus yang diperlukan untuk laporan mingguan. Sekiranya demikian, pastikan anda menggunakan format yang tepat.
  • Sekurang-kurangnya, halaman tajuk anda harus merangkumi tajuk atau keterangan laporan anda (seperti "Laporan Jualan Mingguan"), nama anda dan nama penyumbang lain untuk laporan tersebut, nama syarikat anda, dan tarikh anda selesai atau menyerahkan laporan.

Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Bahasa yang Hebat

Tulis Laporan Mingguan Langkah 10
Tulis Laporan Mingguan Langkah 10

Langkah 1. Buat tajuk dan tajuk utama yang berkesan

Tajuk dan tajuk utama anda membolehkan pembaca mencari bahagian tertentu dari laporan anda yang menarik minat mereka atau yang ingin mereka baca untuk mendapatkan lebih banyak maklumat latar belakang mengenai kesimpulan atau cadangan anda.

  • Pastikan tajuk dan tajuk utama anda menerangkan kandungan di bahagian atau subseksyen itu secara langsung dan tepat.
  • Contohnya, jika anda menyusun laporan penjualan mingguan, anda boleh memasukkan bahagian mengenai "Trend Pakaian Wanita," "Trend Pakaian Lelaki," dan "Jenama Kanak-kanak Popular." Dalam bahagian tersebut, anda mungkin mempunyai tajuk utama untuk menyoroti trend tertentu atau jenama popular.
  • Gunakan pembinaan tatabahasa yang sama untuk semua tajuk supaya laporan anda logik dan konsisten. Sebagai contoh, jika tajuk pertama anda adalah "Menetapkan Pijakan dalam Pakaian Lelaki", maka tajuk kedua anda adalah "Memimpin Pakej Pakaian Wanita" - bukan seperti "Angka Jualan Wanita".
Tulis Laporan Mingguan Langkah 11
Tulis Laporan Mingguan Langkah 11

Langkah 2. Tulis dalam ayat yang jelas dan mudah

Penulisan yang rapi dengan ayat yang disusun mengikut urutan "subjek-kata kerja-objek" standard menunjukkan kejelasan pemikiran dan keyakinan terhadap cadangan atau kesimpulan anda.

  • Setelah menyusun laporan anda, lakukan pembacaan dan singkirkan semua bahasa yang tidak perlu. Cari tindakan setiap ayat dan letakkan pelaku tindakan itu di sebelah kata kerja. Fikirkan setiap kalimat sebagai mengatakan "siapa yang melakukan apa."
  • Padamkan kelebihan dan frasa pembersihan tekak seperti "penggunaan," "untuk tujuan," atau "untuk."
  • Anda mungkin menganggap gaya penulisan ini kelihatan membosankan, tetapi intinya laporan mingguan anda tidak menghiburkan. Gaya ini dengan berkesan akan menyampaikan pandangan anda dan menyampaikan maklumat tersebut kepada pembaca anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 12
Tulis Laporan Mingguan Langkah 12

Langkah 3. Pastikan objektif penulisan anda dan tidak berat sebelah

Walaupun anda mungkin membuat cadangan, cadangan tersebut harus berdasarkan bukti fakta - bukan pendapat atau perasaan. Pujuk pembaca anda dengan fakta yang kukuh dan tulisan yang jelas.

  • Elakkan kata sifat dan kata dan frasa lain yang mempunyai konotasi positif atau negatif. Sebaliknya, fokus pada alasan fakta.
  • Sebagai contoh, andaikan dalam laporan penjualan mingguan anda mengesyorkan promosi untuk salah satu rakan jualan anda. Sokong cadangan itu dengan fakta yang menunjukkan bahawa kelayakan pekerja daripada perincian subjektif atau menarik minat emosi. "Sally secara konsisten mempunyai penjualan tertinggi di kedai kami, walaupun hanya bekerja 15 jam seminggu" lebih baik daripada "Sally adalah orang yang paling baik untuk kakitangan saya dan selalu berusaha lebih jauh, walaupun dia harus menghadkan waktu kerjanya untuk mengurus ibunya yang sakit."
Tulis Laporan Mingguan Langkah 13
Tulis Laporan Mingguan Langkah 13

Langkah 4. Gunakan kata kerja yang kuat

Semasa anda menulis dengan suara aktif, anda mempunyai satu perkataan yang memberitahu pembaca anda tindakan apa yang berlaku dalam ayat - kata kerja. Gunakan kata kerja pendek dan kuat yang menggambarkan dengan jelas tindakan yang berlaku.

  • Kata kerja kegemaran yang sederhana. Sebagai contoh, "penggunaan" lebih baik daripada "memanfaatkan."
  • Kata kerja yang menerangkan proses pemikiran - berfikir, tahu, faham, percaya - kadang-kadang perlu, tetapi umumnya kurang kuat daripada kata kerja yang menggambarkan tindakan. Anda mungkin perlu menggali pernyataan anda dan membongkarnya agar dapat ditindaklanjuti. Sebagai contoh, andaikan anda menulis "Saya yakin penjualan kami akan meningkat dalam beberapa bulan akan datang." Bongkar pernyataan itu dan cari tahu mengapa anda mempercayainya. Kemudian anda boleh menulis ayat yang dapat ditindaklanjuti seperti "Menurut sejarah, penjualan meningkat pada musim cuti. Saya meramalkan penjualan akan meningkat pada bulan November dan Disember."
  • Untuk memastikan penulisan anda berorientasikan tindakan, baca laporan anda dan cuba hapuskan preposisi dan gantikan kata-kata dengan kata kerja yang lebih kuat. Sebagai contoh, "konsensus pendapat" boleh jadi "kata sepakat", dan jika seseorang "memberikan perlindungan", lebih kuat untuk mengatakan bahawa mereka "melindungi."
Tulis Laporan Mingguan Langkah 14
Tulis Laporan Mingguan Langkah 14

Langkah 5. Elakkan suara pasif

Semasa anda menulis dengan suara pasif, anda menekankan pelaku tindakan dan menekankan objek tindakan itu. Dalam beberapa keadaan, ini diperlukan untuk alasan politik atau diplomatik, tetapi selalunya ia menjadikan tulisan yang berlumpur dan membingungkan.

  • Suara aktif memberi penghargaan kepada mereka yang menyelesaikan tindakan dan menunjukkan kepada pembaca laporan yang bertanggungjawab untuk tindakan tersebut. Untuk memahami mengapa ini penting, bayangkan anda membaca artikel mengenai api yang merosakkan yang bertuliskan "Nasib baik, semua kanak-kanak diselamatkan." Identifikasi orang (atau orang) yang menyelamatkan anak-anak itu adalah penting. Sekiranya ayat itu berbunyi "Pendeta tempatan John Goodlace memasuki rumah anak yatim itu selusin kali dan menyelamatkan semua anak-anak," anda sekarang tahu siapa yang layak mendapat pujian kerana menjadi pahlawan dalam keadaan seperti itu.
  • Suara aktif juga penting untuk mengambil alih tindakan yang mungkin membawa kesan negatif. Sekiranya anda menulis "Kesalahan telah dibuat" dalam laporan anda, majikan anda ingin mengetahui siapa yang melakukan kesalahan tersebut sehingga mereka dapat disiplin dengan tepat. Sekiranya anda melakukan kesilapan, mengambil alih kesalahan tersebut dan mengakui tanggungjawab akan banyak berlaku.
  • Untuk mencari dan menghilangkan suara pasif dalam tulisan anda, cari kata kerja "menjadi". Apabila anda menjumpainya, kenal pasti tindakan dalam ayat, cari tahu siapa yang melakukan tindakan itu, dan letakkan mereka di depan dan tengah.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 15
Tulis Laporan Mingguan Langkah 15

Langkah 6. Sampaikan data dengan elemen visual

Carta dan grafik jauh lebih mudah dibaca dan diikuti daripada perenggan yang memberikan maklumat yang sama - terutamanya jika maklumat yang anda perlu sampaikan adalah berat.

  • Pilih elemen visual yang betul untuk menyampaikan maklumat kepada pembaca anda dengan cara yang bermanfaat bagi mereka dan mencerminkan tujuan laporan anda.
  • Sebagai contoh, anda mungkin memilih grafik garis untuk menunjukkan trend kenaikan penjualan mantel bulu. Pembentangan ini akan lebih berkesan untuk menunjukkan kenaikan daripada jadual dengan jumlah penjualan mantel bulu pada setiap bulan, kerana jadual tersebut memerlukan pembaca untuk melihat semua angka, membandingkannya antara satu sama lain, dan menyedari bahawa jumlahnya meningkat. Semua itu dapat dilakukan dengan pandangan ringkas pada graf garis.
  • Perlu diingat bahawa mata tertuju pada elemen visual. Pastikan mereka kemas dan bersih, dan diletakkan dengan baik di halaman. Sertakan elemen visual hanya jika elemen tersebut penting bagi cadangan atau kesimpulan anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 16
Tulis Laporan Mingguan Langkah 16

Langkah 7. Hilangkan jargon

Setiap industri atau disiplin akademik mempunyai istilah tertentu yang nampaknya tidak dapat dihindari, serta kata kunci yang menjadi trend berdasarkan buku atau artikel yang popular. Walaupun kadang-kadang mereka berguna, biasanya mereka tidak memberikan nilai dan gagal menyampaikan mesej anda dengan berkesan.

  • Mungkin berguna untuk menulis senarai kata kunci industri biasa supaya anda tidak menggunakannya terlalu banyak dalam laporan anda. Apabila laporan anda selesai, anda boleh mencari dokumen tersebut dengan kata-kata dan menggantinya jika perlu.
  • Perlu diingat bahawa untuk pembaca anda, penggunaan kata kunci bergaya yang berlebihan tidak menunjukkan bahawa anda "tahu" tentang bidang tertentu anda - sebenarnya, sebaliknya. Eksekutif dan pengurus biasanya lebih tua dan telah melihat ratusan kata kunci ini datang dan pergi. Gunakan mereka terlalu kerap dan mereka akan menganggap bahawa anda malas, tidak benar-benar tahu apa yang anda bicarakan, atau hanya berusaha menarik perhatian mereka.
  • Anda juga ingin mengelakkan penggunaan istilah yang terlalu rumit. Sebagai contoh, hanya kerana anda menulis laporan yang meringkaskan masalah undang-undang tidak bermaksud anda perlu membuat laporan itu dengan jumlah legal.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 17
Tulis Laporan Mingguan Langkah 17

Langkah 8. Proofread dengan teliti

Sekiranya laporan anda penuh dengan kesalahan ketik dan kesalahan tatabahasa, laporan itu akan mengganggu pembaca anda dan tidak memberi perhatian buruk kepada anda. Rangka laporan anda dengan baik sebelum dilengkapkan sehingga anda mempunyai banyak masa untuk memastikan laporannya betul.

  • Jalankan tatabahasa dan ejaan pada aplikasi pemprosesan kata anda, tetapi jangan bergantung sepenuhnya kepadanya. Program-program ini akan kehilangan banyak kesalahan, terutamanya kesalahan ketik yang mengakibatkan kesalahan homofonik (seperti menaip "dengar" apabila anda bermaksud "di sini").
  • Proofreading laporan anda ke belakang adalah cara yang baik untuk memastikan anda tidak mengabaikan kesilapan. Terutama jika anda sudah biasa dengan apa yang ingin anda tulis, anda akan meluncurkan kesalahan masa lalu seperti kata-kata yang dihilangkan kerana otak anda akan mengisinya secara automatik. Ini tidak akan berlaku jika anda mundur.
  • Membaca laporan anda dengan kuat adalah kaedah lain yang baik untuk mengatasi kesilapan dan mengedit gaya. Sekiranya anda tersandung ketika membaca ayat atau perenggan tertentu, kemungkinan bahagian laporan anda sukar dibaca - penonton anda juga akan tersandung secara mental. Selesaikan bahagian yang sukar supaya mereka mengalir dengan lebih baik.

Disyorkan: