Pengurus projek yang baik boleh menjadi perbezaan antara projek yang berjaya dan yang gagal. Mereka perlu mempunyai akal sehat, kemahiran organisasi, dan kemahiran orang untuk dapat menangani projek yang kompleks. Sekiranya anda baru sahaja menjadi pengurus projek, ada beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk memastikan persekitaran kerja yang positif dan hasil yang berjaya.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Memimpin Pasukan Projek Ke Arah Matlamat
Langkah 1. Kenal pasti dan sampaikan matlamat
Dengan projek yang lebih besar, akan ada banyak langkah yang lebih kecil. Tidak kira berapa banyak orang atau langkah yang terlibat, pastikan anda tetap fokus pada hasil akhir. Keupayaan untuk memerhatikan hadiah adalah ciri pengurus projek yang berjaya.
- Dengan memusatkan perhatian pada gambaran besar, anda memastikan pasukan anda tetap fokus pada matlamat bersama, dan bukannya keinginan atau minat individu. Sebagai contoh, jika tujuannya adalah membuka lokasi runcit baru di pusat bandar, pasukan boleh terus fokus. Sekiranya ahli pasukan menunjukkan bahawa mereka benar-benar berminat dengan siri munculan di pusat membeli-belah, anda boleh terus mengikuti perkembangan pasukan dengan mengingatkan orang bahawa anda telah mencapai matlamat yang jelas.
- Jelaskan matlamat. Berkomunikasi secara lisan (seperti dalam mesyuarat) dan bertulis (seperti dalam e-mel atau memo). Dengan cara ini, ahli pasukan sentiasa dapat melihat kembali tujuan yang dinyatakan untuk dijadikan rujukan.
Langkah 2. Utamakan tugas penting
Setiap projek mempunyai perkara-perkara tertentu yang paling penting atau paling berkesan untuk berjaya. Lakukan perkara-perkara ini terlebih dahulu. Sekiranya anda tidak mengutamakan bahagian yang paling penting dalam projek ini, anda boleh tersekat dengan perincian kecil atau gangguan.
- Sebagai pengurus projek, tugas anda mungkin melibatkan memeriksa kemajuan anggota pasukan atau menindaklanjuti mesyuarat. Ingat bahawa pasukan anda mungkin menunggu anda untuk menyetujui keputusan tertentu atau menandatangani beberapa perkara sebelum mereka dapat maju.
- Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menyelesaikan semua tugas penting terlebih dahulu setiap pagi. Jangan beralih ke sisa hari kerja anda sehingga selesai.
- Anda mungkin perlu mematikan pemberitahuan e-mel atau telefon anda agar tidak terganggu oleh amaran luaran.
- Setelah selesai dengan item keutamaan tinggi, berehat sebentar dan beralih ke perkara yang lebih rendah dalam senarai anda.
Langkah 3. Memaksimumkan kecekapan
Sebagai pengurus projek, adalah tanggungjawab anda untuk mengawasi semua bahagian yang bergerak. Sekiranya ada sesuatu yang anda lihat sebagai rintangan atau kelajuan yang berpotensi, ambil langkah untuk mengatasinya sebelum memperlahankan keseluruhan projek.
- Ingat bahawa "jahitan dalam masa menjimatkan sembilan." Contohnya, jika sistem komputer anda belum dikemas kini, mungkin akan menggoda sistem ini agar tetap berfungsi seperti sedia kala. Mengemas kini sistem dan melatih pekerja mengenai teknologi baru mungkin memerlukan masa dan memperlahankan keadaan pada mulanya. Walau bagaimanapun, masa peralihan yang dihabiskan mungkin akan dihabiskan dengan baik apabila ia benar-benar menjadikan pejabat lebih cekap dan produktif setelah dilaksanakan.
- Tanya ahli pasukan anda jika ada perkara yang anda tidak perhatikan yang dapat meningkatkan kecekapan.
Langkah 4. Berkomunikasi rancangan dengan berkesan
Menjadi pengurus adalah mengenai komunikasi. Setiap langkah, pastikan bahawa orang-orang dalam pasukan anda memahami apa yang diharapkan daripada mereka, dan apakah garis masa.
- Gunakan pelbagai kaedah untuk komunikasi. Bercakap dengan orang secara langsung, gunakan papan buletin, hantar e-mel individu dan kumpulan.
- Sentiasa berusaha untuk memahami dan juga untuk difahami. Ini bermaksud bahawa anda perlu bertanya dan mendengar, yang merupakan aspek penting dalam komunikasi yang berkesan.
Bahagian 2 dari 3: Menunjukkan Kepimpinan Projek
Langkah 1. Jadilah ekstrovert
Ini mungkin sukar jika anda tidak secara ekstrovert. Walau bagaimanapun, mengurus orang dan projek memerlukan anda dapat berkomunikasi dan membuat orang merasa terlibat dalam projek tersebut. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menunjukkan penghargaan anda terhadap mereka dan sumbangan mereka. Anda boleh melakukannya dengan:
- Senyum dan membuat hubungan mata dengan orang yang anda bekerjasama
- Meminta ahli pasukan bagaimana tugas mereka dan bagaimana anda dapat membantu
- Menciptakan peluang untuk perbincangan dan penyelesaian masalah kumpulan
- Muncul boleh diakses. Jangan menghabiskan seharian terkunci di dalam pejabat anda sehingga tidak kelihatan.
Langkah 2. Menunjukkan keberanian peribadi
Projek besar boleh menakutkan malah pengurus projek yang paling berpengalaman. Pastikan anda "memimpin dari depan." Ini bermaksud meletakkan diri anda dalam posisi untuk mengambil risiko, membuat kesilapan, dan mencari keputusan.
- Tunjukkan bahawa anda bersemangat dan komited terhadap pekerjaan anda.
- Sekiranya anda selalu meminta orang lain untuk berjaga-jaga dan mengambil risiko peribadi, mereka mungkin kehilangan kepercayaan kepada anda sebagai pemimpin.
- Ingat bahawa tidak apa-apa untuk mengacau. Sekiranya anda membuat kesilapan atau keputusan yang buruk, beritahu orang lain bahawa anda bertanggungjawab, dan minta maaf jika sesuai.
Langkah 3. Menunjukkan karisma
Ramai orang berpendapat bahawa karisma adalah sesuatu yang dilahirkan oleh orang, bukan sesuatu yang dapat dipelajari. Namun, ada banyak cara untuk memupuk dan menunjukkan karisma. Orang tertarik kepada pemimpin yang berkarisma dan biasanya merasa senang untuk bekerja.
- Tunjukkan emosi anda. Orang yang berkarisma memberi tahu orang lain ketika mereka senang, kecewa, gembira, atau gugup. Anda mungkin fikir anda perlu menyembunyikan perasaan anda untuk tampil profesional. Namun, ada medium gembira yang orang karismatik tahu cara menyerang.
- Tunjukkan minat anda kepada orang lain dan juga perkara yang menarik bagi anda. Jangan takut untuk menceritakan kisah menarik tentang diri anda sekiranya ia dapat membantu orang terlibat dengan anda.
- Tunjukkan kepintaran anda. Jangan cuba menyembunyikan kecerdasan atau kemahiran anda sendiri. Mereka adalah sebahagian daripada apa yang membawa anda ke tempat anda berada.
- Berorientasikan perincian semasa berurusan dengan orang lain. Perhatikan perkara kecil mengenai interaksi anda, seperti bahasa badan, ekspresi wajah dan bahasa.
Langkah 4. Bersikap optimis
Orang lain dalam pasukan anda mungkin kehilangan kepercayaan pada projek itu pada masa yang sama. Mereka mungkin merasa terharu atau tidak yakin dengan hasil akhirnya. Sebagai pengurus, pertahankan sikap optimis agar semua orang tahu bahawa anda yakin dapat mencapai matlamat akhir.
- Gunakan sikap "boleh lakukan". Sekiranya seseorang dalam pasukan anda mencerca, masuklah untuk menyokong usaha mereka.
- Bersedia untuk membuat penyesuaian pada rancangan jika keadaan nampaknya tidak berjalan lancar.
Langkah 5. Mempunyai semangat kerja berpasukan yang kuat
Sebagai pengurus projek, anda mesti menghargai nilai pasukan. Walaupun semua orang yang terlibat bekerja secara berasingan dalam aspek yang berbeza dari projek ini, adalah tanggungjawab anda untuk memastikan orang memahami bagaimana bahagian-bahagian itu sesuai dan saling bergantung antara satu sama lain.
- Anda boleh mengadakan mesyuarat projek atau berkumpul untuk membantu ahli pasukan melihat bagaimana kerja mereka sesuai dan mengenali orang lain dalam pasukan.
- Ingat bahawa setiap peranan itu penting. Jangan memperlakukan beberapa ahli pasukan seolah-olah sumbangan mereka lebih penting daripada yang lain.
Langkah 6. Perwakilan
Anda tidak boleh melakukannya sendirian Anda mungkin mempunyai banyak kemahiran yang membawa anda ke tahap sebagai pengurus projek; namun, anda perlu memastikan bahawa pasukan anda yang lain juga mempunyai tanggungjawab yang besar.
- Tugaskan tugas berdasarkan kekuatan orang. Tidak ada alasan untuk memberi pekerjaan kepada orang-orang yang mereka tidak bersedia.
- Sekiranya anda tidak yakin dengan kemampuan seseorang untuk menjalankan peranan, beri mereka teman atau pasukan. Periksa mereka secara berkala untuk melihat bagaimana keadaan mereka.
Langkah 7. Berhati-hatilah untuk tidak "micromanage" ahli pasukan
Ini menyekat kreativiti dan motivasi yang lebih baik. Ikuti perkembangan pelbagai fungsi projek pada selang masa yang munasabah dan biarkan kebebasan anggota pasukan bekerja secara produktif.
Bahagian 3 dari 3: Menguruskan Risiko dan Masalah untuk Projek
Langkah 1. Kenal pasti risiko yang berpotensi
Setiap projek mempunyai beberapa risiko yang berkaitan dengannya. Ini mungkin risiko kewangan bagi syarikat, atau jenis risiko lain. Di awal projek, buat senarai perkara yang nampaknya berisiko dan simpan senarai itu dengan mudah.
- Risiko mungkin sangat konkrit, seperti, "Kami membayar ruang kerja yang lebih besar, tetapi kami mungkin tidak mendapat pesanan yang cukup untuk membuatnya bernilai kenaikan sewa."
- Risiko mungkin juga berkaitan dengan personel, seperti, "Kami mengupah ketua jabatan baru, tetapi dia sangat muda dan tidak berpengalaman dalam bidang ini."
- Mungkin ada risiko peribadi bagi anda, seperti, "Jika saya tidak memenuhi kuota yang ditetapkan oleh dewan, saya akan kehilangan kedudukan saya."
Langkah 2. Lakukan analisis risiko, jika perlu
Beberapa projek atau syarikat akan memerlukan analisis risiko sebelum projek dimulakan. Ini boleh menjadi alat yang baik untuk membantu anda sebagai pengurus mengetahui risiko mana yang wajar diambil dan bagaimana risiko dapat dielakkan atau dikurangkan.
Anda mungkin dapat melakukan analisis risiko sendiri, atau mungkin ada seseorang di syarikat anda yang tugasnya melakukan itu
Langkah 3. Menilai risiko secara berterusan
Senang membuat senarai risiko di awal projek. Namun, ketika projek ini berkembang, risikonya mungkin akan berubah. Yang baru akan muncul dan yang lain boleh larut. Jaga mata anda untuk menghadapi risiko yang berpotensi setiap saat.
- Anda boleh menambahkan risiko baru pada senarai asal anda dan menyingkirkan risiko yang sudah tidak ada lagi.
- Tanyakan kepada ahli pasukan anda jika mereka telah melihat sesuatu yang mungkin menimbulkan risiko baru.
Langkah 4. Bersedia untuk yang tidak diketahui
Tidak kira berapa banyak yang anda cuba rancangkan, akan selalu ada kejutan dan perkara yang tidak dapat anda persiapkan. Walau bagaimanapun, anda boleh melakukan yang terbaik untuk memastikan bahawa anda akan bersedia untuk bola lengkung, sekiranya seseorang berjaya.
- Contohnya, pastikan ada wang tambahan dalam sebarang anggaran untuk kemungkinan. Anda mungkin menghadapi kos yang tidak dijangka dan anda mahu dapat menanggungnya dengan mudah.
- Pastikan anda mempunyai kakitangan yang mencukupi. Sekiranya seseorang jatuh sakit atau terpaksa meninggalkan projek, anda tidak mahu merasa kekurangan kakitangan.
- Sandarkan semua fail dan maklumat yang berkaitan.
- Jalankan rancangan oleh pengurusan atasan untuk memastikan tidak ada perkara yang anda abaikan atau faktor penting yang tidak anda ketahui.
Langkah 5. Menangani risiko secepat mungkin
Setelah anda mengenal pasti risiko, ambil tindakan. Anda mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah sepenuhnya atau membuat risiko hilang, tetapi anda mungkin dapat mencari jalan untuk meminimumkan risiko atau mengurangkan apa sahaja kejatuhan yang mungkin berlaku.
- Sekiranya anda menyedari bahawa seseorang dalam pasukan anda adalah tanggungjawab atas sebab apa pun, awasi mereka dan pastikan mereka mempunyai sokongan dan pengawasan yang mereka perlukan untuk menimbulkan risiko yang mungkin sedikit terhadap projek ini.
- Sekiranya projek itu berisiko kerana skop dan garis masa, minta perpanjangan atau berbincang dengan pihak atasan mengenai tujuan yang lebih realistik.
- Sekiranya terdapat risiko keselamatan diri orang lain, segera hubungi mereka. Tidak ada yang harus bekerja dalam keadaan yang membahayakan kesihatan fizikal dan mental mereka.
