Kaedah Terbaik untuk Menulis Pelan Kontinjensi

Isi kandungan:

Kaedah Terbaik untuk Menulis Pelan Kontinjensi
Kaedah Terbaik untuk Menulis Pelan Kontinjensi

Video: Kaedah Terbaik untuk Menulis Pelan Kontinjensi

Video: Kaedah Terbaik untuk Menulis Pelan Kontinjensi
Video: 4 MENIT, 3 CARA, 1 KEPUTUSAN UNTUK MENGUBAH MASA DEPAN | Motivasi Merry | Merry Riana 2024, Mac
Anonim

Organisasi membuat rancangan luar jangka, kadang-kadang disebut "Rencana B", untuk mempersiapkan sesuatu yang buruk yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk berfungsi. Membangunkan rancangan luar jangka yang berkesan adalah mustahak bagi mana-mana organisasi. Banyak perkara boleh membahayakan organisasi, dari bencana teknikal (seperti pelanggaran data) hingga yang semula jadi (seperti banjir). Menulis rancangan luar jangka menyediakan organisasi untuk kemungkinan tersebut.

Langkah-langkah

Contoh Pelan Kontingensi

Image
Image

Contoh Pelan Kontingensi untuk Kebakaran

Image
Image

Contoh Pelan Kontingensi untuk Ancaman

Image
Image

Contoh Pelan Kontingensi untuk Pemulihan Data

Bahagian 1 dari 3: Menilai Risiko

Tulis Pelan Kontingensi Langkah 1
Tulis Pelan Kontingensi Langkah 1

Langkah 1. Bersedia untuk menulis rancangan luar jangka anda

Tujuan utamanya ialah memastikan anda dapat mengekalkan operasi organisasi anda sekiranya bencana itu berlaku.

  • Adalah idea yang baik untuk mempunyai polisi formal yang menjelaskan perlunya rancangan luar jangka.
  • Rancangannya mestilah ringkas secara keseluruhan. Bahasa dan petunjuk di dalamnya harus difahami oleh khalayak masa depan. Anda tidak pernah tahu siapa yang perlu melaksanakannya.
  • Cari tahu pencetus tertentu yang memerlukan anda menggunakan rancangan luar jangka anda. Tentukan bagaimana anda akan mengukur kejayaan sehingga anda dapat kembali ke operasi normal. Kenal pasti semua operasi yang penting untuk perniagaan anda berterusan.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 2
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 2

Langkah 2. Pastikan rancangan menjawab tiga soalan utama rancangan luar jangka

Memastikan rancangan anda menangani setiap tiga soalan ini akan membantu anda memastikan anda tidak terlepas apa-apa.

  • Apa yang boleh berlaku?
  • Apa yang akan kita lakukan sebagai tindak balas?
  • Apa yang boleh kita lakukan terlebih dahulu untuk membuat persediaan?
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 3
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 3

Langkah 3. Ketahui risiko yang paling mungkin berlaku untuk organisasi khusus anda

Menentukan potensi risiko adalah salah satu aspek terpenting dalam rancangan luar jangka. Ini tidak akan menjadi satu proses yang sesuai untuk semua. Anda perlu menentukan risiko yang unik bagi organisasi. Terdapat banyak risiko yang mungkin dihadapi oleh perniagaan.

  • Bencana alam, seperti banjir, taufan dan kemarau mungkin memerlukan rancangan luar jangka. Kemungkinan risiko lain termasuk krisis, kemalangan di tempat kerja, masalah personel (seperti kematian pemimpin atau mogok), kehilangan data, salah urus, dan masalah produk (seperti penarikan balik).
  • Anda harus memberi tumpuan kepada bidang termasuk pengurusan, komunikasi, sumber kewangan, koordinasi, logistik dan tindak balas teknikal.
  • Bencana teknikal boleh merangkumi komponen organisasi anda yang berurusan dengan infrastruktur komunikasi. Anda ingin mempertimbangkan kemungkinan kehilangan data atau pelanggan.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 4
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 4

Langkah 4. Utamakan risiko

Peringkat risiko berdasarkan kebarangkalian ia akan berlaku. Semua risiko tidak dibuat sama, dan kebanyakan rancangan darurat tidak dapat menangani secara mendalam setiap potensi risiko. Anda perlu mengetahui yang mana yang paling mungkin dan yang paling mempengaruhi syarikat.

  • Fokus pada peristiwa yang paling kritikal. Anda harus menyenaraikan setiap peristiwa yang mungkin mempengaruhi operasi, tetapi kemudian memberi peringkat 1 hingga 10. Apakah kesan setiap peristiwa itu? Sebagai contoh, api kecil yang diasingkan pada satu mesin mungkin akan lebih rendah daripada keseluruhan tanaman yang terbakar, misalnya.
  • Kemudian, buat peringkat untuk seberapa kerap risiko mungkin berlaku. Sebagai contoh, anda boleh memperolehnya 10 jika ia berlaku sebulan sekali dan 1 jika ia berlaku sekali dalam 100 tahun. Kemudian, kalikan dua skor, untuk kemungkinan dan kesan, untuk mendapatkan skor keseluruhan.
  • Kerjakan skor tertinggi terlebih dahulu. Datang dengan potongan. Anda mungkin melihat item skor rendah dan mengembangkan proses umum. Kawasan yang penting untuk kelangsungan organisasi biasanya diletakkan di puncak, seperti mengekalkan aliran tunai, bahagian pasaran, dan sokongan kakitangan.

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 2

Apakah risiko yang mungkin dihadapi oleh perniagaan?

Teguran

Tutup! Memang benar bahawa perniagaan perlu mempertimbangkan risiko kakitangan seperti mogok. Tentukan risiko unik organisasi anda dengan memeriksa bidang seperti pengurusan, komunikasi dan kewangan. Walau bagaimanapun, terdapat risiko lain selain serangan yang perlu dipertimbangkan. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Kehilangan data

Cuba lagi! Kehilangan data adalah risiko besar bagi banyak perniagaan yang bergantung pada komputer. Ini bukan sahaja berpotensi mempengaruhi organisasi anda tetapi juga pelanggan anda. Namun, terdapat banyak risiko lain yang dihadapi oleh perniagaan yang mendapat manfaat daripada rancangan luar jangka. Pilih jawapan lain!

Taufan

Hampir! Taufan berskala besar seperti Katrina telah mengajar kita kesan yang boleh mereka alami di sebuah wilayah. Risiko bencana alam lain termasuk banjir dan kemarau. Tetapi perlu diingat bahawa rancangan darurat anda juga harus merangkumi risiko lain. Cuba lagi…

Produk menarik balik

Tidak cukup. Penarikan semula produk berlaku lebih kerap daripada yang anda fikirkan. Contoh risiko lain termasuk kemalangan kerja, kematian yang tidak dijangka dan salah urus. Pelan luar jangka anda harus menangani apa yang harus berlaku sekiranya terdapat risiko tersebut. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Semua di atas

Betul! Mogok, kehilangan data, bencana alam dan penarikan balik produk adalah contoh risiko yang dihadapi oleh organisasi. Contoh lain termasuk kemalangan kerja, kematian yang tidak dijangka dan salah urus. Nilai setiap bidang perniagaan anda untuk menentukan risikonya yang unik. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 2 dari 3: Kenal pasti senario

Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 5
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 5

Langkah 1. Kembangkan senario untuk risiko peringkat tertinggi

Anda perlu menghasilkan senario realistik untuk setiap risiko untuk menyusun rancangan luar jangka yang berkesan. Gariskan secara khusus apa yang boleh terjadi jika setiap risiko keutamaan teratas berlaku.

  • Anda boleh mula menentukan kesan setelah anda mengembangkan senario secara menyeluruh. Apa yang boleh menjadi kesan akhir dari setiap senario, secara terperinci?
  • Anda boleh mengembangkan gradasi senario yang sama, seperti senario terbaik, kemungkinan besar, dan senario terburuk.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 6
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 6

Langkah 2. Buat garis masa bagaimana senario mungkin terungkap

Tentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk apa dan bila. Jangan lupa untuk mengemas kini senarai kenalan dan tentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk pemberitahuan.

  • Rangka masa garis besar. Apa yang akan berlaku pada hari pertama atau minggu pertama? Jadilah sangat spesifik.
  • Anda mungkin mempunyai garis masa untuk senario yang menangani kelemahan fizikal, kelemahan organisasi dan kelemahan institusi. Sebagai contoh, kelemahan fizikal mungkin berkaitan dengan infrastruktur. Organisasi mungkin menangani sama ada terdapat sistem amaran awal atau pasukan tindak balas yang mahir. Kerentanan institusi mungkin menangani sama ada sumber kewangan tersedia atau rakan luar. Orang yang berbeza mungkin bertanggungjawab dalam aspek yang berbeza.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 7
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 7

Langkah 3. Tentukan apa yang paling penting untuk menjadikan perniagaan anda beroperasi semula

Terokai sudut-sudut ini secara terperinci. Bagikan kapasiti dan kelemahan. Apa kapasiti yang dimiliki organisasi untuk menghadapi risiko atau mengurangkannya?

  • Sebagai contoh, katakan bahaya yang berpotensi adalah banjir. Risiko yang berpotensi mungkin adalah banjir sungai melimpah di tebing dan menjejaskan kediaman di kawasan itu. Kerentanannya mungkin infrastruktur yang lemah. Kapasiti mungkin mempunyai tenaga mahir.
  • Lakukan penilaian sumber yang jujur. Fungsi apa yang perlu anda ubah atau kurangkan kerana sumber yang terhad? Lakukan analisis impak perniagaan. Anda ingin mengenal pasti bidang mana yang diperlukan agar perniagaan dapat memenuhi misinya dan terus beroperasi.
Tulis Pelan Kontingensi Langkah 8
Tulis Pelan Kontingensi Langkah 8

Langkah 4. Cari cara untuk mengurangkan risiko

Lazimnya tidak cukup untuk mengembangkan "Rencana B" dan kemudian duduk dan berharap ia tidak akan membuahkan hasil. Nilaikan bagaimana anda dapat mengambil langkah segera untuk mengurangkan risiko. Kembangkan strategi pencegahan.

  • Pertimbangkan ketersediaan rakan kongsi. Apa sumber tempatan yang akan tersedia sekiranya bencana itu melanda? Adakah jiran bersedia membantu?
  • Pelan kontingensi terbaik membantu syarikat menentukan bidang yang dapat mereka perbaiki sehingga mereka mengurangkan kemungkinan rancangan itu diperlukan.
  • Anda mungkin menyedari bahawa anda memerlukan insurans, misalnya, atau harus menjalani latihan bencana. Mungkin anda menyedari bahawa pegawai penting memerlukan latihan tambahan. Mengenai ancaman data, anda mungkin memasang sistem cadangan. Rangka rancangan untuk setiap senario

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 3

Betul atau Salah: Anda harus menggariskan senario yang berpotensi untuk setiap risiko keutamaan anda.

Betul

Tentunya! Bayangkan apa yang akan berlaku dalam senario kes terbaik dan terburuk. Kemudian lakukan analisis impak perniagaan untuk mengenal pasti bidang mana yang penting bagi perniagaan untuk memenuhi misinya dan meneruskan operasi. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Salah

Sudah tentu tidak! Peranan senario yang berbeza membantu menentukan bidang perniagaan anda yang paling berisiko semasa bencana. Lanjutkan setiap senario dengan melakukan strategi pencegahan sumbang saran seperti memasang sistem sandaran atau melakukan latihan tambahan. Pilih jawapan lain!

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 3 dari 3: Pertahankan Pelan Kontinjensi anda

Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 9
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 9

Langkah 1. Berkomunikasi mengenai rancangan itu kepada semua pekerja

Anda perlu mendidik orang penting dalam organisasi anda tentang tempat itu sebelum ia diperlukan.

  • Beritahu orang tentang peranan dan tanggungjawab yang akan mereka miliki sehingga tidak ada kekeliruan jika rancangan itu perlu dilaksanakan dalam keadaan darurat. Ini akan mengurangkan kemungkinan panik.
  • Beri orang latihan yang sesuai yang mereka perlukan untuk memenuhi kewajiban mereka seperti yang digariskan dalam rencana. Tahan latihan jika diperlukan. Buat penyesuaian setelah memerhatikan latihan.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 10
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 10

Langkah 2. Uji rancangan luar jangka anda

Anda boleh menjadikan ujian dapat dikendalikan dan menjimatkan kos dengan menguji dalam empat peringkat. Sekiranya suatu kawasan terbukti cacat atau bertentangan dengan rancangan luar jangka dari jabatan lain, anda boleh mengedit dan menguji semula rancangan tersebut.

  • Menjalankan tinjauan kakitangan kanan. Kakitangan kanan memilih tarikh dan masa untuk memeriksa semua rancangan luar jangka dan mengenali orang-orang yang menyelesaikan tugas mereka dengan teliti.
  • Lakukan tinjauan antara jabatan. Di sinilah setiap jabatan mengkaji rancangan jabatan lain. Ini adalah tahap yang memperuntukkan sumber dan mengenal pasti konflik.
  • Kaji kegagalan sistem kritikal. Tahap ujian ini dapat dilokalisasikan di dalam jabatan. Pengujian melibatkan simulasi kegagalan sistem dan / atau vendor. Anda boleh memainkan senario main peranan tanpa perlu mematikan peralatan atau proses penting.
  • Perjanjian sebenarnya. Akhirnya, anda harus menguji sepenuhnya rancangan luar jangka. Ini boleh melibatkan penutupan jangka pendek di kawasan utama yang dilakukan dalam masa nyata.
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 11
Tulis Pelan Kontinjensi Langkah 11

Langkah 3. Simpan pelan di tempat yang mudah diakses

Sekiranya bencana melanda, anda tidak mahu rancangan itu terbakar dengan api atau dihanyutkan dengan banjir. Anda tidak mahu pelanggaran data menjadikannya sukar untuk mendapatkan semula rancangan ketika anda sangat memerlukannya.

  • Cari lokasi untuk rancangan (atau salinannya) di lokasi lain. Anda mahu menyimpannya di suatu tempat, di mana anda boleh mendapatkannya dengan pantas jika anda perlu.
  • Sentiasa simpan salinan rancangan di lokasi yang berbeza dari yang asal. Dan pastikan lebih daripada satu orang mengetahui cara mengaksesnya dan mempunyai kuasa untuk melakukannya.
Tulis Pelan Kontingensi Langkah 12
Tulis Pelan Kontingensi Langkah 12

Langkah 4. Kaji semula rancangan mengikut jadual biasa

Kadang kala keadaan berubah. Andaian anda mungkin sudah lapuk. Risiko mungkin lebih besar daripada sebelumnya.

  • Libatkan lebih daripada satu orang dalam rancangan dan kemas kini. Contohnya, anda mungkin mahu pekerja baru melihatnya dengan mata segar atau mengauditnya.
  • Sahkan semua andaian dengan memadankannya dengan data terkini atau dengan memeriksanya dengan pihak ketiga. Mungkin sistem komputer sandaran menyimpan lebih sedikit data daripada yang anda sangka.

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 4

Bagaimana anda harus mengekalkan rancangan luar jangka anda?

Simpan dengan selamat di tempat yang selamat.

Tidak! Anda harus menyimpan rancangan di tempat yang mudah diakses. Sekiranya perniagaan anda mempunyai banyak lokasi, pastikan ada salinan di setiap laman web bersama dengan seseorang yang mengetahui keberadaannya. Terdapat pilihan yang lebih baik di luar sana!

Uji rancangan dengan mematikan perniagaan anda selama sehari.

Tidak boleh! Untuk menguji rancangan dalam masa nyata, pertimbangkan penutupan jangka pendek di bidang utama. Ikuti rancangan dan perhatikan sebarang masalah. Kaji semula kemudian dengan pekerja anda untuk menyelaraskan prosesnya. Terdapat pilihan yang lebih baik di luar sana!

Sampaikan rancangan tersebut kepada kakitangan kanan anda.

Tidak tepat! Anda harus memberitahu semua pekerja mengenai rancangan tersebut supaya semua orang tahu apa yang harus dilakukan sekiranya berlaku kecemasan. Mengkaji peranan dan tanggungjawab individu dan mengadakan sesi latihan dan latihan yang kerap. Mendidik pekerja sekarang mengurangkan peluang untuk panik kemudian. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Semak dan kemas kini rancangan secara berkala.

Betul! Risiko keutamaan anda, serta cara terbaik untuk mengurangkannya, mungkin berubah. Cuba minta pekerja baru memberikan rancangan sepasang mata yang segar. Di samping itu, kaji semula sistem dan perjanjian yang anda buat untuk memastikannya terkini. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Petua

  • Jangan membuat rancangan luar jangkaan anda sebagai keutamaan rendah sehingga anda tidak pernah dapat melakukannya!
  • Anda mungkin menginginkan lebih daripada satu rancangan luar jangka.
  • Mulakan dengan menubuhkan jawatankuasa perancangan luar jangka dan memilih individu yang akan memimpin jawatankuasa ini. Pemimpin rancangan luar jangka menyediakan kemahiran, alat dan asas pengetahuan sehingga setiap jabatan dapat menulis rancangannya sendiri.
  • Pergi lagi rancangannya. Ulasan kedua membantu mencari perkara yang terlewat pada kali pertama.

Disyorkan: