Sekiranya anda seorang pekerja, peningkatan produktiviti boleh menjadi kunci promosi, atau lebih banyak masa lapang. Sekiranya anda seorang peneraju perniagaan, meningkatkan produktiviti syarikat anda dapat meningkatkan keuntungan anda dan membantu anda menghadapi kemerosotan ekonomi. Bagaimanapun, anda harus sentiasa berusaha untuk meningkatkan produktiviti. Untuk melakukannya, kedua-dua pekerja dan pemilik dapat melihat amalan kerja mereka sendiri. Di samping itu, pemimpin perniagaan boleh mengambil langkah untuk mewujudkan persekitaran yang memotivasi pekerja dan memberi mereka alat yang diperlukan untuk berjaya, termasuk teknologi yang meningkatkan fleksibiliti pekerja dan menghilangkan masa yang terbuang.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Meningkatkan Produktiviti Kerja Anda
Langkah 1. Mulakan dengan diri anda sendiri
Sekiranya anda ingin meningkatkan produktiviti perniagaan anda, tidak ada tempat yang lebih baik untuk memulakan daripada hari kerja anda sendiri. Menjadikan diri anda lebih produktif bukan hanya menjadi pendorong kepada syarikat anda, tetapi juga akan mengajar anda teknik yang boleh anda sampaikan kepada pekerja anda.
Langkah 2. Tetapkan tarikh akhir dan beritahu orang mengenainya
Dengan tugas atau projek terbuka, menetapkan tarikh akhir yang dikenakan sendiri dapat memberikan motivasi untuk bekerja lebih keras. Ia berfungsi lebih baik lagi jika anda memberitahu orang lain mengenai tarikh akhir yang anda buat sendiri, kerana ini akan membuat anda lebih bertanggungjawab untuk mematuhinya.
Langkah 3. Bekerja dalam selang 90 minit
Penyelidikan menunjukkan bahawa selepas 90 minit, produktiviti mula menurun. Untuk memaksimumkan produktiviti anda, bekerja dalam empat hingga lima sesi 90 minit, dengan rehat di antara. PETUA PENGALAMAN
Amber Rosenberg, PCC
Pacific Life Coach Amber Rosenberg is a Professional Life Coach, Career Coach, and Executive Coach based in the San Francisco Bay Area. As the owner of Pacific Life Coach, she has 20+ years of coaching experience and a background in corporations, tech companies, and nonprofits. Amber trained with the Coaches Training Institute and is a member of the International Coaching Federation (ICF).
Amber Rosenberg, PCC
Pacific Life Coach
Expert Trick:
Minimize distractions while working on your to-do list - turn off your phone, close browser windows, and find a quiet space to have deep focus.
Langkah 4. Beristirahatlah dengan kerap
Kajian menunjukkan bahawa berehat sebentar dan berkala membantu mengekalkan fokus dan mencegah penurunan prestasi. Walaupun hanya mengalihkan perhatian anda ke tugas lain selama satu atau dua minit beberapa kali dalam satu jam dapat membantu mengekalkan fokus selama jangka masa panjang.
Beristirahat sejenak sekali sehari - walaupun ini hanya bermaksud berjalan cepat atau beberapa perjalanan naik dan turun - akan meningkatkan produktiviti anda lebih banyak lagi
Langkah 5. Ikuti peraturan 2 minit
Sekiranya ada tugas yang dapat anda selesaikan dalam 2 minit atau kurang, lakukan dengan segera. Ia akan memakan masa yang lebih sedikit daripada mengulanginya nanti, dan ini akan memberikan rehat sebentar yang akan membuat anda lebih fokus ketika anda kembali ke tugas yang ada.
Langkah 6. Manfaatkan perjalanan anda
E-mel, senarai tugasan, sumbang saran, dan semakan dokumen adalah tugas yang baik untuk dilakukan setiap kali anda mendapati diri anda dengan masa "bonus", sama ada semasa perjalanan anda atau semasa berada di ruang menunggu di pejabat doktor anda.
Langkah 7. Ikutilah pelbagai rancangan
Semua produk kerja anda - bukan hanya menulis - harus dilakukan dalam beberapa "draf" dan bukannya membuang masa untuk menjadikannya sempurna pada kali pertama. Tentukan sesuatu yang berfungsi dan minta orang lain melihatnya, atau kembali kepadanya kemudian dengan fikiran segar. Anda dapati anda dapat menyelesaikan projek dengan lebih cepat jika anda melakukannya dalam empat atau lima "draf" daripada jika anda berusaha mendapatkannya tepat pada kali pertama.
Langkah 8. Kendalikan e-mel anda dengan lebih cekap
Rata-rata pekerja menghabiskan 28% hari kerjanya menguruskan e-melnya. Itu lebih dari 11 jam dari 40 jam minggu kerja. Untuk memenangi beberapa waktu itu:
-
Tetapkan masa untuk memeriksa e-mel anda.
Memeriksa e-mel sepertinya berfungsi, hanya jauh lebih mudah daripada banyak pekerjaan lain, sehingga banyak orang memeriksanya 10 atau lebih kali dalam satu jam. Itu membuang masa. Sebaliknya, cuba periksa e-mel anda tiga kali sehari - apabila anda tiba, selepas makan tengah hari, dan sebelum anda pergi. Paling banyak, periksa sekali dalam satu jam.
-
Jangan gunakan folder.
Mungkin kelihatan teratur, tetapi ternyata memasukkan e-mel anda ke dalam folder sebenarnya adalah kaedah yang jauh lebih cekap untuk mencarinya ketika anda memerlukannya daripada hanya meninggalkannya di peti masuk anda dan mengingat ketika anda menerimanya.
-
Berhenti melanggan senarai mel.
Rata-rata, 50% pekerja e-mel yang diterima adalah sampah. Hanya perlu beberapa saat untuk menghapuskan e-mel itu, tetapi sepanjang tahun, detik-detik itu dapat bertambah hingga berjam-jam.
Kaedah 2 dari 3: Meningkatkan Produktiviti Pekerja
Langkah 1. Terapkan teknik peningkatan produktiviti yang sama dengan yang anda gunakan
Setelah anda belajar meningkatkan produktiviti anda sendiri, anda dapat menggunakan apa yang sesuai untuk anda dan menerapkannya, jika mungkin, ke tenaga kerja anda.
-
Galakkan rehat.
Memberitahu pekerja anda untuk berehat mungkin tidak berfungsi, jadi buat mereka: raikan ulang tahun, mengadakan aktiviti kumpulan mingguan, atur makan tengah hari berpasukan.
-
Buat dasar e-mel.
Sekiranya pekerja mahukan tindak balas segera, mereka harus menghubungi satu sama lain atau mengunjungi pejabat satu sama lain. Mengharapkan e-mel dibaca dengan segera membawa kepada pemeriksaan e-mel yang berterusan, yang membuang masa.
-
Tetapkan tarikh akhir.
Walaupun untuk projek jangka panjang atau terbuka, pekerja anda akan bekerja dengan lebih banyak motivasi jika anda membuat matlamat dan tarikh akhir untuk mereka memenuhi sepanjang perjalanan.
-
Beri pekerja akses ke gim.
Mempunyai gimnasium pejabat, atau memberi keahlian automatik kepada pekerja ke gim berdekatan, dapat meningkatkan senaman dan produktiviti. Anda juga boleh menggunakan cabaran bulanan untuk meningkatkan penyertaan.
Langkah 2. Biarkan kerja jarak jauh dan waktu yang fleksibel
Tidak kira di mana dan kapan kerja selesai, selagi ia selesai. Penyelidikan oleh Gallup menunjukkan bahawa pekerja yang bekerja pada jarak jauh lebih sibuk dan sebenarnya bekerja lebih lama. Beri pekerja anda kelonggaran untuk melakukan kerja mereka bila dan di mana mereka bekerja dengan sebaiknya.
Langkah 3. Tunjukkan penghargaan kepada pekerja anda
Pekerja yang merasa dihargai akan lebih bermotivasi dan produktif. Puji pekerja secara terbuka semasa mesyuarat. Berikan anugerah tempat. Profil pekerja dan pekerjaan mereka dalam penerbitan syarikat. Sekiranya pekerja membuat kerja tambahan pada projek, kenali ini. Sekiranya anda gagal memberi ganjaran atas kerja keras, pekerja anda tidak akan bekerja sekerasnya.
Langkah 4. Wujudkan budaya akauntabiliti
Sekiranya pekerja diberi hak milik terhadap pekerjaan mereka dan tahu mereka akan menerima maklum balas, mereka akan bekerja dengan lebih teliti. Akauntabiliti juga bermaksud memberi pekerja pemahaman yang jelas mengenai arah syarikat dan bagaimana pekerjaan mereka menyumbang untuk mendorong syarikat ke arah itu. Sekiranya mereka merasa pekerjaan mereka penting, dan bukannya hanya menjadi pengintip di mesin besar, mereka akan bekerja lebih keras.
Menawarkan insentif ekonomi yang terikat pada sasaran yang jelas adalah cara terbaik untuk meningkatkan komitmen pekerja dan mendorong di semua peringkat perniagaan anda
Langkah 5. Gunakan pasukan kerja
Bekerja dalam pasukan dapat meningkatkan produk kerja dengan membenarkan pelbagai sudut pandangan. Ini juga menjadikan pekerja lebih berhati-hati, kerana mereka tidak mahu mengecewakan pasukan atau kelihatan kurang kompeten daripada rakan sebayanya. Akhirnya, ia menghalang pengasingan yang boleh membuat pekerja merasa tidak diendahkan dan tidak penting.
Langkah 6. Beri pekerja anda pelbagai pekerjaan
Walaupun sebahagian besar pekerjaan yang dilakukan oleh setiap pekerja adalah dalam bidang kepakarannya, melakukan perkara yang sama berulang-ulang kali boleh menyebabkan kebakaran. Mengubah jenis pekerjaan dan pengaturan kerja - iaitu solo berbanding kumpulan - dapat membuat tugas tetap segar, serta mengembangkan kemahiran tenaga kerja anda dan memberi mereka pandangan yang lebih holistik mengenai syarikat.
Langkah 7. Melabur dalam latihan
Semua pekerja anda akan mendapat manfaat daripada latihan, kerana kedua-duanya menjadikan mereka pekerja yang lebih berharga dan menimbulkan rasa terhutang budi kepada perniagaan, yang membawa kepada kerja lebih keras. Beri perhatian khusus kepada penyelia dan pengurus pertengahan yang baru memasuki peranan kepimpinan. Mereka adalah kunci untuk menyebarkan visi pengurusan atasan dan mengatur kerja dengan cara yang cekap, jadi latihan pengurusan tambahan untuk jawatan ini akan banyak meningkatkan produktiviti syarikat.
Langkah 8. Komited untuk penambahbaikan
Untuk terus meningkatkan produktiviti, kepemimpinan mesti berkomitmen untuk melakukan proses perubahan yang berterusan. Proses ini mempunyai empat bahagian:
-
Tentukan garis dasar.
Sekiranya anda menghasilkan produk berorientasikan perkhidmatan, berapakah jumlah pendapatan anda setiap jam bekerja? Apakah perkhidmatan asas yang anda tawarkan, dan berapa banyak masa yang mereka perlukan? Sekiranya anda membuat pembuatan, berapa lama masa yang diperlukan untuk menghasilkan produk anda? Adakah anda mempunyai lebihan bahan input atau inventori? Berapakah peratus produk anda yang rosak semasa pertama kali dihasilkan?
-
Kenalpasti Kawasan untuk Penambahbaikan.
Mungkin anda ingin dapat mengambil lebih banyak produk kerja tanpa mengambil pekerja. Mungkin anda ingin mengurangkan jumlah produk yang rosak yang memerlukan pengerjaan semula.
-
Menetapkan proses perubahan dan metrik kejayaan.
Proses ini boleh memakan masa berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun. Anda perlu menguji proses baru untuk melihat apakah proses tersebut menghasilkan peningkatan sepanjang metrik yang ditetapkan.
-
Mengamalkan dan Melatih.
Sekiranya proses berjalan, anda perlu melatih pengurus anda terlebih dahulu, dan melalui mereka pekerja anda untuk melaksanakannya.
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Teknologi
Langkah 1. Beli teknologi yang berfungsi dengan minimum masa dan usaha
Matlamat teknologi adalah untuk meningkatkan kecekapan dan menjimatkan masa, jadi jika memerlukan sekumpulan kecil pekerja sepenuh masa untuk mengekalkan teknologi anda, atau kakitangan anda selalu menghadapi masalah, maka ia tidak berfungsi untuk anda. Pilihlah penyelesaian yang memerlukan sedikit masa dan usaha untuk disiapkan dan dikekalkan.
Langkah 2. Dapatkan pekerja komputer yang mereka perlukan
Komputer lama mungkin menjimatkan wang, tetapi detik yang dihabiskan setiap hari boot atau menunggu sementara mesin mengisar dapat bertambah di seluruh tenaga kerja anda. Melabur dalam komputer baru bukan sahaja menjimatkan masa, ini menunjukkan kepada pekerja anda bahawa anda peduli untuk memberi mereka alat terbaik yang ada. Mereka akan memberi ganjaran kepada anda dengan memberikan karya terbaik kepada anda.
Langkah 3. Sediakan teknologi yang diperlukan oleh pekerja anda untuk bekerja di mana sahaja mereka berada
Pekerja yang melakukan sebahagian kerja mereka dari jauh telah terbukti lebih produktif. Cara lain yang baik untuk meningkatkan produktiviti adalah dengan bekerja pada waktu "bonus" seperti berulang-alik atau ketika menunggu janji temu. Untuk memanfaatkan jenis pekerjaan ini, pekerja anda memerlukan teknologi yang tepat.
- Komputer riba - Laptop adalah kunci untuk membolehkan pekerja bekerja dari jauh, tetapi hanya jika mereka menyegerakkan dengan komputer dan program pejabat.
- Telefon pintar dan tablet - Mereka membenarkan pekerja memeriksa e-mel dan mengedit dokumen semasa dalam perjalanan.
- Program yang disegerakkan di pelbagai peranti - Apa sahaja yang ada di komputer desktop pekerja anda harus tersedia di komputer riba, telefon pintar dan tablet mereka juga. Ini mewujudkan tenaga kerja yang terhubung dan fleksibel. Sekiranya pekerja hanya dapat mengakses program tertentu di meja mereka, maka anda kehilangan fleksibiliti berharga yang dapat membiarkan mereka memasukkan lebih banyak jam.
- Teknologi kolaboratif - Melabur dalam perisian rangkaian sosial perniagaan seperti Tibbr, Jive, dan Yammer, dan gunakan perkhidmatan komunikasi seperti Skype dan Google Hangouts untuk memastikan pekerja anda tetap terhubung walaupun mereka berada di luar laman web.
- Awan - Memindahkan perniagaan anda ke awan menjadikan kerja lebih senang dikongsi dan diakses dari mana sahaja.
Langkah 4. Gunakan perjumpaan maya dan penjejakan tugas
Fikirkan semua masa yang dihabiskan oleh pekerja anda untuk memeriksa antara satu sama lain untuk memastikan tugas telah selesai, atau membincangkan kemajuan mereka dalam mesyuarat. Perisian penjejakan tugas maya seperti Flow, HiTask, Producteev dan Asana membolehkan ahli pasukan mengemas kini kemajuan mereka dalam satu projek dengan segera supaya ahli pasukan lain dapat mengakses maklumat dari mana sahaja. Ini memungkinkan untuk pertemuan yang lebih pendek, lebih sedikit e-mel dan seterusnya kecekapan yang lebih tinggi.
Langkah 5. Minta pekerja anda menggunakan senarai aplikasi yang mesti dilakukan
Program yang tidak mahal ini, seperti Todoist, Wunderlist, Task, dan Pocket List, membolehkan anda memprioritaskan tugas anda berdasarkan tarikh akhir atau parameter lain, sehingga memastikan projek selesai tepat pada waktunya.
Langkah 6. Melabur dalam pelbagai program untuk tugas-tugas tertentu, daripada cuba melakukan lebih banyak perkara dengan satu program
Program yang dirancang untuk fungsi tertentu, seperti pengurusan hubungan pelanggan misalnya, jauh lebih hebat dan lebih mudah digunakan untuk tugas tersebut daripada program yang lebih umum seperti Excel. Tingkatkan produktiviti dengan membeli perisian khusus tugas.
