Cara Menulis Invois Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan

Isi kandungan:

Cara Menulis Invois Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan
Cara Menulis Invois Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan

Video: Cara Menulis Invois Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan

Video: Cara Menulis Invois Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan
Video: CARA MEMBUAT BLUEPRINT BISNIS |tom mc ifle 2024, Mac
Anonim

Sekiranya anda bekerja sebagai kontraktor bebas atau memiliki syarikat kecil yang menjalankan perkhidmatan khusus, kemungkinan anda perlu belajar bagaimana menulis invois untuk perkhidmatan yang diberikan agar anda dapat dibayar. Maklumat yang perlu anda sertakan pada invois berbeza-beza bergantung pada perkhidmatan tertentu yang anda lakukan, tetapi kebanyakan invois harus menyertakan maklumat hubungan anda bersama dengan beberapa maklumat header asas lain. Invois juga harus menyertakan senarai perkhidmatan yang diberikan untuk pelanggan anda dalam tempoh penagihan, serta jumlah keseluruhan yang terhutang kepada anda.

Langkah-langkah

Contoh Invois

Image
Image

Contoh Contoh Perkhidmatan yang dihantar

Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Image
Image

Contoh Invois Penjagaan Rumput

Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Image
Image

Contoh Mencetak Invois

Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Bahagian 1 dari 3: Bermula dengan Tajuk

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 1
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 1

Langkah 1. Letakkan nama syarikat anda di bahagian atas

Untuk menjadi profesional, anda mulakan dengan maklumat syarikat anda di bahagian atas halaman. Sekiranya anda tidak mempunyai nama syarikat, mulakan dengan nama anda di bahagian atas. Ia boleh berpusat atau sepanjang jalan ke kiri.

Perlakukan invois seperti surat perniagaan. Maksudnya, anda boleh mempunyai header profesional di bahagian atas, berpusat di tengah. Sebaliknya, penyataan ringkas nama perniagaan anda juga berkesan

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 2
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 2

Langkah 2. Tambahkan maklumat hubungan anda

Masukkan alamat, nombor telefon, e-mel, dan maklumat hubungan lain yang berkaitan. Pastikan menggunakan maklumat perniagaan anda, bukan maklumat peribadi anda.

  • Nombor faks mungkin juga berkaitan.
  • Sekiranya anda menerima perkhidmatan pembayaran seperti PayPal, pastikan anda menggunakan e-mel yang telah anda tetapkan dengan akaun tersebut.
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 3
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 3

Langkah 3. Tambahkan nama atau perniagaan penerima

Sama seperti surat perniagaan, anda kini beralih kepada orang yang anda bayar. Sekiranya itu perniagaan, gunakan alamat perniagaan dan maklumat hubungan yang diberikan oleh syarikat kepada anda.

  • Sekiranya orang itu, gunakan maklumat apa yang anda ada, tetapi lebih baik maklumat hubungan perniagaan mereka.
  • Sekiranya anda tidak mempunyai cukup maklumat, anda mungkin perlu menghubungi orang atau perniagaan dengan maklumat yang anda perlukan untuk mengetahui lebih lanjut. Sekiranya syarikat itu besar, anda mungkin mahu menelefon untuk bertanya dengan tepat kepada siapa alamat invois tersebut.
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 4
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 4

Langkah 4. Sertakan nombor akaun pelanggan

Buat nombor pengenalan unik untuk setiap pelanggan berulang anda. Kemudian, pastikan nombor ini disertakan pada setiap invois yang anda tulis untuk pelanggan ini. Ini akan membolehkan anda mengumpulkan invois mengikut pelanggan dan, jika perlu, menilai sejarah pembayaran mereka atau mendokumentasikan kegagalan pembayaran yang tetap.

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 5
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 5

Langkah 5. Senaraikan nombor invois unik di bahagian atas

Sekiranya anda menghantar invois secara berkala, adalah mustahak masing-masing mempunyai nombor yang unik sehingga mudah untuk dirujuk dan dikenal pasti. Cara memilih nombor terpulang kepada anda, tetapi ingat bahawa anda mesti mempunyai nombor baru untuk setiap invois.

  • Salah satu cara mudah adalah dengan memulakannya dengan satu dan berusaha dengan baik. Untuk mengekalkan panjang bilangannya seragam, anda boleh mulakan dengan "0000001."
  • Kaedah lain ialah memberikan nombor pelanggan dan kemudian menggunakan tarikhnya. Sebagai contoh, jika nombor pelanggan adalah 305 dan tarikhnya adalah 2 Februari 2016, anda boleh menggunakan 305-02022016 sebagai nombor anda. Pastikan anda jelas mengenai "tarikh" yang sepatutnya. Adakah ketika perkhidmatan diberikan atau semasa anda membuat invois?
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan Langkah 6
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan Langkah 6

Langkah 6. Sertakan tarikh invois

Di bahagian atas, letakkan label "tarikh invois." Di sebelahnya, tambahkan tarikh anda membuat invois. Ini membantu anda dan pelanggan menjejaki masa.

  • Anda juga boleh memasukkan tempoh penagihan. Tempoh penagihan bergantung pada cara anda membuat invois.
  • Contohnya, jika anda membuat invois sebulan sekali, itu bermakna tempoh penagihan anda adalah dari awal bulan hingga akhir bulan, dan perkhidmatan yang anda laksanakan selama tempoh tersebut akan disertakan dalam invois.

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 2

Mengapa anda mesti memasukkan nombor akaun khusus untuk setiap pelanggan?

Ini menjadikan invois anda kelihatan profesional.

Cuba lagi! Nombor akaun yang unik menjadikan invois anda lebih profesional dan menguntungkan perniagaan anda. Buat nombor baru untuk setiap pelanggan berulang dan cuba mulakan atau tamatkan nombor itu dengan satu atau dua digit yang memberitahu anda kategori mana yang hendak dikemukakan. Terdapat jawapan yang lebih baik selain yang ini. Cuba jawapan lain…

Anda dapat dengan cepat merujuk siapa yang anda kenakan untuk perkhidmatan tertentu.

Anda betul-betul sebahagian! Nombor akaun membolehkan anda mencari dan mengingati dengan cepat siapa yang membayar anda untuk perkhidmatan atau produk tertentu. Buat yang unik untuk setiap pelanggan berulang dan susun mereka dalam kategori. Namun, ada sebab lain untuk memasukkan nombor akaun khusus untuk setiap pelanggan. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Anda boleh mengumpulkan invois mengikut pelanggan.

Anda tidak salah, tetapi ada jawapan yang lebih baik! Nombor akaun yang unik membolehkan anda mengatur dan mengatur invois anda dengan cepat. Anda boleh mencuba meletakkan digit kategori tertentu pada awal atau akhir nombor untuk memudahkan penyusunan. Pilih jawapan lain!

Semua di atas.

Yup! Menambah nombor akaun adalah cara terbaik untuk mengatur dan memantau semua invois anda. Gunakan nombor akaun untuk mengelompokkan mengikut pelanggan, mengesan siapa yang anda kenakan untuk perkhidmatan tertentu, dan bahkan mengatur mengikut mana invois dibayar dan mana yang tidak. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 2 dari 3: Menyenaraikan Perkhidmatan

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 7
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 7

Langkah 1. Senaraikan perkhidmatan yang anda berikan

Langkah ini adalah daging invois. Anda memberitahu pelanggan anda apa yang anda kenakan dan mengapa anda mengenakannya. Penting untuk tidak membuat kejutan pada langkah ini, jadi pastikan anda sentiasa berdepan dengan pelanggan anda setiap masa.

  • Susun mengikut tarikh. Sekiranya invois ini untuk lebih dari satu tarikh, paling mudah disusun mengikut tarikh. Letakkan tarikh hingga ke kiri. Bagaimanapun, anda perlu memasukkan tarikh perkhidmatan itu diberikan.
  • Senaraikan perkhidmatan. Di sebelahnya, senaraikan jumlah yang anda kenakan setiap jam atau setiap perkhidmatan. Anda juga memerlukan bilangan jam atau berapa kali perkhidmatan ini dilakukan. Akhirnya, letakkan jumlah perkhidmatan tertentu di sebelah kanan di lajur caj.
  • Buat barisan baru untuk setiap jenis perkhidmatan.
  • Senaraikan caj lain yang berkaitan dengan perkhidmatan, seperti caj untuk bahagian.
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 8
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 8

Langkah 2. Tambahkan yuran lain

Sekiranya anda mempunyai bayaran penghantaran, anda menambahkannya pada akhir, kerana ini bukan sebahagian daripada perkhidmatan. Anda juga boleh menambah bayaran lain yang anda perlukan. Pastikan mereka dilabel dengan baik dan jelas kepada pelanggan. Bayaran penghantaran mungkin dikenakan cukai jika anda mempunyai cukai jualan di kawasan anda, jadi anda boleh mengenakan cukai di atasnya setelah anda membuat subtotal. Namun, selalu periksa dengan akauntan untuk memastikan anda mengenakan cukai dengan betul.

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 9
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 9

Langkah 3. Buat subtotal

Tambahkan semua caj yang ada pada invois. Masukkan garis di bawah perkhidmatan sebagai subtotal dengan label "Subtotal." Ini adalah subtotal kerana anda masih perlu menambahkan cukai.

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan Langkah 10
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberikan Langkah 10

Langkah 4. Tambahkan cukai

Seterusnya, hitung cukai. Letakkan kadar cukai di bawah subtotal yang dilabelkan sebagai kadar cukai. Sekiranya anda tidak mengetahui kadar cukai di kawasan anda, hubungi pihak berkuasa cukai jualan tempatan anda untuk mengetahui nombornya. Anda juga boleh melihat dalam talian untuk mencari cukai jualan atau menghubungi akauntan anda.

  • Di beberapa negeri, anda tidak perlu mengenakan cukai jualan untuk perkhidmatan. Periksa undang-undang tempatan anda untuk mengetahui sama ada anda perlu menagihnya di kawasan anda. Juga, ia mungkin mengikut jenis perniagaan. Sebagai contoh, anda mungkin tidak perlu mengenakan cukai jualan jika anda bukan organisasi nirlaba. Ini juga bergantung pada apakah objek utama penjualan adalah perkhidmatan (seperti di doktor gigi) atau peralatan (seperti dalam pembaikan komputer).
  • Cukai biasanya dikenakan di tempat perkhidmatan dilakukan, jadi jika anda pergi ke tempat kediaman pelanggan di pinggir bandar, anda mesti menggunakan cukai jualan di bandar itu. Namun, sekali lagi, selalu periksa undang-undang tempatan anda.
  • Cukai jualan adalah peratusan. Untuk mengetahui cukai, anda mengalikan subtotal dengan peratusan, dinyatakan sebagai perpuluhan. Sebagai contoh, jika jumlah anda $ 50 dan cukai jualan 8.25%, anda kalikan $ 50 dengan 0.0825 untuk mendapat 4.125. Bundarkan nombor mengikut keperluan. Di sini cukai akan menjadi $ 4.13.
  • Tambahkan cukai. Seterusnya, anda menambah nombor yang anda dapat ke subtotal asal. Sebagai contoh, anda menambah $ 4.13 hingga $ 50 untuk mendapatkan jumlah keseluruhan $ 54.13.
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 11
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 11

Langkah 5. Buat jumlah

Akhirnya, senaraikan jumlah yang baru anda dapati. Letakkan "Total" di sebelahnya untuk membuatnya jelas. Juga, tidak ada salahnya meletakkan kotak di sekitar jumlah keseluruhan atau menandakan jumlah akhir dengan tebal.

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 12
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 12

Langkah 6. Simpan rekod lengkap mengenai invois anda

Sebaiknya salinan digital dan salinan bercetak disimpan. Sekiranya anda mempunyai e-mel, memo, atau dokumen lain yang berkaitan dengan invois, anda juga harus menyimpannya di samping salinan invois yang dicetak. Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 3

Di manakah yuran penghantaran masuk pada invois anda?

Di bawah subtotal.

Tidak cukup! Bayaran penghantaran anda perlu dimasukkan dalam subtotal, jadi anda tidak boleh meletakkan harga di bawah garis tersebut. Bayaran penghantaran juga sering dikenakan cukai, jadi pastikan anda memasukkannya dalam pengiraan anda jika negeri anda menggunakan undang-undang tersebut. Cuba lagi…

Beratur dengan perkhidmatan.

Sudah tentu tidak! Bayaran penghantaran bukanlah perkhidmatan yang anda tawarkan. Itu mesti dimasukkan dalam subtotal anda tetapi tidak boleh menjadi item baris dengan perkhidmatan. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Di bawah perkhidmatan.

Betul! Letakkan yuran penghantaran anda di bawah garis perkhidmatan anda tetapi di atas jumlah keseluruhan. Apabila anda menambahkan yuran penghantaran ke subtotal anda, perhatikan apakah itu termasuk dalam pengiraan cukai anda semasa anda membuat jumlah akhir. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Bahagian 3 dari 3: Memberikan Maklumat Pelanggan untuk Tindak Lanjut

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 13
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 13

Langkah 1. Tambahkan pilihan pembayaran

Pelanggan anda perlu mengetahui kaedah apa yang boleh mereka gunakan untuk membayar. Adakah anda menerima cek? Bolehkah pelanggan membayar dengan kad kredit, wang tunai, atau sistem pemprosesan pembayaran lain? Sekiranya satu-satunya cara pelanggan dapat membayar adalah masuk ke kedai anda sendiri, beritahu mereka. Pilihan lain termasuk mel dalam pembayaran (sama ada cek atau nombor kad kredit), memanggil pembayaran (nombor kad kredit), atau membayar secara dalam talian.

Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 14
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 14

Langkah 2. Sertakan tarikh akhir

Pelanggan anda perlu mengetahui bila mereka perlu membayar invois sebelum. Sertakan tarikh akhir yang jelas pada invois anda. Anda bahkan boleh memasukkannya lebih dari sekali. Satu tempat untuk memasukkannya adalah hampir dengan jumlah keseluruhan yang perlu dibayar, tetapi di bahagian atas juga merupakan pilihan yang baik.

  • Pembayaran harus selalu mempunyai tarikh akhir dengan akibatnya jika tidak dipenuhi (misalnya, faedah yang dikenakan pada pembayaran lewat).
  • Anda mungkin juga menyertakan insentif untuk pembayaran awal (seperti potongan 2% jika dibayar dalam sepuluh hari), kerana kebanyakan perniagaan kecil mengalami masalah aliran tunai yang berterusan.
  • Anda juga harus membincangkan sama ada anda mempunyai pilihan rancangan pembayaran. Anda boleh menyertakan maklumat dengan surat itu, atau menulis sesuatu seperti, "Jika Anda tidak dapat membayar tagihan sekaligus, hubungi pejabat kami untuk membuat rancangan pembayaran."
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 15
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 15

Langkah 3. Hantar invois

Setelah selesai membuat invois, hantarkan kepada pelanggan anda. Ini akan memberitahu pelanggan anda bahawa mereka perlu membayar apa yang terhutang kepada anda. Pastikan nama syarikat anda menonjol di bahagian luar sampul surat.

  • Invois harus diselaraskan dengan sistem perakaunan. Invois, setelah ditulis, menjadi aset syarikat (Akaun Belum Terima) dan harus direkodkan dengan betul.
  • Sekiranya anda menggunakan perisian perakaunan, anda mungkin mempunyai pilihan untuk membiarkan perisian membuat invois untuk anda. Perkhidmatan seperti PayPal juga mempunyai pembuatan invois terbina dalam.
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 16
Tulis Invois untuk Pembayaran untuk Perkhidmatan yang Diberi Langkah 16

Langkah 4. Kumpulkan invois anda

Sekiranya anda tidak mendapat respons daripada pelanggan setelah mengirim invois anda, cubalah membuat panggilan telefon untuk memastikan invois tersebut diterima. Pilihan lain ialah memberi peringatan kepada pelanggan melalui e-mel. Penting untuk mempunyai proses pengumpulan yang jelas dan standard supaya anda dapat mengumpulkan invois anda dengan lebih mudah.

  • Anda juga boleh menghantar peringatan melalui surat. Berapa banyak yang anda hantar sebelum notis "pembayaran akhir" terpulang kepada anda. Penting untuk mengulangi bahawa anda mempunyai pilihan rancangan pembayaran jika anda bersedia membiarkan pelanggan membayarnya dari masa ke masa.
  • Setelah anda menghantar seberapa banyak yang anda kehendaki, anda boleh menghantar pemberitahuan "pembayaran akhir" yang memberi tahu pelanggan bahawa anda menyerahkannya kepada peguam atau agensi pengumpulan.
  • Untuk mewujudkan sistem, cuba lakukan tindakan pengumpulan tertentu secara berkala sepanjang tempoh koleksi anda. Contohnya, cuba hantar notis setelah baki belum dibayar selama 15 hari, 30 hari, 45 hari, dan seterusnya. Masing-masing dapat menentukan berapa hari yang tersisa sehingga pembayaran dan tindakan apa yang akan diambil sekiranya baki tidak dibayar.
  • Cuba hantarkan sekurang-kurangnya satu notis melalui surat yang disahkan, supaya anda tahu pelanggan menerimanya.

Markah

0 / 0

Kuiz Bahagian 4

Bagaimana anda harus menangani pelanggan yang tidak akan membayar invois?

Hantarkan notis pembayaran akhir.

Betul! Setelah invois tidak dibayar selama 45 hari atau lebih dan pelanggan tidak bercakap dengan anda, mungkin masa dan wang anda bernilai untuk menghantar notis pembayaran terakhir. Beritahu pelanggan bahawa anda melibatkan pengacara atau agensi pengumpulan. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.

Terus menghantar lebih banyak notis.

Tidak cukup! Sekiranya pelanggan membiarkan invois duduk lama tanpa membayar atau menghubungi anda, tidak ada salahnya anda terus menghantar invois. Hantar invois secara berkala seperti pada hari pertama, hari ke-15, hari ke-30, dan hari ke-45 sebelum anda meneruskan langkah-langkah lain. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Hubungi dan hantarkan e-mel kepada mereka setiap hari.

Sudah tentu tidak! Apabila pelanggan enggan membayar invois, mereka mungkin tidak akan bercakap dengan anda melalui telefon atau e-mel. Mencuba menghubungi mereka setiap hari adalah membuang masa anda. Pertimbangkan untuk membawa bantuan dari luar untuk menguruskan perkara tersebut. Cuba lagi…

Dapatkan peguam yang terlibat selepas 15 hari tanpa pembayaran.

Tidak! Anda harus selalu memberi pelanggan masa yang cukup untuk menerima invois dan menghantarnya ke jabatan perakaunan untuk membayar. Kadang-kadang syarikat yang lebih besar mempunyai proses yang lebih lama untuk membayar invois. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…

Mahu lebih banyak kuiz?

Terus uji sendiri!

Disyorkan: