Laporan adalah cara yang berguna untuk menyampaikan maklumat kembali kepada khalayak. Namun, kerana jenis penulisan ini sangat luas, sukar untuk mengetahui bagaimana memulakannya. Sebelum anda mula menulis, luangkan sedikit masa untuk memilih topik hebat yang akan menarik minat khalayak anda. Seterusnya, sokong topik anda dengan penyelidikan yang berasal dari sumber yang boleh dipercayai. Setelah anda memilih struktur laporan yang akan menyampaikan maklumat anda dengan cara yang cekap dan berkesan, anda siap menyusun idea anda menjadi garis besar. Dengan sedikit tumpuan, anda akan bersedia untuk menghantar laporan yang jelas dan teliti kepada guru, rakan sebaya, dan atasan anda!
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 4: Memilih Topik
Langkah 1. Teruskan tugas anda sehingga anda memahaminya
Baca dokumen, e-mel, atau mesej yang menerangkan parameter laporan. Dari pembacaan ini, cuba dapatkan gambaran mengenai khalayak laporan. Adakah hanya satu orang yang akan membacanya, seperti seorang profesor atau bos? Adakah sesuatu yang akan diterbitkan pada tahap yang lebih luas? Cuba tentukan ini sehingga anda memahami sepenuhnya apa yang perlu disertakan dalam laporan.
Contohnya, laporan buku atau laporan IT kemungkinan hanya akan dibaca oleh seorang profesor atau guru, sementara laporan perniagaan mungkin dibaca oleh beberapa individu
Petua:
Perlu diingat bahawa tidak semua laporan mesti diberikan. Sekiranya berlaku kemalangan kereta atau jenayah rawak, anda mungkin perlu melaporkan kepada syarikat insurans anda atau mengisi laporan polis. Untuk dokumen-dokumen ini, cuba kira anggaran khalayak laporan anda, seperti pegawai atau ejen insurans.
Langkah 2. Berikan idea dan hujah yang paling berkesan untuk disertakan
Fikirkan apa yang diharapkan pembaca daripada laporan ini. Adakah mereka mengharapkan analisis terperinci mengenai topik, atau gambaran ringkas peristiwa tertentu? Sekiranya anda memahami apa yang ingin dibaca oleh penonton, anda akan mempunyai masa yang lebih mudah untuk merancang laporan anda. Kecuali anda diberitahu sebaliknya, cubalah membuat laporan anda sesingkat mungkin.
Sebagai contoh, banyak laporan ditulis untuk menggambarkan hasil projek atau tugas jangka panjang. Dalam laporan peristiwa tersebut, anda hanya ingin menyoroti sorotan-bukan setiap perincian projek
Langkah 3. Gariskan idea yang berbeza sebelum memutuskan idea yang anda suka
Buka dokumen digital baru atau sisihkan selembar kertas untuk mula merancang kandungan laporan anda. Bergantung pada tugasan, anda mungkin menghadapi kesukaran untuk menyempitkan topik atau fokus yang tepat untuk penyampaian akhir anda. Dalam kes ini, mulakan dengan satu idea yang anda miliki dan kembangkan garis besarnya. Sekiranya anda menghadapi masalah untuk menghasilkan idea umum untuk topik ini, ada kemungkinan besar laporan anda menuju ke arah yang berbeda dan lebih fokus.
Contohnya, jika anda mengisi laporan makmal, anda ingin memasukkan bahagian pengenalan, radas, prosedur, isi, dan kesimpulan. Sekiranya anda menghadapi kesukaran untuk mengisi setiap bahagian ini secara terperinci, maka anda mungkin ingin menilai semula kandungan laporan anda
Langkah 4. Pilih topik yang senang diteliti
Sekiranya anda mendapat kebebasan untuk memilih topik yang tepat, cari idea yang akan menggembirakan dan menarik untuk diteliti. Cari dalam talian atau pergi ke perpustakaan tempatan anda untuk mencari kandungan yang menarik bagi anda, dan lihat apakah anda dapat memperluas topik tersebut ke dalam laporan anda. Di atas segalanya, pastikan bahawa anda memilih topik yang tidak akan anda gemari.
Contohnya, jika anda perlu menulis laporan buku, pilih buku dalam genre yang menarik minat anda
Bahagian 2 dari 4: Mencari Sumber Penyelidikan yang Baik
Langkah 1. Gunakan pangkalan data untuk mencari kandungan yang boleh dipercayai
Sekiranya anda tidak menggunakan penyelidikan langsung, atau membuat kajian yang telah anda kumpulkan sendiri, maka anda perlu mencari penyelidikan terpakai yang boleh dipercayai dan boleh dipercayai. Cari dalam talian untuk mencari pangkalan data percuma, yang akan membawa anda ke arah teks ilmiah dan artikel jurnal. Sekiranya anda menghadiri universiti, tanyakan kepada pustakawan untuk melihat sama ada sekolah anda melanggan pangkalan data berbayar.
Gunakan ciri "sarjana" Google untuk mencari sumber yang boleh dipercayai mengenai topik tertentu
Langkah 2. Pergi ke perpustakaan tempatan anda untuk mencari bahan yang bermanfaat
Log masuk ke laman web perpustakaan tempatan anda dan lihat apakah mereka menawarkan alat carian dalam talian untuk katalog mereka. Gunakan kata kunci umum semasa mencari bahan-anda mungkin secara tidak sengaja melangkau sumber hebat dengan terlalu spesifik. Sekiranya anda memerlukan bantuan, hubungi perpustakaan anda untuk mendapatkan bantuan.
Sekiranya anda seorang pelajar, manfaatkan perpustakaan sekolah anda
Langkah 3. Periksa nama domain laman web untuk kesahan
Semasa menggunakan sumber dalam talian, lihat alamat web untuk mendapatkan idea tentang sumber apa yang anda akses. Perlu diingat bahawa ".edu" dan ".gov" cenderung dapat dipercayai dengan lebih konsisten daripada laman web ".com". Walaupun laman web ".org" boleh menjadi sumber maklumat yang baik, pastikan untuk memeriksa domain sebelum memasukkannya ke dalam halaman pustaka atau karya yang dikutip.
Secara keseluruhan, ".org" hanya menunjukkan bahawa sumbernya dijalankan oleh kumpulan bukan untung. Walaupun terdapat banyak kumpulan bukan untung yang boleh dipercayai di luar sana, periksa untuk memastikan bahawa laman web itu dibina berdasarkan fakta dan kredibiliti
Langkah 4. Gandakan penemuan anda di sumber lain
Terus cari di sumber cetak dan dalam talian untuk mendapatkan maklumat yang asli. Sekiranya anda menemui penemuan anda sendiri, ulangi prosesnya sehingga mula melihat corak dalam data yang anda kumpulkan. Pastikan maklumat itu boleh dipercayai sebelum anda memasukkannya ke dalam laporan, kerana pembaca tidak mahu membuang masa dengan fakta palsu.
Sekiranya anda menghadapi kesukaran untuk mencari banyak sumber untuk topik tertentu, mulakan dengan laman web sumber ramai seperti Wikipedia. Walaupun maklumat itu sendiri tidak boleh digunakan atau dirujuk dalam laporan, lihat apakah laman web tersebut mengreditkan sumber yang boleh dipercayai dalam artikel
Petua:
Cuba cari sumber akademik yang dikaji oleh rakan sebaya.
Langkah 5. Lihat reka bentuk laman web untuk melihat bagaimana susun aturnya
Walaupun anda tidak mahu menilai buku dari sampulnya, anda boleh memberitahu banyak tentang kualiti sumber dengan cara mereka menyampaikan maklumat mereka. Cari format yang ramping dengan warna yang seimbang, serta fon profesional. Sekiranya laman web kelihatan seperti tidak dikemas kini dalam 15 tahun, anda mungkin ingin mencuba mencari di tempat lain.
Selain itu, cari sebarang kesalahan ejaan atau tatabahasa dalam teks. Anda tidak mahu merujuk maklumat dalam laporan anda yang penuh dengan kesalahan ejaan
Bahagian 3 dari 4: Menentukan Struktur Terbaik
Langkah 1. Pilih laporan tidak rasmi jika anda ingin menyampaikan maklumat anda dengan ringkas
Pecahkan maklumat anda kepada pengelompokan yang jelas: pengenalan, isi dan kesimpulan. Walaupun laporan yang berbeza memerlukan pelbagai jenis bahagian, pastikan anda mempunyai bahagian yang jelas yang memperkenalkan kandungannya, serta bahagian yang merangkumi maklumat. Sekiranya profesor atau atasan anda tidak menyediakan rubrik kepada anda, cari contoh dokumen dalam talian untuk mendapatkan idea mengenai format yang betul.
- Tidak rasmi adalah istilah payung yang digunakan untuk pelbagai dokumen yang berbeza. Memo pendek, laporan surat, dan laporan makmal tidak rasmi semuanya termasuk dalam kategori ini.
- Contohnya, laporan memo atau surat pendek merangkumi tajuk, pernyataan pengenalan, penemuan, dan bahagian cadangan.
Langkah 2. Pilih laporan rasmi jika anda ingin memasukkan lebih terperinci
Sekiranya anda menulis perbincangan mengenai topik yang lebih mendalam, pilihlah dokumen yang lebih panjang dan terperinci untuk menyampaikan maklumat anda. Laporan mendalam secara amnya dapat dibahagikan kepada 5 bahagian utama: pendahuluan, abstrak, isi, rujukan, dan lampiran. Gunakan format ini untuk tugasan akademik yang lebih lama, atau projek yang melibatkan pengumpulan data yang agak rumit.
Bahagian pendahuluan merujuk kepada kandungan yang muncul di awal dokumen. Walaupun ini bervariasi per tugas, beberapa contoh pendahuluan dapat meliputi surat pengiriman, pengakuan, daftar isi, halaman judul, dan / atau daftar angka dan tabel
Langkah 3. Tulis laporan berkala jika anda merenungkan jangka masa yang lebih pendek
Pilih jenis laporan ini semasa anda ingin membincangkan banyak aspek dalam jangka masa tertentu, baik itu baik atau buruk. Semasa menyusun dokumen ini, pastikan anda memasukkan banyak ruang untuk hasil data, seperti grafik. Gunakan format yang paling menggambarkan bagaimana jangka masa yang anda bincangkan berjalan.
Contohnya, jika Anda membandingkan jangka waktu saat ini dengan periode sebelumnya, gunakan format perbandingan dan jenis kontras untuk menggambarkan perbezaan antara 2 kali ini. Penilaian diri di universiti adalah contoh yang baik
Langkah 4. Periksa laporan pemeriksaan jika anda memeriksa struktur secara mendalam
Semasa memeriksa bangunan atau struktur lain, buat penemuan anda sejelas mungkin dengan menggunakan dokumen yang sudah ditentukan dan telah ditentukan. Bergantung pada tempat anda bekerja atau apa yang anda periksa, mungkin sudah ada dokumen pemeriksaan di tangan; dalam kes ini, gunakan apa sahaja yang sudah ada. Sekiranya tidak ada dokumen yang tersebar, pastikan laporan Anda ringkas, ringkas, dan dapat difahami oleh siapa pun yang mungkin membacanya.
Sekiranya anda memberikan laporan itu kepada pelanggan, cubalah untuk tidak menggunakan istilah mewah yang tidak masuk akal bagi pembaca biasa
Langkah 5. Rangka laporan kemajuan jika anda membincangkan masa depan
Gunakan laporan kemajuan untuk menunjukkan prestasi kumpulan atau syarikat semasa dari titik A ke titik B. Walaupun grafik dan visual lain sangat membantu dalam laporan ini, pastikan untuk mengikuti struktur dan garis besar yang anda buat pada awal dokumen.
- Dalam beberapa kes, laporan kemajuan lebih mudah diselesaikan sebagai usaha kolaboratif.
- Sebagai contoh, anda mungkin harus mengisi laporan kemajuan untuk kelas untuk menunjukkan seberapa banyak yang telah Anda selesaikan dalam projek kumulatif.
Bahagian 4 dari 4: Menggariskan Laporan
Langkah 1. Terangkan tujuan utama laporan anda dalam tesis
Ketahui titik utama, atau tesis, dokumen anda dan tulis di bahagian pertama garis besar. Sekiranya anda lebih suka bekerja secara berurutan, cuba buat garis besar dengan angka dan huruf Roman. Dalam kes ini, tesis anda akan ditulis dengan angka Romawi "I."
Sekiranya anda ingin menjimatkan ruang untuk isi perkenalan anda, gunakan huruf "A" untuk membuat sub titik di mana anda akan menulis tesis anda
Langkah 2. Susun idea utama anda dan muatkannya ke dalam struktur garis besar
Gunakan struktur laporan yang anda putuskan untuk memformat garis besar laporan anda yang lain. Cuba senaraikan maklumat dalam urutan yang sama seperti yang anda mahukan muncul dalam draf akhir dokumen. Sekiranya anda berencana untuk menyertakan visual, catat grafik yang anda rancangkan termasuk di tempat-tempat tertentu.
Garis besar ini akan kelihatan sangat berbeza bergantung pada strukturnya. Sebagai contoh, garis besar untuk laporan ilmiah akan mempunyai bahagian / angka pemisahan untuk reka bentuk eksperimen grafik utama, serta eksplorasi data
Langkah 3. Sertakan sebarang butiran sokongan semasa anda memikirkannya
Buat sub poin dalam garis besar yang melibatkan bukti tambahan atau sumber untuk idea anda. Sekiranya anda menggunakan sumber buku atau jurnal, buat catatan kasar tentang bab dan nombor halaman yang anda nyatakan dari maklumat tersebut, jadi nanti lebih mudah untuk mengisi bibliografi nanti.
Sekiranya anda memperoleh lebih banyak garis besar, maka anda akan mendapat masa yang lebih mudah kemudian semasa anda menulis laporan
Langkah 4. Cari tahu pengenalan dan kesimpulan anda di akhir
Biarkan bahagian pengenalan dan kesimpulan anda kosong sehingga anda telah menyusun idea utama anda yang lain dalam garis besar. Setelah anda mempunyai gambaran yang lebih baik tentang bagaimana anda merancang untuk memformat laporan anda, tulis satu ayat atau 2 tentang bagaimana anda merancang untuk memperkenalkan dan menyelesaikan berbagai topik.
Sebagai contoh, contoh kalimat pengantar pada garis besar dapat seperti: "Sepanjang musim panas, kajian lanjutan menunjukkan bahawa kesan plasebo 60% berkesan untuk menyembuhkan gejala-gejala mabuk."
Langkah 5. Mulailah menyusun garis besar anda menjadi laporan lengkap
Pergi bahagian demi bahagian semasa anda mula menyusun laporan anda. Pertama, gunakan tesis yang telah anda tulis dan letakkan di akhir perenggan pengenalan anda. Bina perenggan pertama anda untuk tujuan utama ini, dan bimbing pembaca melalui tema utama laporan. Teruskan proses ini, melalui garis besar anda dan memindahkan isi dan kesimpulan ke dalam draf.
