Sekiranya anda seorang guru atau penulis teknikal, anda mungkin perlu menulis arahan setiap hari. Tetapi bagi banyak orang lain, menulis arahan yang jelas sukar. Anda mungkin melangkau langkah penting kerana anda menganggap pembaca anda akan melakukannya secara automatik, atau anda mungkin membingungkan pembaca anda dengan memasukkan terlalu banyak tindakan dalam satu langkah. Untuk menulis arahan yang jelas, pastikan anda memahami dengan tepat cara menyelesaikan tugas. Ikuti arahan anda secara literal untuk memastikan mereka akan melaksanakan tugas tersebut.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Memahami Tugas
Langkah 1. Kumpulkan bahan yang diperlukan
Semasa anda menulis arahan, anda mesti mengetahui tugasnya terlebih dahulu. Dapatkan semua alat dan bekalan yang anda perlukan dan susunlah mengikut urutan yang anda perlukan.
Tulis semua yang diperlukan. Semasa anda menulis arahan anda, anda mungkin ingin memasukkan senarai alat atau bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
Langkah 2. Laksanakan tugas itu sendiri
Walaupun anda berjaya menyelesaikan tugas itu beberapa kali, masih ada baiknya anda melaluinya sebelum anda menulis arahan anda, supaya anda tidak melupakan apa-apa.
Sekiranya anda sudah biasa dengan tugas tersebut, anda mungkin cenderung untuk mengambil jalan pintas, jadi pastikan anda tidak melewatkan langkah atau menghilangkan maklumat yang mungkin tidak dimiliki oleh pembaca anda
Langkah 3. Buat garis besar terperinci
Semasa anda menjalankan tugas, luangkan masa untuk menuliskan apa yang telah anda lakukan. Ini membantu anda menyimpan arahan mengikut urutan logik. Sekiranya anda melakukan tugas semasa anda menuliskan langkah-langkahnya, anda pasti tahu apa yang perlu dilakukan dan kapan.
Langkah 4. Tentukan khalayak anda
Arahan untuk tugas yang sama boleh ditulis dengan cara yang berbeza bergantung pada siapa yang akan membaca dan berusaha mengikuti arahan anda. Anda akan menulis berbeza untuk remaja daripada yang anda tulis untuk orang dewasa.
Pertimbangkan juga alasannya. Arahan untuk anak-anak yang mengerjakan projek akan berbeza dengan arahan untuk ibu bapa menolong anak mereka dalam projek
Langkah 5. Buat pengenalan ringkas
Pendahuluan memberitahu pembaca anda apa arahan anda akan dapat mereka lakukan dan apa hasil akhirnya jika mereka menyelesaikan semua arahan. Perlu diingat bahawa kebanyakan orang akan melewatkan perkenalan, atau paling tidak, jadi jangan memasukkan maklumat penting atau amaran utama dalam perkenalan.
- Sekiranya anda memasukkan peringatan penting dalam pendahuluan, pastikan untuk memasukkannya juga dalam langkah anda, sekiranya seseorang melewatkan perkenalan.
- Contohnya, jika anda menerangkan cara membuat selai kacang dan sandwic jeli, anda boleh menyebutkan bahawa selai kacang dan jeli adalah pilihan ringkas dan sihat yang disukai anak-anak untuk makan tengah hari atau makanan ringan petang.
Bahagian 2 dari 3: Menulis Arahan Anda
Langkah 1. Bahagikan tugas menjadi langkah bayi
Setiap langkah harus mempunyai satu tindakan, bukan beberapa. Sekiranya anda mempunyai lebih dari satu atau dua ayat setiap langkah, kemungkinan itu boleh dibahagikan kepada langkah-langkah yang lebih kecil dan tidak rumit.
- Sebagai contoh, alih-alih menulis "Letakkan kolar anjing di lehernya dan pasangkan tali," pecah menjadi: "Kencangkan kolar anjing di lehernya" dan "Pasang tali ke kolar."
- "Kencangkan kolar anjing di lehernya" menjadi langkah pertama, dan "Pasang tali ke kolar" menjadi yang kedua.
Langkah 2. Mulakan setiap langkah dengan kata tindakan
Setiap langkah yang anda tulis harus dapat dilaksanakan. Gunakan kata kerja yang menunjukkan kepada pembaca tindakan mereka dengan tepat untuk menyelesaikan langkah tugas tersebut.
- Tuliskan arahan anda dalam hal apa yang mesti dilakukan oleh seseorang, bukan apa yang mesti difikirkan atau diketahui oleh seseorang.
- Contohnya, jika anda menulis arahan berjalan anjing, "Periksa kolar yang sesuai" lebih mudah dilakukan daripada "Ketahui ukuran kolar anjing."
Langkah 3. Ikuti perkembangan logik
Anggapkan bahawa pembaca anda akan melompat masuk dan mula mengerjakan tugas sebaik sahaja mereka membaca langkah pertama. Biasanya mereka tidak akan membaca arahan anda hingga akhir. Sekiranya ada sesuatu yang perlu diketahui oleh pembaca anda untuk menyelesaikan satu langkah, sertakan maklumat itu dengan langkah itu sendiri.
- Sekiranya terdapat bahaya yang melekat dalam langkah tertentu, sertakan peringatan ini dengan langkah itu sendiri, bukan pada pengenalan anda atau di akhir arahan anda ketika sudah terlambat.
- Sertakan panduan untuk memberitahu pembaca anda apabila mereka telah melakukan langkah dengan betul. Contohnya, anda mengatakan: "Kolar anjing anda sesuai dengan betul jika anda boleh meletakkan dua jari di antara bahagian belakang kolar dan leher anjing anda."
Langkah 4. Pilih perkataan anda dengan teliti
Gunakan bahasa mudah yang boleh difahami oleh sesiapa sahaja. Dalam kebanyakan kes, anda ingin mengelakkan istilah jargon atau teknikal. Sekiranya anda mesti menggunakan kata teknikal, berikan definisi ringkas dan ringkas.
Contohnya, jika anda menerangkan cara mengemukakan taklimat undang-undang, anda mungkin perlu menggunakan istilah undang-undang teknikal. Letakkan definisi bahasa biasa terlebih dahulu, kemudian berikan istilah yang digunakan di mahkamah
Langkah 5. Gunakan tindakan positif
Secara amnya, lebih baik memberitahu pembaca anda apa yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas, dan bukannya apa yang tidak seharusnya mereka lakukan. Semasa seseorang membaca arahan, mereka berada dalam mindset untuk menyelesaikan tugas. Sekiranya anda mula memberitahu mereka apa yang tidak boleh dilakukan, mereka mungkin akan keliru dan melakukan perkara itu pula.
Sebagai contoh, untuk arahan berjalan kaki anjing, lebih baik mengatakan "periksa kolar yang sesuai" daripada "elakkan menggunakan kolar yang terlalu kecil."
Langkah 6. Tulis pada orang kedua
Kata ganti "anda" membolehkan anda mengarahkan pembaca anda secara langsung dan dapat mengelakkan kekeliruan. Apabila anda menggunakan kata ganti "anda", pembaca mengetahui dengan tepat apa yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut, dan tidak perlu meneka.
Contohnya, jika anda menulis "tuas harus didorong", anda membiarkan pembaca tertanya-tanya siapa yang harus mendorong tuas. "Anda mesti menekan tuas" atau bahkan "tolak tuas" tidak syak lagi bahawa ini adalah sesuatu yang mesti dilakukan oleh pembaca anda
Langkah 7. Sertakan alternatif
Untuk beberapa tugas, akan ada lebih daripada satu cara untuk menyelesaikan satu langkah atau sekumpulan langkah. Berikan alternatif bersama dengan langkah supaya pembaca dapat memilih bagaimana mereka ingin menyelesaikan tugas.
Contohnya, jika anda menerangkan cara membuat selai kacang dan sandwic jeli, anda boleh menambah: "Ganti mentega badam sekiranya berlaku alahan kacang tanah."
Langkah 8. Gunakan grafik yang berguna
Anda mungkin pernah mendengar ungkapan "gambar bernilai seribu perkataan." Ketika menulis arahan yang jelas, kadangkala gambar atau rajah akan menjadikan tindakan tertentu lebih difahami oleh pembaca anda.
Untuk lebih banyak arahan teknikal, pastikan pembaca dapat melihat dengan jelas apa yang berlaku dalam gambar, dan tindakannya tidak dikaburkan oleh alat atau tangan
Bahagian 3 dari 3: Menguji Arahan Anda
Langkah 1. Susun arahan anda menjadi beberapa bahagian
Beberapa tugas yang rumit mempunyai lebih dari satu bahagian. Sekiranya anda menulis arahan untuk tugas yang lebih besar yang merangkumi beberapa bahagian yang lebih kecil, pisahkannya menjadi bahagian yang berasingan.
- Sekiranya anda menghitung arahan anda, mulakan semula penomboran dengan setiap bahagian. Pembaca akan merasakan rasa pencapaian setelah menyelesaikan setiap bahagian.
- Anda masih boleh membahagikan tugas anda kepada beberapa bahagian, walaupun ia tidak mempunyai bahagian separa bebas. Terlalu banyak langkah dapat membebankan pembaca anda.
Langkah 2. Cuba arahan anda seperti yang ditulis
Sekiranya anda tidak dapat mengikuti arahan anda seperti yang ditulis, tidak ada orang lain yang dapat mengikutinya. Mintalah rakan untuk melengkapkan arahan anda juga dan memberitahu anda jika mereka mendapati sesuatu yang membingungkan.
Anda mungkin perlu menguji arahan anda beberapa kali, terutamanya jika panjang atau rumit
Langkah 3. Edit arahan anda dengan teliti
Kesalahan ketik dan tatabahasa boleh merosakkan tulisan yang jelas, menjadikan arahan anda sukar dipatuhi. Baca terus ke belakang dan ke hadapan untuk memastikannya bebas dari kesilapan.
Sekiranya anda tidak yakin dengan kemahiran mengedit anda, dapatkan rakan untuk melihat arahan anda
Langkah 4. Sertakan senarai alat atau bekalan yang diperlukan
Terutama jika tugas memerlukan alat atau bahan tertentu, senarai dapat membantu pembaca anda. Masukkan senarai pada awal arahan anda supaya pembaca anda dapat mengumpulkan bahan sebelum mereka memulakan tugas.
Fikirkan ini seperti resipi dalam buku masakan. Resipi selalu menyediakan senarai ramuan dan peralatan memasak pada awalnya, jadi anda boleh mengumpulkan semua perkara ini sebelum mula membuat hidangan
Langkah 5. Berikan amaran jika sesuai
Setelah menguji arahan anda, anda mungkin menyedari bahawa ada bahaya tersembunyi yang tidak anda atasi ketika pertama kali menulis arahan anda. Maklumkan pembaca anda mengenai bahaya ini supaya mereka dapat berjaga-jaga.