Bersikap sopan dapat membuat anda jauh dalam hidup, tetapi kadang-kadang anda harus langsung memikirkan masalah. Sekiranya anda perlu menulis surat kritikan kepada seseorang atau perniagaan, sukar untuk mencari keseimbangan antara tetap bersikap sopan dan memastikan pendapat anda kuat dan jelas. Berfikirlah sedikit untuk meluruskan masalahnya, bagaimana ia berlaku, dan bagaimana anda mahu ia dapat diperbaiki. Kemudian, tulis surat anda dengan jelas dan terus sehingga dapat memberitahu orang lain bagaimana perasaan anda. Cubalah itu, dan anda akan berkongsi pendapat anda tanpa rasa marah.
Langkah-langkah
Contoh Surat
Contoh Surat Kritikal kepada Rakan Sekerja
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh Surat Kritikal kepada Rakan Sekelas
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh Surat Kritikal kepada Jiran
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Bahagian 1 dari 3: Mencerobohkan Surat Anda
Langkah 1. Kenal pasti mengapa anda marah, dan apa yang anda mahu lakukan mengenainya
Cukup melampiaskan kemarahan anda tidak akan menghasilkan surat yang berkesan. Sekiranya anda mahukan seseorang mengambil tindakan berdasarkan apa yang anda tulis, anda harus spesifik. Tanyakan kepada diri anda soalan seperti berikut, dan tulis jawapan anda:
- Apa peristiwa atau tindakan yang membuat saya kecewa? (Contohnya, bandar anda membuang tanda berhenti di jalan perumahan)
- Bila ia berlaku? (Dua minggu yang lalu)
- Mengapa ia menjadi masalah? (Sejak itu, kereta melaju, menjadikannya berbahaya untuk kanak-kanak bermain di kawasan itu)
Langkah 2. Tentukan bagaimana anda mahu masalah itu diselesaikan
Cukup marah tidak akan menyelesaikan masalahnya. Anda harus jelas mengenai apa yang anda mahu orang lain lakukan atau ubah untuk membetulkan masalahnya. Jika tidak, mereka hanya akan melihat banyak komen yang marah.
- Contohnya, jika anda kecewa kerana anda belum mendapat rebat untuk telefon yang dijanjikan, anda ingin memberitahu penerima untuk memberikannya secepat mungkin.
- Surat anda akan lebih berjaya jika memberi tumpuan untuk menyelesaikan masalah, dan bukannya hanya melampiaskan.
Langkah 3. Cari orang tertentu untuk ditulis
Sekiranya anda mempunyai aduan dengan orang tertentu yang pernah anda hubungi, maka ini akan diatasi. Tetapi jika anda ingin menulis surat kritikan kepada perniagaan, pejabat pemerintah, atau organisasi besar lain, anda mungkin tidak tahu di mana hendak mengirim surat itu.
- Menulis kepada orang tertentu dan bukannya e-mel umum seperti [email protected] menjadikan masalah ini akan diatasi.
- Teliti laman web perniagaan / organisasi, atau cari di dalam talian. Cuba cari alamat e-mel peribadi, seperti [email protected], yang berkaitan dengan aduan anda.
- Sekiranya anda telah menghubungi seseorang yang menyebabkan masalah, anda boleh mencuba menulis surat kepada seseorang di atas kepala mereka. Minta maklumat hubungan penyelia mereka.
Bahagian 2 dari 3: Menyusun Surat
Langkah 1. Tulis pengenalan ringkas yang merangkum kritikan anda
Jangan menjadi tidak menyenangkan, tetapi searah mungkin. Tulis satu atau dua ayat yang menyatakan masalah asasnya dan mengapa anda menulis. Sebagai contoh:
Dear Milton: Saya menulis tentang tanda yang anda pasangkan di depan kedai anda pada 7 Julai. Ini lebih besar daripada yang dibenarkan oleh peraturan bandar, dan ini mengganggu daya tarikan visual Main Street. Saya ingin melihat tanda itu segera dihapus.
Langkah 2. Ikuti perenggan yang menerangkan apa yang salah
Buat perenggan ini ringkas juga, tetapi jelaskan kritikan anda. Cubalah lakukan semula peristiwa atau tindakan yang menimbulkan masalah:
Pada 7 Julai tahun ini, saya melihat bahawa anda memasang papan tanda di hadapan kedai anda. Segera jelas bahawa tanda itu terlalu besar. Ketika saya melihat dari tingkap saya, saya dapat melihat bahawa pejalan kaki dan penunggang basikal mengalami kesukaran untuk bergerak di sekitar tanda, yang masuk ke kawasan trotoar dan jalan. Dalam beberapa kes, ini menjadi berbahaya, seperti ketika orang mesti melangkah ke jalan untuk mengelilingi papan tanda.
Langkah 3. Nyatakan apa yang anda mahu berlaku pada perenggan seterusnya
Seperti surat yang lain, ini harus langsung. Memberitahu seseorang seperti "anda harus menyelesaikan masalah ini" tidak memberi mereka rencana tindakan yang jelas, dan mereka cenderung mengabaikan kritikan anda. Tulis dengan tepat apa yang anda mahu berlaku.
- Sekiranya kritikan anda adalah titik awal dalam perundingan, berhasratlah tinggi, maka harap berunding.
- Anda boleh menawarkan beberapa pilihan untuk menyelesaikan masalah.
- Contohnya: “Peraturan bandar menyatakan bahawa tanda-tanda etalase di Main Street mestilah tidak lebih besar dari 2 x 3 kaki. Milik anda adalah 4 x 3 kaki. Saya meminta anda untuk menghapus tanda itu, atau menggantinya dengan tanda yang tidak lebih besar dari 1 hingga 2 kaki, seperti yang ada di hadapan perniagaan jiran."
Langkah 4. Berikan jangka masa yang tepat untuk menangani masalah tersebut
Sekiranya anda tidak menyatakan dengan tepat kapan masalah tersebut perlu diperbaiki, penerima kemungkinan akan meletakkan surat anda di bahagian bawah senarai "yang harus dilakukan" mereka. Tulis bila anda ingin melihat tindakan, dan apa akibatnya kerana tidak bertindak balas. Sebagai contoh:
Musim salji sudah hampir, yang akan menjadikan pejalan kaki lebih sukar untuk bergerak di sekitar papan tanda kedai anda. Sila ganti atau ubah tanda sebelum 27 Oktober. Sekiranya anda tidak mengambil tindakan pada waktu itu, saya harus mendaftar aduan rasmi dengan Downtown Development Authority.
Langkah 5. Format surat anda
Sekiranya anda mahu surat anda dipandang serius, perhatikan penampilannya. Gunakan fon profesional, seperti Times New Roman, pada ukuran yang dapat dibaca (12 mata). Letakkan tarikh di bahagian atas surat, kemudian buka dengan ucapan seperti "Dear Thomas" (jika anda mengenali orang itu) atau "Yang Berhormat Senator Franklin" (dalam keadaan yang lebih formal).
Langkah 6. Sertakan maklumat hubungan anda
Pastikan surat anda menyertakan maklumat hubungan anda (sama ada di bahagian atas atau bawah): nama penuh, e-mel, telefon, dan alamat fizikal anda. Dengan cara itu, penerima dapat menghubungi sekiranya perlu.
Langkah 7. Lampirkan atau lampirkan salinan dokumen yang berkaitan
Sekiranya ada bahan yang membantu menjelaskan aduan anda, sertakan bahan tersebut supaya penerima dapat menyemak. Contohnya, jika anda mengkritik syarikat kerana produknya rosak, tunjukkan kepada mereka resit penjualan dan jaminan anda. Walau bagaimanapun, hanya hantarkan salinan dokumen ini - simpan dokumen asalnya sendiri sekiranya anda memerlukannya kemudian.
Sekiranya anda menghantar lampiran atau lampiran, sebutkan dalam surat anda: "Lihat resit penjualan dan jaminan yang dilampirkan untuk mengesahkan pembelian dan liputan saya."
Langkah 8. Proofread untuk nada dan tatabahasa
Setelah surat anda disatukan, baca dengan teliti untuk memeriksa kesalahan ketik dan masalah lain. Pada masa yang sama, periksa untuk memastikan bahawa nada anda tidak kelihatan seperti keji. Ini akan membantu seseorang membaca dan memberitahu anda apa yang mereka fikirkan.
- Sebagai contoh, pertimbangkan untuk menyemak semula kalimat seperti "Saya tidak percaya syarikat anda menjual sampah seperti ini. Produk ini tidak bernilai satu sen, apalagi $ 200 dari wang saya yang sukar diperoleh."
- Cuba tulis semula sebagai "Saya kecewa dengan kualiti produk ini yang rendah. Saya tidak percaya bahawa produk itu memenuhi piawaian syarikat anda."
Langkah 9. Simpan salinan surat itu
Anda ingin mempunyai catatan mengenai apa yang anda kirim sekiranya aduan meningkat pada masa akan datang. Buat salinan jika anda menghantar surat fizikal. Sekiranya anda mengirim e-mel kepada seseorang, simpan surat itu di kotak "terkirim" anda, atau cc surat tersebut ke alamat e-mel anda sendiri sehingga anda menerima salinannya.
Bahagian 3 dari 3: Memastikan Surat Anda Berkesan
Langkah 1. Jangan menulis surat ketika anda marah
Sekiranya ada sesuatu yang mengganggu anda dan anda ingin mengkritiknya, tidak mengapa. Tetapi selalunya lebih baik untuk menyejukkan badan sebelum bertindak balas. Ini memberi anda peluang untuk membiarkan emosi anda tenang, dan memberi tumpuan kepada masalah yang harus diselesaikan.
- Beri masa selama 24 jam atau lebih untuk berfikir sebelum menulis surat itu, terutamanya jika masalahnya masih berlanjutan.
- Sekiranya anda dapat memikirkan dengan jelas apa masalahnya dan bagaimana anda mahu ia dapat diselesaikan, dan bukannya merasa kecewa, anda harus bersedia menulis surat itu.
Langkah 2. Gunakan pernyataan "I" dan bukannya "anda"
Kenyataan "Saya" memberi penekanan pada aduan dan masalah anda mengenai masalah tersebut daripada perasaan peribadi anda mengenai penerima surat tersebut. Ini membuat mereka tidak diserang, dan menjadikan masalah anda akan diselesaikan.
- Contohnya, jika anda menulis untuk mengkritik prestasi rakan sekerja, hindari pernyataan seperti: "Anda tidak pernah mendapat laporan tepat pada waktunya, dan sepertinya kami tidak peduli dengan kami yang lain."
- Sebagai gantinya, cuba tulis: "Saya sukar menjalankan analisis data dengan cekap apabila saya tidak mendapat laporan anda sebelum tarikh akhir."
Langkah 3. Buat ringkas
Jangan gunakan surat kritik sebagai peluang untuk melepaskan setiap kekecewaan yang anda miliki. Fokus untuk mengenal pasti satu masalah yang perlu diselesaikan, langsung mengatasinya, dan biarkan masalah itu.
Cuba simpan surat anda hanya pada beberapa perenggan
Petua
- Cuba perbualan secara bersemuka atau telefon terlebih dahulu. Kadang kala ini dapat menyampaikan kritikan anda dan mengatasi masalah dengan lebih cepat.
- Elakkan menulis surat kritikan sekiranya anda mengundurkan diri dari pekerjaan - yang boleh menjadikannya lebih sukar untuk disewa pada masa akan datang. Tulis sahaja bahawa anda mengundurkan diri, mulai tarikh kuat kuasa. Minta temu ramah keluar jika anda benar-benar ingin membincangkan beberapa masalah.
- Sekiranya aduan anda berkaitan dengan masalah undang-undang, pertimbangkan untuk menyewa peguam untuk membantu anda dalam surat tersebut.
- Sekiranya anda menulis surat untuk melampiaskan dan bukannya menyelesaikan masalah, simpanlah kepada diri sendiri. Kadang kala menulis surat kritikan tanpa menghantarnya boleh membuat anda berasa lebih baik.
