Carta organisasi atau organisasi adalah cara untuk menggambarkan struktur syarikat atau organisasi anda secara visual. Ini menunjukkan hubungan antara orang dan / atau jabatan. Semasa membuat carta organisasi, anda harus memulakan dengan mencari tahu bagaimana syarikat anda disusun secara keseluruhan dan apa rantai arahan. Maka anda harus menggariskan maklumat tersebut pada sehelai kertas, setelah itu anda boleh menggunakan perisian untuk membuat carta yang kelihatan profesional.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menggariskan Struktur Anda
Langkah 1. Lihat bagaimana organisasi anda membuat keputusan
Sebilangan besar perniagaan umumnya disusun secara mendatar atau menegak. Secara mendatar bermaksud struktur kuasa tersebar di kalangan pekerja. Struktur menegak bermaksud bahawa kekuatan dalam syarikat terutamanya bersifat hierarki, berpindah dari pekerja am ke pengurus pertengahan dan kemudian ke pengurus atasan.
Dalam sistem mendatar, lebih ramai pekerja diberi kuasa untuk membuat keputusan. Ia boleh menyebabkan lebih banyak kesalahan, tetapi keputusan juga berlaku dengan lebih cepat. Dalam sistem menegak, anda mesti menaikkan struktur kekuatan untuk membuat keputusan
Langkah 2. Susun mengikut jabatan
Salah satu cara untuk mengatur carta anda adalah dengan menyusunnya mengikut jabatan. Tidak kira sama ada syarikat anda membahagikan kepada jabatan mengikut produk, fungsi, atau lokasi. Anda boleh menggunakan jabatan utama, kemudian bahagikan kepada bahagian dalam jabatan tersebut.
Langkah 3. Bahagikan dengan pekerja
Kaedah lain untuk menyusun carta organisasi adalah oleh pekerja anda. Gunakan nama pekerja anda, dan susun carta anda dengan hubungan yang mereka ada di antara satu sama lain. Jenis carta ini berfungsi dengan baik untuk struktur kuasa mendatar dan menegak, kerana anda dapat melukis garis untuk menunjukkan hubungan yang anda mahukan.
Perlu diingat bahawa anda juga boleh menggunakan gabungan carta jabatan dan pekerja. Jadikan carta sesuai dengan keperluan anda
Langkah 4. Kumpulkan maklumat yang anda perlukan
Sekiranya anda membuat carta berdasarkan pekerja, anda memerlukan nama pekerja, gelaran mereka, dan hubungan mereka antara satu sama lain. Tambahkan nombor pekerja mereka jika anda mahu. Untuk carta jabatan, kumpulkan nama semua jabatan dan bagaimana kaitannya antara satu sama lain.
Kaedah 2 dari 3: Mengusahakan Reka Bentuk
Langkah 1. Buat garis besar kasar
Mulakan dengan membuat visual struktur anda, mulakan dengan bahagian terbesar organisasi terlebih dahulu, seperti jabatan utama. Anda juga boleh bermula dengan pengurus utama, jika anda menggunakan carta berdasarkan pekerja. Maksud latihan ini adalah untuk membuat gambaran visual seperti apa carta anda dan berapa banyak maklumat yang anda ingin sertakan.
Langkah 2. Tentukan seberapa banyak butiran yang anda mahukan
Sebagai contoh, dalam organisasi besar, termasuk setiap pekerja mungkin tidak dapat dilaksanakan. Walaupun termasuk setiap sub-jabatan mungkin tidak dapat dilaksanakan. Buat keputusan mengenai jumlah perincian yang akan anda sertakan.
Langkah 3. Pilih reka bentuk
Salah satu cara untuk merancang carta organisasi adalah seperti pohon keluarga. Anda mempunyai CEO dalam kotak di bahagian atas. Di bawahnya, anda mempunyai garis keluar ke jabatan atau pengurus besar seterusnya, yang juga dilampirkan dalam kotak. Reka bentuk ini sangat sesuai untuk syarikat hierarki.
Sebaliknya, reka bentuk jenis pemikiran mungkin berfungsi lebih baik di syarikat yang kurang hierarki. Sekiranya anda mempunyai tiga jabatan yang sama tanpa CEO, anda boleh menghubungkan ketiga-tiga jabatan dalam reka bentuk, dengan setiap jabatan tersebar dari petak tengah atau gelembung dengan nama syarikat di dalamnya
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Perisian untuk Membina Carta Organisasi
Langkah 1. Pilih perisian
Microsoft Office adalah tempat yang baik untuk memulakan ketika memilih perisian untuk membina carta anda, kerana tersedia dan mesra pengguna. Word, Excel, Outlook, dan PowerPoint semuanya akan membolehkan anda membuat carta, misalnya. Anda juga boleh menemui templat dan program di internet yang akan membolehkan anda membina carta organisasi.
Langkah 2. Pilih gaya carta
Biasanya, perisian apa pun akan membolehkan anda memilih gaya carta yang anda mahukan. Di Pejabat, pilih gaya carta di bawah "SmartArt." Walaupun anda boleh memilih dari pelbagai gaya untuk carta, gaya "Carta Organisasi" juga mempunyai pembantu untuk membantu anda mengisi kekosongan carta secara automatik.
SmartArt berada di bawah tab Masukkan dalam Ilustrasi. "Carta Organisasi" berada di bawah Hierarki
Langkah 3. Tambahkan kotak yang anda perlukan
Setelah carta anda siap, mulailah menambahkan maklumat yang telah anda gariskan ke dalam carta. Mulakan dengan menambahkan semua kotak dan talian penyambung yang anda perlukan. Walaupun anda boleh memasukkan lebih banyak lagi kemudian, anda akan lebih mudah untuk mendapatkan strukturnya terlebih dahulu.
Garis yang anda tambahkan dapat menghubungkan jabatan antara satu sama lain, bukan hanya menunjukkan hubungan dari atas ke bawah
Langkah 4. Isikan butiran khusus syarikat anda
Tambahkan maklumat dengan mengklik di dalam kotak dan menaip. Paling mudah untuk memulakannya di puncak, terutamanya jika anda mempunyai syarikat yang kebanyakannya hierarki. Kemudian, selesaikan setiap jabatan. Sekiranya anda menggunakan gaya pemikiran, mulailah di tengah dan jalankan ke arah luar.
Langkah 5. Tambahkan elemen reka bentuk
Setelah maklumat anda diisi, anda boleh menambah sentuhan reka bentuk. Contohnya, anda boleh menukar warna kotak, jadi jabatan yang berbeza mempunyai warna yang berbeza. Anda juga dapat mengubah font, seperti memiliki huruf tebal atau font yang lebih besar untuk tingkat yang lebih tinggi dan fon biasa atau fon yang lebih kecil untuk tingkat yang lebih rendah.