Cara Mengesan Kekurangan (dengan Gambar)

Isi kandungan:

Cara Mengesan Kekurangan (dengan Gambar)
Cara Mengesan Kekurangan (dengan Gambar)

Video: Cara Mengesan Kekurangan (dengan Gambar)

Video: Cara Mengesan Kekurangan (dengan Gambar)
Video: Cara Menyebut Hari (Senin-Minggu) Dalam Bahasa Jerman - #Shorts 2024, Mac
Anonim

Embezzlement adalah sejenis penipuan di mana pekerja menyalahgunakan kedudukan amanah untuk mencuri dari majikannya. Penggera pandai dapat mencuri sejumlah besar wang dalam jangka masa yang lama tanpa menimbulkan kecurigaan. Sebenarnya, penggelapkan sering kali muncul di antara pekerja perniagaan yang paling berdedikasi. Sekiranya anda mengesyaki bahawa penggelapkan dana menguruskan perniagaan anda, terdapat pelbagai tindakan yang dapat anda lakukan dan polisi yang dapat anda laksanakan untuk mengesan skema penggelapan.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 4: Menganalisis Perniagaan Anda

Kesan Ketidakselesaan Langkah 1
Kesan Ketidakselesaan Langkah 1

Langkah 1. Cari kekurangan keuntungan yang tidak dapat dijelaskan

Penurunan keuntungan yang tidak biasa adalah gejala penggelapan. Tanyakan pada diri anda apakah, berdasarkan pengalaman anda dalam industri anda, perniagaan anda menguntungkan seperti yang anda harapkan. Sekiranya tidak, anda mungkin menjadi mangsa penggelapan.

Sebagai contoh, jika perniagaan anda biasanya menghasilkan keuntungan yang lebih besar semasa cuti, tetapi keuntungan percutian anda hanya rata-rata tahun ini, anda harus menyiasat mengapa

Kesan Langkah 2
Kesan Langkah 2

Langkah 2. Teliti rekod syarikat anda

Anda harus melalui catatan kewangan syarikat anda secara berkala untuk melihat semuanya berjalan lancar. Khususnya, anda harus memperhatikan perkara berikut, yang mungkin merupakan tanda penyelewengan:

  • Rekodnya tidak teratur. Rekod syarikat anda harus tersusun dan mudah difahami. Sekiranya anda tidak memahami apa yang anda lihat, maka seorang pekerja mungkin cuba mengelirukan anda dengan sengaja untuk menyembunyikan penggelapan.
  • Dokumen hilang atau lewat. Sekiranya anda tidak dapat menemui rekonsiliasi bank atau dokumen penting lain, maka ini boleh menjadi petanda bahawa pekerja tersebut menggelapkan.
  • Prosedur perakaunan tiba-tiba berubah. Sekiranya anda menyimpan rekod kewangan anda dengan cara tertentu, maka anda harus waspada terhadap perubahan mendadak. Sekiranya pekerja anda mengubah cara dia memasukkan pembayaran dan debit, anda harus bertanya mengapa.
  • Pelbagai pembayaran dibuat kepada orang yang mempunyai nama atau alamat yang sama. Pekerja itu mungkin telah membuat akaun palsu tempat dia menghantar wang.
Kesan Ketidakselesaan Langkah 3
Kesan Ketidakselesaan Langkah 3

Langkah 3. Balas aduan dan petua

Pelanggan mungkin mengadu bahawa mereka telah membayar bil mereka. Sekiranya seseorang ditagih berkali-kali, ini mungkin merupakan tanda penggelapan.

  • Penjual juga mungkin mengadu tentang pembayaran lewat. Perniagaan anda harus membayar vendor dengan segera. Sekiranya bil dibayar lewat, seorang pekerja mungkin mencuri wang.
  • Dengarkan juga pekerja anda. Salah satu dari mereka mungkin melihat inventori atau wang rakan sekerja. Anda tidak boleh menolak petua pekerja.
  • Seorang pelanggan juga mungkin menyedari bahawa seorang pekerja mengantongi pembayaran dan bukannya membuat penjualan dan mengeluarkan resit. Berkomitmen untuk menindaklanjutinya dan bertanya kepada pekerja mengenai transaksi yang dipermasalahkan.

Bahagian 2 dari 4: Memantau Pekerja Anda

Kesan Embezzlement Langkah 4
Kesan Embezzlement Langkah 4

Langkah 1. Perhatikan perubahan tingkah laku pekerja

Perhatikan pekerja anda. Perubahan ketara dalam gaya hidup atau sikap pekerja menunjukkan adanya penggelapan.

  • Sebagai contoh, anda mungkin menyedari bahawa taraf hidup pekerja secara tidak dijangka meningkat. Pekerja itu mungkin telah membeli sebuah rumah besar atau beberapa kereta baru. Apabila pekerja mula hidup dengan cara yang tidak dapat dijelaskan berdasarkan gajinya, maka anda harus menganggap ini sebagai tanda amaran penggelapan.
  • Juga, sikap pekerja boleh tiba-tiba berubah. Seorang pekerja yang biasanya santai boleh mengelak atau kelihatan gugup. Perubahan sikap ini adalah tanda bahawa dia mencuri dari perniagaan. Pada masa yang lain, pekerja yang melepaskan diri tiba-tiba menjadi pekerja yang berdedikasi yang tidak pernah ketinggalan bekerja atau meminta pertolongan. Dalam keadaan ini, perubahan tingkah laku juga disebabkan oleh pekerja yang meliputi jejak mereka dalam skema penggelapan.
  • Seorang pekerja juga mungkin berkeras untuk bekerja lewat atau tidak pernah mengambil cuti. Sikap ini dapat memberi isyarat bahawa pekerja itu takut orang lain akan membongkar penyelewengan itu sekiranya dia hilang.
Kesan Langkah 5
Kesan Langkah 5

Langkah 2. Perhatikan pertahanan pekerja

Sekiranya anda meminta pekerja untuk menjelaskan mengapa dokumen hilang, maka perhatikan bagaimana pekerja itu bertindak balas. Seseorang yang menjadi defensif atau kesal dengan pertanyaan yang munasabah boleh melakukan penggelapan.

Juga, pekerja yang banyak mengkritik pekerja lain adalah risiko. Mereka mungkin berusaha mengalihkan fokus kepada orang lain

Kesan Ketidakselesaan Langkah 6
Kesan Ketidakselesaan Langkah 6

Langkah 3. Jangan abaikan tingkah laku mengambil risiko

Anda mungkin berfikir bahawa apa yang pekerja anda lakukan pada waktu mereka sendiri adalah perniagaan mereka sendiri. Dari satu segi, ini benar. Walau bagaimanapun, pekerja anda mungkin terlibat dalam tingkah laku yang menunjukkan penggelapan. Sebagai contoh, cari tingkah laku mengambil risiko berikut:

  • Berjudi. Apabila seseorang berjudi sehingga membahayakan kewangan mereka, maka orang ini berisiko menggelapkan wang untuk menampung kerugian. Perhatikan pekerja yang membincangkan banyak perjalanan ke Las Vegas atau Atlantic City, atau yang menghabiskan banyak wang untuk loteri.
  • Membual tentang eksploitasi. Seseorang yang merupakan pengambil risiko yang kuat mungkin juga mengambil risiko dengan menolong mereka untuk membiayai. Anda harus mengawasi mana-mana pekerja dalam kedudukan yang berwenang yang selalu membual mengenai eksploitasi peribadi mereka.
  • Minum dan berpesta secara berlebihan. Pekerja yang berpesta dan bersosial dengan watak yang dipersoalkan berisiko menggelapkan diri. Mereka mungkin membiayai malam-malam yang menyeronokkan dengan wang syarikat.
Kesan Ketidakselesaan Langkah 7
Kesan Ketidakselesaan Langkah 7

Langkah 4. Perhatikan keadaan kecemasan perubatan dan lain-lain

Sebilangan pekerja menggelapkan kerana mereka perlu menanggung perbelanjaan perubatan yang tidak dapat mereka bayar. Perhatikan mana-mana pekerja yang mengalami tragedi seperti ahli keluarga yang sakit atau rumah yang musnah akibat kebakaran. Orang ini berisiko meningkat untuk melakukan penggelapan.

Jelas, pekerja yang mempunyai anak yang sakit tidak secara automatik menggelapkan. Dan anda tidak boleh menuduh sesiapa yang melakukan penggelapan tanpa bukti. Walaupun begitu, anda harus menyiasat hanya untuk mengesahkan bahawa orang itu tidak mengambil wang. Minta melihat buku syarikat dan baca dengan teliti

Bahagian 3 dari 4: Mencegah Kekurangan

Kesan Pengekalan Langkah 8
Kesan Pengekalan Langkah 8

Langkah 1. Buka penyata akaun secara peribadi

Anda mungkin tergoda untuk menyerahkan semua tanggungjawab kewangan kepada pekerja anda. Sekurang-kurangnya, anda harus membuka dan membaca penyata akaun perniagaan anda.

  • Hantarkan penyata bank ke rumah anda dan bukannya ke perniagaan. Anda kemudian boleh menyemak pernyataan untuk aktiviti mencurigakan. Anda mungkin melihat tandatangan cek palsu, nombor cek yang hilang, pembayaran kepada pihak yang tidak dikenali, atau pembayaran pendua.
  • Pembayaran pendua kelihatan seperti kemalangan tetapi mungkin disengajakan. Sekiranya pekerja bekerja dengan orang lain di luar, mereka mungkin akan menghantar wang kepada orang itu secara berkala.
Kesan Langkah Embezzlement 9
Kesan Langkah Embezzlement 9

Langkah 2. Pantau memeriksa akaun

Selain menyemak penyata bank anda setiap bulan, kaji baki akaun perniagaan dan sejarah transaksi anda lebih kerap. Memeriksa akaun anda lebih kerap akan membantu mengelakkan skema penggelapan jangka pendek, seperti "check kiting."

  • Check kiting adalah skema di mana penyamar menulis sendiri cek yang sangat besar dari akaun perniagaan. Untuk mengelakkan cek itu melambung, penggelapkan secara tidak sengaja meningkatkan baki dalam akaun tersebut dengan menulis cek lain ke akaun tersebut dari akaun perniagaan kedua.
  • Dengan masa yang tepat, cek pertama akan dihapus dan penggelapkan wang dapat hilang dengan sejumlah besar wang sebelum cek kedua melambung.
Kesan Ketidakselesaan Langkah 10
Kesan Ketidakselesaan Langkah 10

Langkah 3. Meneliti pemeriksaan

Penyata bank anda hendaklah mengandungi salinan cek yang ditulis dari akaun syarikat. Perhatikan tandatangan yang nampaknya palsu.

Cari nombor pendua juga. Nombor pendua mungkin menunjukkan bahawa cek pertama diserahkan kepada penerima pembayaran yang sah sementara pendua tersebut disetor oleh penyamar

Kesan Pengurangan Langkah 11
Kesan Pengurangan Langkah 11

Langkah 4. Jejaki pembayaran pekerja

Skema penggelapan biasa dikenali sebagai "lapping". Pemotongan berlaku ketika penggera mencuri sebahagian pembayaran pelanggan tetapi kemudian membuat perbezaan dengan sejumlah dana dari pembayaran pelanggan berikutnya.

  • Penyamar mesti terus menerus memperbaiki perbezaan dari pembayaran kemudian. Skim ini dapat diteruskan selama-lamanya, dan setiap pembayaran pelanggan nampaknya telah diterima lebih lambat daripada yang sebenarnya.
  • Untuk mengelakkan "putaran", berkomunikasi dengan pelanggan anda untuk mengesahkan kapan mereka melakukan pembayaran. Sekiranya anda menyedari bahawa penjaga buku anda membuat pembayaran lewat, penjaga buku tersebut mungkin terlibat dalam skema pemutusan.
  • Anda juga dapat membantu mencegah skim ini dengan membahagikan tugas menangani wang tunai dan menghantar pembayaran ke akaun pelanggan antara dua pekerja yang berbeza.
Kesan Ketidakselesaan Langkah 12
Kesan Ketidakselesaan Langkah 12

Langkah 5. Semak semua bayaran balik

Embezzler dapat mengantongi wang dengan membuat bayaran balik palsu. Untuk melakukan ini, penggera membuat catatan palsu bahawa pelanggan mengembalikan beberapa barang atau membayar lebih daripada bilnya. Penyamar kemudian mengantongi wang "dikembalikan".

  • Meneliti pekerja yang mengeluarkan jumlah bayaran balik yang luar biasa. Anda kemudian boleh mengatur pertemuan dengan pekerja untuk membincangkan jumlah bayaran balik yang tinggi.
  • Cuba juga agar pelanggan menandatangani sesuatu apabila mereka mendapat bayaran balik. Penyalahgunaan kemudian harus memalsukan tanda tangan, yang dapat menghalangi mereka dari melakukan penggelapan di tempat pertama.
  • Mana-mana pekerja yang mengeluarkan bayaran balik tanpa tandatangan boleh dipantau.

Bahagian 4 dari 4: Melaksanakan Dasar

Kesan Langkah Ketepatan 13
Kesan Langkah Ketepatan 13

Langkah 1. Bahagikan tanggungjawab pekerja

Sekiranya seorang pekerja menguruskan semua kewangan perniagaan, dia berpeluang menggelapkan wang. Sebagai contoh, penjaga buku yang melakukan semua penagihan, pengumpulan, pengeluaran, perbankan, dan penyimpanan rekod untuk perniagaan berada pada kedudukan yang baik untuk mencuri dari anda.

  • Penjaga buku ini mempunyai peluang untuk mengalihkan aset dan cara untuk menutupi kecurian dengan mengubah rekod transaksi perniagaan.
  • Anda boleh membuat penggelapan lebih sukar dengan membahagikan tanggungjawab. Sebagai contoh, anda boleh meminta seorang pekerja menyimpan rekod dan meminta pekerja lain menandatangani semua cek. Anda juga boleh mengambil alih beberapa tanggungjawab itu sendiri.
Kesan Pengurangan Langkah 14
Kesan Pengurangan Langkah 14

Langkah 2. Buat pekerja bekerjasama

Pekerja yang sering bekerja sendiri mempunyai peluang dan godaan yang lebih besar untuk mencuri aset perniagaan. Sekiranya tugas mesti dilakukan di luar pejabat atau pada waktu ketika tidak ada orang lain, tetapkan dua pekerja untuk melakukan tugas bersama. Pekerja-pekerja itu dapat saling mengawasi, sehingga kemungkinan seseorang tidak akan mencuri dari perniagaan.

Wajibkan dua pekerja membuka dan menutup pejabat setiap hari. Ini memastikan bahawa tidak ada pekerja tunggal yang bersendirian dengan wang tunai, barang niaga, atau rekod perniagaan sebelum atau selepas waktu perniagaan

Kesan Embezzlement Langkah 15
Kesan Embezzlement Langkah 15

Langkah 3. Mengadakan percutian wajib

Penjaga buku yang menggelapkan diri sering terlibat dalam skema jangka panjang di mana mereka mesti terus menerus memanipulasi rekod perniagaan untuk menutup jejak mereka. Pekerja ini tidak mampu membiarkan orang lain meneliti pekerjaan mereka, jadi mereka enggan mengambil cuti sakit atau cuti.

Dia juga mungkin menolak untuk memberikan pekerjaan kepada orang lain walaupun terlalu banyak tugas. Wajibkan pekerja anda menggunakan hari cuti mereka, dan minta pekerja lain (atau perkhidmatan perakaunan luar) mengendalikan tanggungjawab pekerja yang tidak hadir

Kesan Pengurangan Langkah 16
Kesan Pengurangan Langkah 16

Langkah 4. Terlibat dalam amalan perniagaan yang jujur

Beberapa sumber menunjukkan bahawa budaya tidak jujur dalam perniagaan dikaitkan dengan penggelapan. Pekerja mungkin lebih cenderung mencuri dari perniagaan jika mereka percaya bahawa perniagaan itu memperlakukan pekerja dengan tidak adil atau berurusan dengan orang lain secara tidak beretika.

  • Oleh itu, anda harus mewujudkan budaya keterbukaan, kejujuran, kewaspadaan, dan integriti. Pegang perniagaan anda dengan standard etika yang tinggi.
  • Anda juga perlu memberi isyarat bahawa anda tidak mempunyai toleransi terhadap penipuan atau ketidakjujuran. Ini bermaksud menghukum mereka yang tidak jujur atau melakukan pencurian. Sekiranya anda membiarkan pelanggaran kecil berlalu tanpa teguran, maka anda memberi isyarat kepada pekerja lain bahawa mereka juga bebas mencuri.
  • Untuk mendorong pelanggaran pelanggaran yang jujur, anda harus membuat dasar pemberi maklumat dan menerbitkannya dalam buku panduan atau buku panduan pekerja anda. Dasar ini akan memberitahu pekerja bahawa mereka boleh melaporkan penipuan dan ketidakjujuran yang disyaki tanpa rasa takut akan pembalasan.
  • Pastikan anda mengetahui cara yang tepat untuk melaporkan penggelapan, sama ada anda berhasrat untuk menangani keadaan secara dalaman atau melibatkan penguatkuasaan undang-undang.
Kesan Pengurangan Langkah 17
Kesan Pengurangan Langkah 17

Langkah 5. Buat program bantuan pekerja

Anda juga dapat mengurangkan kecurian dengan mengadakan program bantuan pekerja. Program-program ini menyediakan tempat bagi pekerja untuk mendedahkan masalah yang mereka ada dengan ketagihan, perjudian, atau kesihatan mereka - semua dorongan untuk menggelapkan.

  • Program bantuan pekerja yang anda gunakan harus menyediakan talian hotline yang boleh dihubungi oleh pekerja pada bila-bila masa sepanjang hari.
  • Program bantuan pekerja yang berkesan akan mengarahkan pekerja ke sumber yang mereka perlukan untuk mengatasi masalah ketagihan, perjudian, atau masalah lain.

Disyorkan: