4 Cara Mengurangkan Dokumen

Isi kandungan:

4 Cara Mengurangkan Dokumen
4 Cara Mengurangkan Dokumen

Video: 4 Cara Mengurangkan Dokumen

Video: 4 Cara Mengurangkan Dokumen
Video: Ради семьи она вышла замуж за подлого хромого богача, должен ли ее конец быть несчастным? 2024, Mac
Anonim

Pengecualian maklumat peribadi dari dokumen sensitif adalah sesuatu yang perlu dibimbangkan oleh individu dalam pelbagai bidang dan peranan pekerjaan. Dari pemilik perniagaan tunggal yang perlu menyusun semula maklumat kewangan peribadi atau perniagaan kepada agensi kerajaan yang melindungi data dasar, menyusun semula maklumat sensitif dengan betul adalah kunci. Bagi mereka yang perlu menyusun semula dokumen dengan cara yang betul, beberapa langkah asas berdasarkan nasihat pakar sangat berguna.

Langkah-langkah

Kaedah 1 dari 4: Menyusun semula Fail Teks

Buat semula Dokumen Langkah 1
Buat semula Dokumen Langkah 1

Langkah 1. Ganti semua teks yang disusun semula dengan [DIKURANGKAN]

Mulakan dengan mengganti semua teks yang anda mahu disusun semula dengan perkataan [DIKURANGKAN]. Anda boleh mencari dan mengganti carian untuk mencari semua teks yang perlu disusun semula. Ini akan memastikan anda menyusun semula semua teks yang diperlukan dalam dokumen sehingga tersembunyi.

  • Sebagai contoh, daripada mencatat maklumat peribadi pelanggan: "Amy Hempel, 1031 SW Park Ave", anda boleh menggantinya dengan "[INFORMATION REDACTED]" atau hanya "[REDACTED]".
  • Anda juga boleh meletakkan kotak hitam atau segi empat tepat di atas maklumat yang ingin anda susun semula. Kotak hitam boleh dibuat dengan melukis kotak panjang di atas kawasan teks yang dikeluarkan dan mewarnakannya hitam pekat. Pastikan anda menghapus teks di bawah kotak hitam untuk memastikan kotak hitam tidak dapat dikeluarkan entah bagaimana untuk mendedahkan maklumat.
  • Pastikan anda melakukan ini untuk semua keadaan dan semua variasi maklumat. Anda mungkin perlu melakukannya secara manual jika anda menggunakan nama seseorang dengan cara yang berbeza di seluruh dokumen. Sebagai contoh, anda boleh menyenaraikan "Amy Hempel" sebagai "A. Hempel "," Amy Hempel ", dan" Ms. Hempel”. Anda perlu menyusun semula semua namanya. Anda boleh mencari dan mengganti carian untuk setiap variasi namanya atau membaca dokumen secara manual dan menggantinya dengan [DIKEMBALIKAN].
  • Simpan versi dokumen ini sebagai versi "Temp-redacted". Ini akan memastikan anda mempunyai dua salinan dokumen, satu dengan maklumat asal dan satu lagi dengan maklumat yang disusun semula.
Buat semula Dokumen Langkah 2
Buat semula Dokumen Langkah 2

Langkah 2. Salin dan tampal teks ke dalam Windows Notepad

Windows Notepad adalah penyunting teks sederhana yang tidak menyimpan kod tersembunyi yang terdapat dalam fail teks. Format ini hanya menyimpan maklumat teks asas sehingga tidak ada teks lain yang dapat ditemui dalam dokumen. Ini sangat mustahak, kerana anda tidak mahu seseorang dapat mengesan semula kod asal fail teks, sehingga mendedahkan maklumat yang telah disusun semula.

  • Pilih semua teks dalam fail teks. (CTRL-A atau Edit> Pilih Semua)
  • Salin teks dalam fail teks. (CTRL-C atau Edit> Salin)
  • Tampal teks ke dalam Notepad. (CTRL-V atau Edit> Tampal)
  • Simpan fail di Notepad sebagai versi "Text-redacted". Ia akan disimpan sebagai fail teks (.txt).
  • Sekiranya anda tidak mempunyai Windows Notepad, anda boleh menggunakan WordPerfect, WordStar, dan Editor Teks.
Buat semula Dokumen Langkah 3
Buat semula Dokumen Langkah 3

Langkah 3. Format semula dokumen

Setelah anda menampal maklumat dari fail teks ke Notepad, kebanyakan format dalam dokumen akan dikeluarkan. Dokumen tersebut tidak akan mempunyai nombor halaman, tab, justifikasi, penomboran perenggan, atau huruf besar, miring, dan garis bawah. Anda boleh memformatnya semula sebelum menyimpannya sebagai fail yang disusun semula.

Untuk memformat semula dokumen, anda mesti menutup fail Notepad dan membuka dokumen teks "Text-redacted" dalam program pemprosesan kata anda. Format semula teks dalam program pemprosesan kata tetapi jangan mengubah teks apa pun

Buat semula Dokumen Langkah 4
Buat semula Dokumen Langkah 4

Langkah 4. Simpan dokumen yang diformat sebagai PDF

Untuk membuat versi akhir dari dokumen yang disunting, simpan dokumen yang diformat sebagai versi "Final-Redacted". Ini akan memastikan anda mempunyai dokumen yang disusun semula yang tidak mengandungi maklumat sensitif dan / atau maklumat yang boleh didedahkan atau ditunjukkan.

  • Tukarkan fail teks ke PDF dengan memilih format PDF dalam senarai simpan fail sebagai pilihan. Pilih PDF dan simpan fail sebagai versi "Final-Redacted-PDF".
  • Hapus versi "Teks-redaktik" dan "Temp-redacted" sehingga tidak ada jejak kertas ke maklumat yang disusun semula. Anda kini boleh menggunakan versi "Final-Redacted-PDF" sebagai fail yang disunting semula.

Kaedah 2 dari 4: Menyusun semula Dokumen PDF

Buat semula Dokumen Langkah 5
Buat semula Dokumen Langkah 5

Langkah 1. Gunakan Adobe Acrobat Versi 8.0 atau lebih tinggi

Hanya Acrobat versi 8.0 dan yang lebih tinggi yang boleh mengubah maklumat dengan pasti dalam dokumen PDF. Walaupun anda boleh mencuba menggunakan program lain untuk membuang maklumat dari dokumen PDF, mereka tidak dapat membuang maklumat yang tersembunyi dalam dokumen dengan berkesan dan tidak digalakkan.

  • Pilihan alat redaksi hanya tersedia untuk Adobe Acrobat Pro. Ia tidak tersedia untuk Adobe Acrobat Reader.
  • Anda boleh mencuba pemalam yang dibuat untuk versi Adobe Acrobat lain, seperti Redux. Perisian pemalam atau tambahan ini dapat digunakan untuk menyusun semula maklumat dalam fail PDF menggunakan Adobe Acrobat versi lain.
  • Sekiranya anda mempunyai akses ke dokumen sebagai fail teks, anda boleh melalui proses penyempitan untuk fail teks dan kemudian menggunakan PDF yang disunting akhir. Walau bagaimanapun, jika anda hanya mempunyai akses ke fail PDF dan perlu menyusun semula fail PDF, anda perlu mencuba kaedah ini.
Buat semula Dokumen Langkah 6
Buat semula Dokumen Langkah 6

Langkah 2. Buka bar alat Redaction

Untuk melakukan ini, pergi ke View> Toolbars> Redaction. Anda kemudian boleh memilih alat "Tandakan untuk Redaksi" dari bar alat. Gunakan alat untuk menandakan semua item yang ingin anda susun semula.

  • Untuk menyusun semula baris atau item dalam dokumen, klik dua kali pada kata atau gambar. Tekan CTRL semasa anda menyeret untuk memilih garis, blok teks, gambar, atau kawasan dokumen.
  • Klik OK untuk membuang item yang dipilih. Perlu diingat bahawa item tidak akan dikeluarkan secara kekal dari dokumen sehingga anda menyimpan dokumen tersebut.
Buat semula Dokumen Langkah 7
Buat semula Dokumen Langkah 7

Langkah 3. Keluarkan teks yang tersembunyi

Setelah anda menggunakan redaksi, fungsi "Periksa Dokumen" akan muncul. Anda boleh menggunakan fungsi ini untuk mencari teks atau metadata tersembunyi dan menghapusnya.

  • Teks tersembunyi boleh muncul sebagai teks asal atau versi teks asal. Metadata mungkin kelihatan seperti teks berkod, di mana terdapat nombor atau simbol dalam teks asal.
  • Ulangi proses ini sehingga anda telah membuang semua kandungan yang diperlukan dari dokumen PDF. Pastikan anda membuang teks atau metadata yang tersembunyi juga.
Buat semula Dokumen Langkah 8
Buat semula Dokumen Langkah 8

Langkah 4. Namakan semula dokumen dan simpan

Setelah anda membuang semua maklumat sensitif, dan juga teks tersembunyi, anda harus menamakan semula dokumen tersebut sebagai "Final-redacted" dan menyimpannya. Anda kini harus mempunyai versi PDF yang disunting dan versi yang tidak ditindaklanjuti.

Sebaik sahaja anda menyimpan dokumen yang disusun semula, anda harus memadamkan dokumen yang tidak ditindaklanjuti. Anda sekarang harus mempunyai versi PDF dokumen yang disunting yang tidak mempunyai teks atau metadata tersembunyi. Ini akan memastikan bahawa tidak ada yang dapat mengakses dokumen yang asli dan tidak dilindungi

Kaedah 3 dari 4: Menyusun semula Dokumen Kertas

Buat semula Dokumen Langkah 9
Buat semula Dokumen Langkah 9

Langkah 1. Gunakan kaedah dokumen kertas untuk menyusun semula fail yang diimbas

Sukar untuk menggunakan perisian untuk menyusun fail yang diimbas, seperti tiff, jpeg, atau gif. Terdapat risiko teks atau metadata tersembunyi dalam dokumen yang diimbas. Anda mungkin ingin mencuba kaedah dokumen kertas untuk dokumen yang diimbas, di mana anda mencetak dokumen dan menyusun semula maklumat dengan tangan.

Buat semula Dokumen Langkah 10
Buat semula Dokumen Langkah 10

Langkah 2. Cetak dokumen kertas

Mulakan dengan mencetak dokumen kertas menggunakan pilihan cetak satu sisi. Ini akan memastikan anda mempunyai teks di satu sisi kertas dan halaman kosong di sisi lain. Anda tidak akan berisiko memotong maklumat penting di satu pihak atau mengabaikan untuk menghapus maklumat sensitif di satu pihak.

Perlu diingat kaedah ini mungkin memakan masa jika anda mempunyai banyak halaman dokumen kertas yang perlu anda susun. Walau bagaimanapun, ini dianggap sebagai kaedah paling berkesan untuk menyusun maklumat dari dokumen, sama ada fail teks, PDF, atau dokumen yang diimbas

Buat semula Dokumen Langkah 11
Buat semula Dokumen Langkah 11

Langkah 3. Potong teks yang perlu disusun semula

Gunakan gunting untuk memotong semua teks yang anda perlukan untuk menyusun semula. Pastikan anda mengetahui setiap sebutan maklumat sensitif dalam dokumen kertas dan memotongnya.

Anda kemudian harus memotong keratan kertas untuk memastikan maklumat yang dipotong tidak dapat dikesan atau dijumpai

Buat semula Dokumen Langkah 12
Buat semula Dokumen Langkah 12

Langkah 4. Gunakan pita atau kertas legap ke bahagian yang telah disusun semula

Pita buram 100% tidak dapat ditembusi oleh cahaya dan tidak lutsinar atau lut sinar. Ini adalah pilihan terbaik untuk mengisi bahagian yang disusun sehingga mereka tidak dapat dikesan atau dicungkil.

Anda juga boleh menggunakan kertas legap yang tidak membenarkan pantulan cahaya, bukan kertas biasa kerana pengimbas dapat mengambil gambar melalui kertas. Gunakan pita atau gam untuk melekatkan kertas di bahagian yang telah disusun semula

Buat semula Dokumen Langkah 13
Buat semula Dokumen Langkah 13

Langkah 5. Imbas dokumen dan simpan sebagai PDF

Untuk membuat versi dokumen kertas yang digilap, anda boleh mengimbas dokumen tersebut dan menyimpannya sebagai PDF dokumen "Final-redacted". Anda sekarang akan mempunyai versi dokumen kertas yang disunting sepenuhnya.

Kaedah 4 dari 4: Mengesahkan Redaksi

Buat semula Dokumen Langkah 14
Buat semula Dokumen Langkah 14

Langkah 1. Pastikan semua maklumat sensitif dalam dokumen telah dikeluarkan

Anda harus membaca dokumen yang disusun semula untuk memastikan tidak ada maklumat sensitif dalam dokumen tersebut. Maklumat sensitif boleh merangkumi:

  • Nombor Jaminan Sosial. Sekiranya anda mesti memasukkan nombor Jaminan Sosial seseorang, hanya gunakan empat digit terakhir.
  • Sebarang nombor akaun kewangan. Sekiranya anda mesti memasukkan nombor akaun kewangan, gunakan hanya empat digit terakhir.
  • Nama-nama di bawah umur. Sekiranya anda mesti memperhatikan orang di bawah umur yang terlibat, gunakan inisial anak di bawah umur sahaja.
  • Tarikh lahir. Sekiranya tarikh lahir individu mesti disertakan, hanya termasuk tahun.
  • Alamat rumah. Sekiranya alamat individu mesti dinyatakan, seperti dalam kes jenayah, gunakan bandar dan negeri sahaja.
Buat semula Dokumen Langkah 15
Buat semula Dokumen Langkah 15

Langkah 2. Minta seseorang mengesahkan redaksi sebelum menyelesaikan dokumen yang disusun semula

Untuk memastikan anda menangkap semua maklumat yang perlu disusun semula, anda mungkin ingin meminta individu yang dipercayai untuk mengesahkan bahawa anda tidak terlepas maklumat. Kadang kala, melihat dokumen lain juga dapat membantu menangkap maklumat yang mungkin anda terlepas. Biarkan pengulas mengetahui kaedah apa yang anda gunakan untuk menyusun semula maklumat sehingga mereka dapat mengujinya dengan betul.

Sekiranya anda berhadapan dengan maklumat yang sangat sensitif yang boleh membawa implikasi undang-undang, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan pakar redaksi. Individu-individu ini dilatih untuk melakukan pembetulan dan dapat mengesahkan dokumen untuk anda untuk memastikannya tidak mengandungi kesalahan atau kesalahan

Buat semula Dokumen Langkah 16
Buat semula Dokumen Langkah 16

Langkah 3. Uji dokumen yang disusun semula untuk memastikan dokumen itu tidak dapat ditemui

Untuk mengesahkan pengurangan dilakukan dengan betul, anda boleh melakukan ujian mudah pada PDF akhir yang telah disusun semula.

  • Pilih teks beberapa baris di atas kawasan redaktur anda dan berakhir satu hingga dua baris di bawahnya.
  • Tampal kandungan ke dalam dokumen pemprosesan kata atau di Notepad. Periksa untuk melihat apakah teks yang disusun tidak terdapat dalam kandungan. Sekiranya ia tidak hadir, pengurangan itu berjaya.

Disyorkan: