Cara Terbaik untuk Menulis Surat Memohon Nikmat (dengan Contoh)

Isi kandungan:

Cara Terbaik untuk Menulis Surat Memohon Nikmat (dengan Contoh)
Cara Terbaik untuk Menulis Surat Memohon Nikmat (dengan Contoh)

Video: Cara Terbaik untuk Menulis Surat Memohon Nikmat (dengan Contoh)

Video: Cara Terbaik untuk Menulis Surat Memohon Nikmat (dengan Contoh)
Video: 6 Cara Membuat Karya Tulis Ilmiah (KTI) yang Baik 2024, Mac
Anonim

Terdapat banyak keadaan dalam hidup anda ketika anda mungkin perlu menulis surat permintaan rasmi. Oleh itu, mempelajari format dan nada yang tepat untuk membuat permintaan rasmi adalah kemahiran hidup yang diperlukan. Nasib baik, surat permintaan biasanya mengikuti templat yang pasti. Setelah anda mempelajari teknik yang betul, menulis surat permintaan tidak akan menjadi masalah.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 2: Bersedia untuk Menulis Surat Permintaan

Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 1
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 1

Langkah 1. Kenal pasti orang yang tepat untuk permintaan tersebut

Sering kali, bahagian membuat permintaan adalah mencari siapa orang yang tepat untuk dihubungi. Secara amnya, anda harus meminta orang yang paling berkelayakan untuk memenuhi permintaan anda, dan mungkin memerlukan sedikit usaha untuk mengetahui siapa itu.

  • Sekiranya anda menulis untuk meminta bantuan syarikat, anda mungkin perlu menghubungi setiausaha syarikat untuk mengenal pasti orang yang sesuai. Dapatkan nama penuh, alamat, nombor telefon dan tajuk orang ini.
  • Anda mungkin perlu menulis surat permintaan yang berbeza untuk meminta seseorang yang harus anda kirimi surat. Dalam kes ini, tetap ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat permintaan.
Tulis Surat Memohon Nikmat Langkah 2
Tulis Surat Memohon Nikmat Langkah 2

Langkah 2. Ketahui format surat perniagaan

Surat permintaan anda harus menggunakan format surat bisnis yang tepat, karena mungkin permintaan formal. Ini berlaku sama ada anda menghantar e-mel atau surat cetak. Biasakan dengan format berikut dan pastikan menggunakannya semasa menulis surat anda.

  • Letakkan nama, tajuk, dan alamat anda di kiri atas kertas.
  • Letakkan tarikh di bawah ini.
  • Masukkan nama, tajuk, dan alamat orang di bawah ini.
  • Beri tahu orang itu dengan betul. Mulakan dengan "Dear Mr." atau "Puan yang dihormati"
  • Mempunyai margin 1 inci di sekitar kertas dan gunakan jarak tunggal. Jangan lekukan, cukup gunakan ruang dua di antara perenggan.
  • Gunakan fon yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial, dalam fon 12 mata.
  • Diakhiri dengan "Hormat", kemudian tinggalkan 4 baris sehingga anda dapat menandatangani nama anda secara manual. Di bawah ini, taipkan nama dan tajuk anda.
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 3
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 3

Langkah 3. Biarkan masa yang mencukupi untuk permintaan

Perlu diingat bahawa sesiapa yang anda tulis mungkin mempunyai tugas lain untuk diselesaikan, jadi permintaan anda mungkin memerlukan sedikit masa untuk menyelesaikannya. Sekiranya permintaan anda peka dengan masa, pastikan anda memberi notis awal kepada penerima untuk memprosesnya. Umumnya, mengizinkan seminggu untuk permintaan adalah garis panduan yang baik, walaupun tugas yang lebih besar dapat memakan waktu lebih lama.

Contohnya, anda tidak akan meminta surat cadangan daripada guru 2 hari sebelum tarikh akhir. Itu adalah permintaan yang tidak masuk akal. Sekiranya anda merancang lebih awal, anda akan tahu bahawa permintaan tersebut biasanya memerlukan 2 minggu untuk dipenuhi

Bahagian 2 dari 2: Menulis Surat Anda

Tulis sepucuk surat yang meminta pertolongan Langkah 4
Tulis sepucuk surat yang meminta pertolongan Langkah 4

Langkah 1. Gunakan ucapan yang betul

Penerima surat tersebut harus disambut dan dialamatkan dengan betul.

  • "Sayang" adalah pembukaan yang diterima untuk gaya surat ini. Pembukaan seperti "Hi" atau "Hello" tidak sesuai dan tidak profesional untuk surat perniagaan.
  • Gunakan Mr., Mrs., dan Ms. sesuai. Jangan hanya menggunakan nama depan seseorang.
  • Sekiranya anda tidak pasti mengenai jantina seseorang, gunakan nama penuh dalam ucapan dan bukannya Encik atau Puan. Contohnya, "Dear Casey Smith."
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 5
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 5

Langkah 2. Perkenalkan diri anda

Sekiranya ini adalah permintaan yang tidak diminta, penerima perlu mengetahui siapa yang membuat permintaan tersebut. Buat pengenalan ringkas mengenai diri anda, seperti pekerjaan / jawatan anda atau organisasi gabungan. Ini akan membantu pembaca anda memahami siapa yang membuat permintaan tersebut.

  • Perkenalan anda hanya boleh menjadi satu atau dua ayat. Anda tidak perlu memberikan biografi, anda hanya perlu memberi idea kepada penerima tentang siapa anda.
  • Memperkenalkan diri mempunyai dua kelebihan. Pertama, sopan. Ingatlah, siapa pun yang anda tulis mungkin tidak perlu mengabulkan permintaan anda, jadi sopan santun akan menunjukkan bahawa anda telah berfikir dan berusaha menghubungi dia. Kedua, mengenal pasti diri anda akan membantu penerima memahami siapa anda dan memproses permintaan anda dengan lebih baik.
  • Sekiranya anda pernah berjumpa dengan orang itu sebelum ini, mungkin dapat mengingatkannya. Sebagai contoh, anda mungkin menulis: “Kami bertemu minggu lalu di jamuan sukan. Saya gembira dapat berkenalan dengan anda."
Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 6
Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 6

Langkah 3. Nyatakan kebaikan yang anda minta

Setelah memperkenalkan diri, mulakan perenggan kedua. Dengan sopan, tetapi jelas, nyatakan kebaikan yang anda perlukan. Isi juga maklumat yang diperlukan oleh penerima untuk memenuhi permintaan anda, seperti tarikh dan masa. Jangan: minta bantuan dengan "Saya memerlukan pertolongan anda" atau "Saya dengar anda boleh melakukan ini untuk saya"

Lakukan: minta bantuan dengan "Adakah mungkin …" atau "Saya akan berterima kasih jika anda …"

Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 7
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 7

Langkah 4. Pastikan ia mudah

Jangan gila dengan perincian. Anda seharusnya dapat membuat permintaan anda dalam beberapa ayat. Apa yang paling penting adalah bahawa apa yang anda perlukan dinyatakan dengan jelas. Jangan: sertakan sanjungan atau permintaan maaf yang tidak perlu.

Lakukan: meliputi semua maklumat yang diperlukan, seperti jangka masa.

Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 8
Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 8

Langkah 5. Beritahu penerima anda mengapa permintaan itu penting

Dalam kes tertentu, anda mungkin perlu meyakinkan penerima bahawa dia harus mengabulkan permintaan anda. Perkara ini juga harus masuk dalam perenggan kedua. Sedia semua bukti sokongan anda dan nyatakan secara ringkas mengapa permintaan ini penting, dan mengapa pemberiannya dapat membantu penerima.

  • Contohnya, anda mungkin meminta syarikat menaja acara yang anda laksanakan. Anda boleh menekankan bahawa syarikat akan mendapat pendedahan yang baik dengan melakukan ini. Anda dapat mengatakan: "Sekiranya anda memberikan dana yang diperlukan, kami akan mengumumkan syarikat anda di acara tersebut sebagai penaja rasmi. Ini akan memberi anda pendedahan kepada masyarakat dan mengenal pasti syarikat anda dengan tujuan yang baik." Jangan: tekan seseorang dengan "Ini sangat penting." atau "Ini benar-benar bermaksud dunia bagi saya."

    Lakukan: berikan maklumat khusus seperti tarikh akhir atau insentif konkrit.

Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 9
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 9

Langkah 6. Tawaran untuk memberi bantuan kepada penerima

Sentiasa menunjukkan kesediaan anda untuk bekerja dengan penerima. Pernyataan ringkas seperti "Tolong beritahu saya jika anda memerlukan lebih banyak maklumat" dapat menunjukkan kepada penerima bahawa anda bersedia bekerjasama dan dapat menolong seberapa banyak yang anda boleh. Jangan: tekan pembaca dengan merujuk kepada nikmat masa lalu yang telah anda lakukan.

Lakukan: akui "Saya faham jika anda tidak dapat melakukan ini."

Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 10
Tulis sepucuk surat yang meminta langkah sokongan 10

Langkah 7. Tutup huruf dengan sopan

Apabila anda menyatakan permintaan anda dan memberikan semua maklumat yang diperlukan oleh penerima, kemudian tutup dengan catatan yang sopan. Terima kasih kepada penerima kerana mempertimbangkan permintaan anda, dan katakan bahawa anda tidak sabar untuk mendengarnya lagi. Kemudian akhiri dengan memberi salam seperti "Hormat."

Contohnya: "Terima kasih banyak atas masa anda dalam mempertimbangkan permintaan ini. Saya tidak sabar untuk menghubungi anda mengenai perkara ini. Yang benar, John Smith."

Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 11
Tulis Surat Minta Permintaan Langkah 11

Langkah 8. Proofread surat anda sebelum menghantarnya

Jangan sekali-kali menghantar surat tanpa membaca semula, terutamanya surat perniagaan rasmi. Sebarang kesalahan ejaan atau tatabahasa akan membuat surat Anda terlihat tidak profesional, dan dapat mengurangi kemungkinan permintaan Anda dikabulkan.

  • Baca surat anda sekurang-kurangnya dua kali lagi sebelum menghantar. Dengan begitu, anda dapat menangkap kesilapan yang mungkin anda buat.
  • Hanya kerana anda mengetik huruf anda tidak bermaksud bahawa ejaan dan tatabahasa anda akan menangkap semuanya. Jangan bergantung sepenuhnya pada program ini. Anda masih perlu membaca kaedah lama.

Contoh Surat

Image
Image

Contoh Surat Meminta Nikmat

Image
Image

Surat Templat untuk Nikmat Perniagaan

Disyorkan: