Cara Memproses Gaji: 6 Langkah (dengan Gambar)

Proses pembayaran gaji anda dimulakan dengan mengumpulkan maklumat gaji bagi setiap pekerja. Perniagaan menggunakan borang W-4 untuk mendokumentasikan status pemfailan pekerja dan elaunnya. Anda juga perlu mengesan gaji pekerja dengan teliti. Pada akhir setiap tempoh gaji, anda mengira gaji kasar. Syarikat mempunyai pelbagai cukai yang mesti ditahan dari gaji kasar. Anda juga boleh memotong jumlah caruman rancangan persaraan. Banyak syarikat mengupah syarikat gaji untuk membuat semua pengiraan gaji dan membayar jumlah yang terhutang kepada pekerja.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 2: Mengumpulkan Maklumat Upah

Langkah 1. Arahkan semua pekerja untuk melengkapkan borang W-4 supaya anda dapat mengira pemotongan cukai persekutuan dengan gaji

Borang ini digunakan untuk mendokumentasikan status pemfailan pekerja. Anda juga menggunakan borang W-4 untuk mengira jumlah elaun yang dikehendaki oleh pekerja. Kedua-dua status pemfailan dan elaun mempengaruhi jumlah cukai persekutuan yang ditahan daripada upah.

Status pemfailan pekerja boleh berkahwin, bujang atau ketua keluarga. Terdapat beberapa pemboleh ubah lain yang boleh mempengaruhi status pemfailan. Status pemfailan pembayar cukai mempengaruhi jumlah gaji yang ditahan dalam dolar.
Borang W-4 merangkumi lembaran kerja elaun peribadi. Pekerja mengira elaun mereka, berdasarkan jumlah tanggungan yang mereka ada. Sekiranya pekerja tersebut sudah berkahwin, pekerja tersebut juga akan mendapat elaun sekiranya pasangan mereka tidak bekerja.
Semakin banyak elaun yang dituntut oleh pekerja, semakin kurang cukai persekutuan yang ditahan daripada gaji kasar.

Langkah 2. Kumpulkan semua maklumat gaji untuk setiap tempoh gaji

Sebagai majikan, anda boleh memproses gaji setiap minggu, dua bulanan atau sebulan sekali. Tidak kira berapa kali anda membayar, anda perlu mengumpulkan rekod yang diperlukan untuk mengira gaji kasar.

Anda perlu menyimpan rekod pembayaran gaji yang dikemas kini untuk setiap pekerja. Walaupun beberapa syarikat menyimpan rekod spreadsheet, anda dapat beroperasi dengan lebih berkesan dengan menggunakan perisian gaji.
Rekod anda harus menunjukkan gaji semasa setiap pekerja. Untuk pekerja setiap jam, anda perlu mendokumentasikan kadar gaji setiap jam, termasuk gaji lebih masa. Perisian gaji boleh mengira jam pekerja mana yang harus dikira sebagai kerja lebih masa.
Pekerja setiap jam harus menghantar masa mereka menggunakan kad masa rasmi. Anda memerlukan proses khusus untuk mengesan bilangan jam kerja yang tepat setiap hari. Majikan harus diminta untuk segera mencatat waktu mereka setiap hari, supaya rekod anda sentiasa terkini.

Langkah 3. Hitung gaji kasar bagi setiap pekerja

Apabila anda mencapai akhir tempoh gaji, hitung gaji kasar yang harus dibayar untuk semua pekerja anda. Pengiraan akan berbeza-beza, bergantung kepada sama ada pekerja itu bergaji atau dibayar setiap jam.

Gunakan perisian untuk mengira gaji kasar yang harus dibayar kepada pekerja gaji setiap tempoh gaji. Katakan, sebagai contoh, bahawa gaji tahunan pekerja adalah $ 52, 000 setahun. Anda memproses gaji 26 kali setahun (setiap 2 minggu). Setiap tempoh gaji, pekerja memperoleh ($ 52, 000 dibahagi dengan 26), atau $ 2, 000 dalam gaji kasar.
Anggap bahawa seorang pekerja memperoleh kadar gaji $ 25 per jam untuk jam biasa, dan kadar $ 37.50 untuk jam kerja lebih masa (kadar lembur di AS adalah 1.5 kali ganda daripada kadar biasa). Lebih masa paling kerap dibayar untuk semua jam bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu kalendar.
Untuk tempoh gaji terakhir, pekerja bekerja 45 jam pada minggu pertama dan 40 jam pada minggu kedua. Anda perlu mengira waktu biasa dan jam lembur. Bayaran jam biasa adalah (80 jam dikalikan dengan $ 25 = $ 2, 000). Jumlah perolehan gaji lebih masa (5 jam X $ 37.50 = $ 187.50). Upah kasar untuk pekerja ini meningkat hingga $ 2, 187.50.

Bahagian 2 dari 2: Pengiraan Pemotongan Daripada Gaji

Langkah 1. Tentukan jumlah penahanan yang betul untuk cukai pendapatan persekutuan

Kaedah utama yang digunakan oleh kebanyakan pembayar cukai untuk membayar tanggungan cukai mereka adalah melalui pemotongan gaji. Majikan anda menyerahkan gaji yang ditahan kepada IRS bagi pihak anda. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai banyak masalah cukai gaji, gunakan pautan ini: Kira Pajak Gaji.

Andaikan anda berhutang cukai persekutuan sebanyak $ 10, 000 atas gaji kasar tahunan anda $ 50, 000. Katakan bahawa majikan anda telah menahan $ 9, 000 daripada $ 10, 000 tanggungjawab tersebut. Pada jadual pembayaran dua bulanan ini akan kelihatan sebagai $ 375 yang ditahan oleh majikan anda setiap tempoh gaji (sejumlah $ 9000 / tahun) dengan liabiliti cukai persekutuan sebenar $ 416.67 setiap tempoh gaji (jumlah $ 10, 000 / tahun).
Semua penerima gaji menerima borang W-2 dari majikan mereka. Borang ini mendokumentasikan gaji kasar dan pemotongan anda, termasuk pemotongan cukai persekutuan dan negeri.
Apabila anda mengemukakan penyata cukai anda, anda menyertakan salinan W-2 anda. W-2 itu akan menyatakan bahawa $ 9, 000 dalam cukai ditahan dari gaji. Pekerja memfailkan penyata cukai dan membayar baki $ 1, 000 dalam cukai persekutuan yang perlu dibayar.
Sebagai majikan, anda boleh menggunakan IRS Publication 15 (Circular E) untuk mengira pemotongan. Pilih sama ada Kaedah Peratusan atau Kaedah Kurungan Upah dan gunakan carta yang sesuai dalam penerbitan.

Langkah 2. Kurangkan jumlah lain yang diperlukan dari gaji kasar

Majikan juga diminta untuk memotong jumlah untuk keselamatan sosial, Medicare, dan cukai pengangguran persekutuan. Perlu diingat bahawa majikan mesti mengira setiap pemotongan cukai untuk setiap individu pekerja. Perniagaan melaporkan maklumat dan menyerahkan pembayaran kepada setiap pihak berwajib.

Jaminan Sosial memberi pendapatan kepada orang yang sudah bersara dan mereka yang kurang upaya. Kadar cukai adalah 6.2% untuk tahun 2015. Setelah pekerja mencapai gaji terkumpul kasar sebanyak $ 118, 500, tidak akan dikenakan cukai Jaminan Sosial tambahan.
Medicare menyediakan liputan perubatan untuk orang tua dan orang kurang upaya. Kadar cukai 2015 pada masa ini adalah 1.45%. Semua upah dikenakan cukai ini.
Majikan membayar kedua-dua cukai pengangguran negeri dan sistem cukai pengangguran persekutuan. Kedua-dua sistem ini memberi pendapatan kepada orang yang tidak bekerja. Anda harus membayar cukai negeri yang diperlukan terlebih dahulu. Pengiraan cukai persekutuan membolehkan anda menerima kredit untuk cukai yang anda bayar ke dalam sistem negeri anda

Langkah 3. Hitung potongan lain dan serahkan pembayaran kepada pihak berkuasa percukaian

Memproses gaji boleh menjadi sukar, kerana anda harus melaporkan dan menyerahkan pemotongan kepada beberapa entiti yang berbeza. Kerana kerumitan ini, anda harus mempertimbangkan untuk melabur dalam perisian gaji.

Banyak perniagaan mengupah syarikat gaji untuk menangani masalah gaji. Anda mungkin mendapati pengambilan pekerja dari luar dapat membantu anda menjimatkan dan menjimatkan masa.
Syarikat gaji boleh membuat pengiraan penahanan dan menyerahkan jumlah pembayaran bersih ke akaun bank setiap pekerja. Anda memberikan data pekerja dan akaun bank syarikat yang anda gunakan untuk memproses pembayaran.
Anda mungkin perlu menolak item pekerja tambahan seperti caruman pelan persaraan, premium insurans kesihatan dan sumbangan amal. Perlu diingat bahawa beberapa pembayaran ditolak sebelum cukai dikira. Jumlah lain ditolak setelah cukai dikira.
Semua pemotongan mesti muncul pada gaji pekerja masing-masing, dan biasanya disenaraikan dengan nilai untuk pemotongan tempoh gaji semasa dan pemotongan kumulatif "tahun hingga kini" untuk item baris tertentu. Pra cukai berbanding potongan selepas cukai biasanya dicatat seperti itu dan sering muncul dalam bahagian yang berasingan.